Asistente de RRHH
Descripción del Rol
Apoyo en recursos humanos sin capacidad de aprobación. Responsable de crear y actualizar información de empleados, gestionar documentación y apoyar en préstamos.
Módulos y Accesos
⚠️ Empleados (Lectura + Crear + Actualizar)
- Ver lista de empleados
- ✅ Crear nuevos empleados
- ✅ Editar información de empleados
- Ver tabs:
- Datos Personales: ✅ Lectura y edición
- Datos Laborales: ✅ Lectura y edición
- Documentos: ✅ Lectura y edición
- Nómina: ❌ Sin acceso
- Préstamos: ❌ Sin acceso
- Cuentas Bancarias: ❌ Sin acceso
- ❌ No puede eliminar empleados
⚠️ Préstamos (Lectura + Crear)
- Ver préstamos
- ✅ Crear solicitudes de préstamo
- ❌ No puede aprobar o rechazar préstamos
- ❌ No puede cancelar préstamos
👁️ Organización (Solo Lectura)
- Ver departamentos y posiciones
- Ver organigrama
- Ver directorio
- ❌ No puede crear o editar estructura
⚠️ Documentos (Lectura + Crear)
- Ver documentos
- ✅ Subir documentos de empleados
- ❌ No puede eliminar documentos
👁️ Reportes de Nómina (Solo Lectura)
- Ver reportes de nómina
- Ver estadísticas de RRHH
- ❌ No puede exportar datos sensibles
❌ Sin Acceso a Otros Módulos
- No tiene acceso a: Nómina (procesamiento), Finanzas, Caja Chica, Proyectos, Inventario, Flota, Procura, HSE, Activos, CRM, Calidad, Producción, AFE, Contratos, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración
Responsabilidades Principales
Gestión de Empleados
- Crear perfiles de nuevos empleados
- Actualizar información de empleados
- Mantener expedientes actualizados
- Gestionar documentación
Proceso de Contratación
- Apoyar en proceso de reclutamiento
- Recopilar documentos de nuevos empleados
- Crear perfil en el sistema
- Coordinar inducción
Gestión de Préstamos
- Recibir solicitudes de préstamo
- Crear solicitudes en el sistema
- Dar seguimiento a aprobaciones
- Notificar a empleados
Documentación
- Digitalizar documentos de empleados
- Organizar expedientes
- Mantener archivo actualizado
- Gestionar certificados y constancias
Soporte Administrativo
- Atender consultas de empleados
- Generar constancias de trabajo
- Actualizar información de contacto
- Apoyar en reportes de RRHH
Casos de Uso Típicos
Crear Perfil de Nuevo Empleado
- Recibir documentación del nuevo empleado:
- Cédula de identidad
- Currículum
- Certificados de estudio
- Referencias
- Exámenes médicos
- Ir a Empleados
- Clic en Nuevo Empleado
- Llenar Datos Personales:
- Nombre completo
- Cédula
- Fecha de nacimiento
- Lugar de nacimiento
- Estado civil
- Dirección
- Teléfono
- Email personal
- Llenar Datos Laborales:
- Departamento
- Posición
- Fecha de ingreso
- Tipo de contrato
- Jornada laboral
- Email corporativo
- Ir al tab Documentos
- Subir documentos:
- Cédula
- Currículum
- Certificados
- Contrato firmado
- Guardar
- Notificar al Jefe de RRHH para completar datos de nómina
Actualizar Información de Empleado
- Ir a Empleados
- Buscar empleado
- Clic en Editar
- Actualizar información según solicitud:
- Cambio de dirección
- Nuevo teléfono
- Cambio de estado civil
- Actualización de contacto de emergencia
- Guardar cambios
- Notificar al empleado que se actualizó
Crear Solicitud de Préstamo
- Recibir solicitud de préstamo del empleado
- Verificar que empleado cumpla requisitos:
- Antigüedad mínima
- No tener préstamos activos
- Buen historial
- Ir a Nómina → Préstamos
- Clic en Nuevo Préstamo
- Seleccionar empleado
- Ingresar:
- Monto solicitado
- Número de cuotas
- Motivo del préstamo
- Adjuntar documentos de respaldo
- Guardar
