Coordinador de Nómina

Descripción del Rol

Procesamiento de nómina sin aprobación de pagos. Responsable de generar cálculos de nómina, gestionar deducciones y exportar reportes.

Módulos y Accesos

⚠️ Nómina (Lectura + Crear + Generar + Exportar)

• Ver períodos de nómina
• ✅ Crear períodos de nómina
• ✅ Generar cálculo de nómina
• ✅ Editar nómina antes de aprobar
• ✅ Exportar nómina
• ❌ No puede aprobar nómina (requiere Jefe RRHH o Gerente)
• ❌ No puede marcar como pagada (requiere Tesorero)
• Gestionar conceptos de nómina
• Gestionar deducciones
• Gestionar bonificaciones

👁️ Empleados (Lectura de Nómina y Cuentas)

• Ver datos básicos de empleados
• Ver tab de Nómina: histórico de pagos
• Ver tab de Cuentas Bancarias: para pagos
• ❌ No puede ver datos personales completos
• ❌ No puede editar empleados

⚠️ Préstamos (Lectura + Crear)

• Ver préstamos
• ✅ Crear solicitudes de préstamo
• Ver cuotas de préstamos
• ❌ No puede aprobar préstamos

👁️ Finanzas (Solo Lectura)

• Ver transacciones relacionadas con nómina
• ❌ No puede crear transacciones

✅ Reportes de Nómina

• Reportes de nómina mensual
• Reportes de deducciones
• Reportes de bonificaciones
• Reportes de horas extras
• Estadísticas de nómina
• Exportar todos los reportes

❌ Sin Acceso a Otros Módulos

• No tiene acceso a: Proyectos, Inventario, Flota, Procura, HSE, Documentos, Organización, Activos, CRM, Calidad, Producción, AFE, Contratos, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración

Responsabilidades Principales

1. Procesamiento de Nómina

   • Crear períodos de nómina
   • Generar cálculos de nómina
   • Verificar cálculos
   • Resolver incidencias
   • Exportar nómina para pago

2. Gestión de Deducciones

   • Registrar deducciones de ley
   • Registrar deducciones voluntarias
   • Calcular cuotas de préstamos
   • Verificar descuentos

3. Gestión de Bonificaciones

   • Registrar bonificaciones
   • Calcular horas extras
   • Procesar comisiones
   • Calcular incentivos

4. Reportes de Nómina

   • Generar reportes mensuales
   • Preparar archivos para bancos
   • Generar recibos de pago
   • Crear reportes para contabilidad

5. Soporte a Empleados

   • Resolver consultas sobre nómina
   • Explicar cálculos
   • Corregir errores
   • Generar certificaciones

Casos de Uso Típicos

Procesar Nómina Mensual

1. Ir a Nómina → Períodos
2. Clic en Nuevo Período
3. Seleccionar:
   • Tipo: Mensual
   • Mes y año
   • Fecha de inicio
   • Fecha de fin
   • Fecha de pago
4. Guardar período
5. Clic en Generar Nómina
6. El sistema calcula automáticamente:
   • Salarios base
   • Días trabajados
   • Horas extras
   • Bonificaciones
   • Deducciones de ley (ISLR, SSO, etc.)
   • Cuotas de préstamos
   • Otras deducciones
7. Revisar cálculos:
   • Verificar empleados incluidos
   • Verificar montos
   • Identificar anomalías
8. Hacer ajustes si es necesario
9. Generar vista previa
10. Enviar para aprobación del Jefe de RRHH

Registrar Horas Extras

1. Recibir reporte de horas extras del supervisor
2. Ir a Nómina → Períodos
3. Seleccionar período actual
4. Para cada empleado con horas extras:
   • Buscar empleado
   • Clic en Agregar Horas Extras
   • Ingresar:
     • Fecha
     • Horas trabajadas
     • Tipo (diurnas, nocturnas, feriados)
     • Proyecto o motivo
5. Guardar
6. El sistema calcula automáticamente el pago según tipo

Registrar Bonificación

1. Recibir autorización de bonificación
2. Ir a Nómina → Períodos
3. Seleccionar período actual
4. Buscar empleado
5. Clic en Agregar Bonificación
6. Seleccionar tipo:
   • Incentivo de desempeño
   • Incentivo de productividad
   • Incentivo especial
   • Comisión
7. Ingresar:
   • Monto
   • Concepto
   • Documento de autorización
8. Guardar

