Asistente Administrativo
Descripción del Rol
Apoyo administrativo general sin capacidad de aprobación. Responsable de registrar gastos, crear reportes y gestionar documentación básica.
Módulos y Accesos
👁️ Empleados (Información Básica)
- Ver datos personales de empleados
- Ver datos laborales
- ❌ No puede ver nómina o préstamos
- ❌ No puede crear o editar empleados
⚠️ Caja Chica (Registrar Gastos)
- Ver cajas chicas
- ✅ Registrar gastos de caja chica
- Ver gastos propios
- ❌ No puede aprobar gastos
- ❌ No puede crear cajas chicas
⚠️ Reportes de Gastos (Crear y Editar)
- Ver reportes de gastos propios
- ✅ Crear reportes de gastos
- ✅ Editar reportes en borrador
- ❌ No puede aprobar reportes
- ❌ No puede ver reportes de otros
⚠️ Documentos (Lectura + Crear)
- Ver documentos
- ✅ Subir documentos administrativos
- ❌ No puede eliminar documentos
👁️ Proyectos (Solo Lectura)
- Ver proyectos
- Ver información básica de proyectos
- ❌ No puede editar proyectos
👁️ Procura (Solo Lectura)
- Ver órdenes de compra
- Ver proveedores
- ❌ No puede crear o aprobar compras
👁️ Dashboard
- Ver dashboard básico
❌ Sin Acceso a Otros Módulos
- No tiene acceso a: Nómina, Finanzas, Préstamos, Inventario, Flota, HSE, Organización, Activos, CRM, Calidad, Producción, AFE, Contratos, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración
Responsabilidades Principales
Gestión de Gastos
- Registrar gastos de caja chica
- Crear reportes de gastos
- Adjuntar comprobantes
- Dar seguimiento a reembolsos
Documentación
- Subir documentos administrativos
- Organizar archivo digital
- Escanear documentos
- Mantener documentación actualizada
Soporte Administrativo
- Atender consultas generales
- Coordinar reuniones
- Gestionar correspondencia
- Apoyar en tareas administrativas
Seguimiento
- Dar seguimiento a solicitudes
- Recordar pendientes
- Coordinar con otras áreas
- Mantener comunicación
Casos de Uso Típicos
Registrar Gasto de Caja Chica
- Realizar compra con dinero de caja chica
- Obtener factura o comprobante
- Ir a Finanzas → Caja Chica
- Seleccionar la caja chica asignada
- Clic en Registrar Gasto
- Ingresar:
- Fecha del gasto
- Categoría (Oficina, Transporte, Alimentación, etc.)
- Monto
- Descripción detallada
- Proveedor
- Adjuntar foto o escaneo del comprobante
- Guardar
- Esperar aprobación del supervisor
Crear Reporte de Gastos
- Recopilar todos los comprobantes del mes
- Ir a Finanzas → Reportes de Gastos
- Clic en Nuevo Reporte
- Ingresar información general:
- Período del reporte
- Proyecto o departamento
- Descripción
- Agregar cada gasto:
- Clic en Agregar Gasto
- Fecha
- Categoría
- Monto
- Descripción
- Adjuntar comprobante
- Revisar total
- Guardar como borrador
- Verificar que todos los gastos estén incluidos
- Clic en Enviar para Aprobación
- Esperar aprobación y reembolso
Subir Documento Administrativo
- Recibir o generar documento
- Escanear si es documento físico
- Ir a Documentos
- Clic en Subir Documento
- Seleccionar tipo:
- Contrato
- Factura
- Cotización
- Correspondencia
- Otro
- Seleccionar archivo
- Ingresar:
- Título descriptivo
- Descripción
- Categoría
- Tags para búsqueda
- Seleccionar quién puede ver el documento
- Guardar
- Archivar documento físico
Consultar Información de Empleado
- Recibir consulta sobre empleado
- Ir a Empleados
- Buscar empleado por nombre o cédula
- Ver información disponible:
- Nombre completo
- Departamento
- Posición
- Email corporativo
- Teléfono
- Proporcionar información solicitada
- Si se requiere información de nómina:
- Derivar consulta a RRHH
Dar Seguimiento a Reembolso
- Ir a Finanzas → Reportes de Gastos
- Ver tus reportes
- Verificar estado:
- Borrador: Aún no enviado
- Pendiente: Esperando aprobación
- Aprobado: Esperando pago
- Pagado: Reembolsado
- Rechazado: Requiere corrección
- Si está aprobado pero no pagado:
- Contactar a Tesorería
- Verificar fecha estimada de pago
- Si está rechazado:
- Revisar comentarios
- Corregir y reenviar
Coordinar Reunión
- Recibir solicitud de reunión
- Verificar disponibilidad de participantes
- Consultar calendario (fuera del sistema)
- Confirmar fecha, hora y lugar
- Enviar invitación a participantes
- Preparar documentos necesarios:
- Agenda
- Presentaciones
- Materiales de apoyo
- Subir documentos al sistema si es necesario
- Recordar a participantes un día antes
- Preparar sala de reunión
- Tomar notas durante reunión
- Distribuir acta de reunión
Gestionar Correspondencia
- Recibir correspondencia (email, física)
- Clasificar por importancia y destinatario
- Escanear documentos físicos
- Subir al sistema en Documentos
- Notificar al destinatario
- Dar seguimiento a respuestas
- Archivar correspondencia
- Mantener registro de correspondencia enviada y recibida
Notas Importantes
✅ Comprobantes: Siempre adjunta comprobantes a los gastos. Sin comprobante, no hay reembolso.
✅ Descripción clara: Describe detalladamente cada gasto para facilitar aprobación.
⚠️ Gastos personales: No mezcles gastos personales con gastos de la empresa.
📋 Organización: Mantén tus comprobantes organizados por mes para facilitar reportes.
🔍 Seguimiento: Da seguimiento activo a tus solicitudes. No esperes pasivamente.
Preguntas Frecuentes
¿Qué gastos puedo registrar en caja chica?
Gastos pequeños y urgentes como:
- Materiales de oficina
- Transporte
- Alimentación en trabajo de campo
- Gastos menores de mantenimiento Gastos grandes deben hacerse mediante orden de compra.
¿Cuánto tiempo tarda un reembolso?
Depende del proceso de aprobación y pago, típicamente:
- Aprobación: 2-5 días hábiles
- Pago: 3-7 días hábiles después de aprobación
¿Qué hago si pierdo un comprobante?
Intenta obtener una copia del proveedor. Si no es posible, documenta el gasto con:
- Foto del producto/servicio
- Justificación escrita
- Aprobación del supervisor Nota: Sin comprobante, el reembolso puede ser rechazado.
¿Puedo ver los gastos de otros empleados?
No, solo puedes ver tus propios gastos y reportes. Esto garantiza privacidad.
¿Qué categorías de gastos existen?
Las categorías comunes son:
- Oficina y papelería
- Transporte
- Alimentación
- Comunicaciones
- Mantenimiento
- Servicios profesionales
- Otros
¿Puedo editar un reporte después de enviarlo?
No, una vez enviado para aprobación no puedes editarlo. Si fue rechazado, puedes corregirlo y reenviarlo.
¿Qué información debe tener un comprobante válido?
- Nombre o razón social del proveedor
- RIF o identificación fiscal
- Fecha
- Descripción del bien o servicio
- Monto
- Firma o sello (si aplica)
¿Puedo hacer gastos sin autorización previa?
Gastos de caja chica pequeños generalmente no requieren autorización previa. Gastos grandes o inusuales deben ser autorizados antes de realizarlos.