- Notificar al empleado que solicitud fue creada
- Dar seguimiento a aprobación
Subir Documentos de Empleado
- Recibir documentos del empleado
- Escanear o digitalizar documentos
- Ir a Empleados
- Buscar empleado
- Ir al tab Documentos
- Clic en Subir Documento
- Seleccionar tipo de documento:
- Cédula
- Certificado
- Constancia
- Contrato
- Otro
- Subir archivo
- Agregar descripción
- Guardar
- Archivar documento físico
Generar Constancia de Trabajo
- Recibir solicitud de constancia del empleado
- Ir a Empleados
- Buscar empleado
- Verificar información:
- Posición actual
- Fecha de ingreso
- Departamento
- Salario (si se requiere)
- Generar constancia usando plantilla
- Incluir:
- Datos del empleado
- Cargo
- Fecha de ingreso
- Tipo de contrato
- Fecha de emisión
- Imprimir en papel membretado
- Solicitar firma del Jefe de RRHH
- Entregar al empleado
- Registrar emisión en el sistema
Actualizar Estructura Organizacional de Empleado
- Recibir notificación de cambio:
- Promoción
- Cambio de departamento
- Cambio de supervisor
- Ir a Empleados
- Buscar empleado
- Clic en Editar
- Actualizar Datos Laborales:
- Nueva posición
- Nuevo departamento
- Nuevo supervisor
- Fecha efectiva del cambio
- Guardar
- Notificar al empleado
- Notificar al nuevo supervisor
Dar Seguimiento a Documentación Pendiente
- Ir a Empleados
- Filtrar empleados con documentación incompleta
- Para cada empleado:
- Identificar documentos faltantes
- Contactar al empleado
- Solicitar documentos
- Establecer fecha límite
- Registrar seguimiento
- Cuando recibas documentos:
- Subir al sistema
- Notificar que expediente está completo
Notas Importantes
✅ Verificación de documentos: Verifica que los documentos sean legibles y estén completos antes de subirlos.
✅ Confidencialidad: La información de empleados es confidencial. No la compartas sin autorización.
⚠️ Datos de nómina: No tienes acceso a datos de nómina o salarios. Deriva esas consultas al Jefe de RRHH.
📋 Expedientes completos: Asegúrate de que todos los empleados tengan expedientes completos con documentación requerida.
🔍 Actualización constante: Mantén la información de empleados actualizada. Solicita actualizaciones periódicamente.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo ver el salario de los empleados?
No, no tienes acceso al tab de nómina donde se encuentra esa información. Solo el Jefe de RRHH y roles financieros pueden verlo.
¿Puedo aprobar un préstamo?
No, solo puedes crear la solicitud. El Jefe de RRHH o Gerente Administrativo deben aprobarla.
¿Puedo eliminar un empleado?
No, no tienes permiso para eliminar empleados. Si un empleado se va, el Jefe de RRHH debe cambiar su estado a "Inactivo" o "Terminado".
¿Qué documentos son obligatorios para un nuevo empleado?
- Cédula de identidad
- Currículum vitae
- Certificados de estudio
- Exámenes médicos pre-empleo
- Contrato de trabajo firmado
- Referencias laborales (si aplica)
¿Puedo crear departamentos o posiciones?
No, solo puedes ver la estructura organizacional. El Jefe de RRHH o Gerente Administrativo pueden crear departamentos y posiciones.
¿Cómo manejo información sensible de empleados?
- No compartas información sin autorización
- No dejes documentos físicos sin supervisión
- Cierra sesión cuando te ausentes
- Usa contraseñas seguras
- Reporta cualquier incidente de seguridad
¿Qué hago si un empleado solicita cambiar su información?
Verifica la solicitud, solicita documentos de respaldo si es necesario (ej: nueva dirección, cambio de estado civil), actualiza en el sistema y notifica al empleado.