Registrar Deducción

1. Recibir solicitud de deducción
2. Ir a Nómina → Períodos
3. Seleccionar período actual
4. Buscar empleado
5. Clic en Agregar Deducción
6. Seleccionar tipo:
   • Préstamo (automático)
   • Adelanto de sueldo
   • Multa
   • Otra deducción
7. Ingresar:
   • Monto
   • Concepto
   • Documento de autorización
8. Guardar

Corregir Error en Nómina

1. Identificar error en nómina generada
2. Verificar que nómina no esté aprobada
3. Ir a Nómina → Períodos
4. Abrir período
5. Buscar empleado afectado
6. Clic en Editar
7. Corregir:
   • Días trabajados
   • Horas extras
   • Bonificaciones
   • Deducciones
8. Guardar
9. Verificar que cálculo sea correcto
10. Notificar al Jefe de RRHH del cambio

Exportar Nómina para Pago

1. Esperar aprobación de nómina por Jefe de RRHH
2. Ir a Nómina → Períodos
3. Seleccionar período aprobado
4. Clic en Exportar
5. Seleccionar formato:
   • Archivo bancario (según banco)
   • Excel
   • PDF
6. Generar archivo
7. Verificar archivo:
   • Número de empleados
   • Monto total
   • Cuentas bancarias correctas
8. Enviar archivo al Tesorero
9. Generar recibos de pago individuales
10. Distribuir recibos a empleados

Generar Reporte de Deducciones

1. Ir a Reportes → Nómina
2. Seleccionar Reporte de Deducciones
3. Seleccionar período
4. Generar reporte
5. El reporte muestra:
   • Deducciones de ley por empleado
   • Cuotas de préstamos
   • Otras deducciones
   • Totales por concepto
6. Exportar a Excel
7. Enviar a Contabilidad

Resolver Consulta de Empleado sobre Nómina

1. Recibir consulta del empleado
2. Ir a Nómina → Períodos
3. Buscar período consultado
4. Buscar empleado
5. Revisar detalle de nómina:
   • Salario base
   • Días trabajados
   • Horas extras
   • Bonificaciones
   • Deducciones
   • Neto a pagar
6. Explicar al empleado cada concepto
7. Si hay error:
   • Documentar error
   • Corregir en próxima nómina
   • Notificar al Jefe de RRHH
8. Si es correcto:
   • Explicar cálculo
   • Mostrar desglose

Notas Importantes

✅ Verificación de cálculos: Siempre verifica los cálculos antes de enviar para aprobación.

✅ Plazos: Procesa la nómina con suficiente anticipación para permitir revisión y aprobación.

⚠️ Confidencialidad: La información de nómina es confidencial. No la compartas sin autorización.

📊 Reportes oportunos: Genera reportes de nómina inmediatamente después del pago para contabilidad.

🔍 Auditoría: Mantén documentación de todos los ajustes y cambios realizados.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo aprobar la nómina que yo mismo generé?

No, debe haber segregación de funciones. El Jefe de RRHH o Gerente Administrativo deben aprobarla.

¿Qué hago si encuentro un error después de aprobar la nómina?

Si no se ha pagado, solicita al Jefe de RRHH que rechace la aprobación para corregir. Si ya se pagó, corrige en la próxima nómina.

¿Cómo calculo las horas extras?

• Horas extras diurnas: salario hora × 1.5
• Horas extras nocturnas: salario hora × 2.0
• Horas en feriados: salario hora × 2.5 El sistema calcula automáticamente según el tipo.

¿Puedo modificar el salario base de un empleado?

No, no tienes acceso para editar datos de empleados. El Jefe de RRHH debe actualizar salarios.

¿Qué deducciones son obligatorias?

Depende del país, pero típicamente:

• Impuesto sobre la renta (ISLR)
• Seguro social
• Paro forzoso
• Cuotas de préstamos activos

¿Cómo manejo empleados que ingresan a mitad de mes?

El sistema calcula automáticamente días trabajados. Verifica que la fecha de ingreso esté correcta en el perfil del empleado.

¿Qué hago si un empleado no tiene cuenta bancaria registrada?

Notifica al Jefe de RRHH o Asistente de RRHH para que actualicen la información del empleado antes de procesar el pago.