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Planificacion y Presupuesto - Guia Paso a Paso

Guia completa para el equipo de planificacion y presupuesto de ACE. Cubre el flujo de extremo a extremo desde la configuracion inicial hasta los reportes de ejecucion.

1. Configuracion Inicial: Centros de Costo​

Antes de crear cualquier plan presupuestario, es necesario tener configurados los Centros de Costo (CC).

1.1 Nomenclatura ACE​

Los centros de costo siguen el patron: ACE-{AREA}-{SUBCATEGORIA}-{TIPO}

SegmentoDescripcionEjemplo
ACEEmpresaSiempre "ACE"
AreaNumero de area (1=Logistica, 2=Mtto, 3=Produccion, etc.)1, 2, 3
SubcategoriaCodigo de subcategoria1AL, 2MC, 3BM
TipoLEV (Levantamiento), EQPS (Equipos), INPR (Inversion), ATIN (Asistencia Tecnica)LEV, EQPS

1.2 Crear un Centro de Costo​

  1. Navegar a Presupuesto > Centros de Costo
  2. Clic en Nuevo Centro de Costo
  3. Llenar los campos:
    • Codigo: Seguir la nomenclatura ACE (ej: ACE-2-2MC-LEV)
    • Nombre: Nombre descriptivo (ej: "LEVANTAMIENTO MTTO COMPRE GAS")
    • Tipo de Costo: OPEX o CAPEX
    • Categoria: Seleccionar la categoria operacional (LOGISTICA, MANTENIMIENTO, PRODUCCION, etc.)
    • Centro Padre (opcional): Para crear jerarquias
    • Departamento: Vincular al departamento responsable
    • Responsable: Asignar un empleado gerente
  4. Guardar

1.3 Jerarquia de Centros de Costo​

Los CC pueden organizarse en arbol jerarquico:

ACE (Raiz)
├── ACE-1 Logistica
│   ├── ACE-1-1AL-LEV (Alimentacion)
│   ├── ACE-1-1TE-LEV (Transporte)
│   └── ACE-1-1CO-LEV (Combustibles)
├── ACE-2 Mantenimiento
│   ├── ACE-2-2MC-LEV (Compresores)
│   ├── ACE-2-2MT-LEV (Motores)
│   └── ACE-2-2PI-LEV (PIAS)
└── ACE-3 Produccion
    ├── ACE-3-3AC-LEV (Analisis Crudo)
    └── ACE-3-3BM-EQPS (Bombas Mecanicas)

Para ver el arbol: Presupuesto > Centros de Costo > Vista Arbol

1.4 Cuentas Contables Vinculadas​

Cada centro de costo tiene cuentas contables vinculadas automaticamente segun su categoria. Para verlas:

  1. Ir al Detalle del Centro de Costo
  2. Clic en la pestana Cuentas Contables
  3. Se muestran agrupadas por elemento de costo:
    • Labor: Sueldos, vacaciones, aportes patronales (5.1.x)
    • Beneficios: HCM, prestaciones, viaticos (5.2.x)
    • Servicios y Contratos: Alquileres, mano de obra (6.1.x)
    • Materiales: Valvulas, tuberias, repuestos (6.3.x)

2. Plan Presupuestario OPEX​

2.1 Crear un Plan Presupuestario​

  1. Navegar a Presupuesto > Planes Presupuestarios
  2. Clic en Nuevo Plan
  3. Configurar:
    • Nombre: Ej. "Plan OPEX 2026"
    • Tipo: OPEX
    • Periodo: Seleccionar tipo (ANUAL, SEMESTRAL, TRIMESTRAL)
    • Ano Fiscal: 2026
    • Fecha Inicio/Fin: Rango del plan
  4. Guardar como Borrador

2.2 Definir Lineas Presupuestarias​

Cada linea del plan corresponde a una partida de gasto:

  1. Dentro del plan, clic en Agregar Linea
  2. Seleccionar:
    • Categoria Presupuestaria: Ej. OPEX-MTO-MC (Mtto Compresores)
    • Centro de Costo: El CC donde se imputara el gasto
    • Descripcion: Detalle de la partida
    • Monto Planificado: Monto total de la linea
  3. Distribuir por periodo:
    • Meses individuales: Enero, Febrero, Marzo
    • Trimestres: Q2, Q3, Q4
    • El sistema calcula el Total Anual automaticamente

2.3 Columnas OEP / Planificado / Real​

ColumnaSignificadoComo se llena
OEP (Original Estimate at Plan)Monto original aprobadoSe congela al aprobar el plan
PlanificadoMonto planificado vigentePuede cambiar con versiones del plan
Ejecutado (Real)Gasto realmente incurridoSe llena con ejecuciones presupuestarias
ComprometidoCompromisos aprobados pendientes de ejecucionSe llena con OCs y contratos
DisponiblePlanificado - Ejecutado - ComprometidoCalculado automaticamente

2.4 Enviar a Aprobacion​

  1. Verificar que todas las lineas estan completas
  2. Clic en Enviar a Aprobacion
  3. El plan cambia de estado: BORRADOR → EN_REVISION
  4. Los aprobadores designados reciben notificacion
  5. Al aprobar: EN_REVISION → APROBADO
  6. El OEP se congela con los montos aprobados

2.5 Versionamiento​

Si necesita modificar un plan aprobado:

  1. Clic en Crear Nueva Version
  2. Seleccionar tipo: MODIFICACION o CORRECCION
  3. Realizar cambios en las lineas
  4. Enviar la nueva version a aprobacion
  5. El historial de versiones se mantiene para auditoria

3. Plan Presupuestario CAPEX​

3.1 Diferencias con OPEX​

AspectoOPEXCAPEX
NaturalezaGastos operativos recurrentesInversiones de capital
HorizonteMensual/TrimestralPor proyecto
ControlPor centro de costoPor AFE + Proyecto
ContabilidadCuenta de gastos (5.x, 6.x)Cuenta de activos (1.2.x)
AprobacionGerente de areaComite de inversiones + PDVSA

3.2 Crear Plan CAPEX​

  1. Crear plan con tipo CAPEX
  2. Las categorias disponibles son de inversion:
    • Equipos Compresores, Motores, PIAS
    • Materiales Electricos, Mecanicos
    • Herramientas, Bombas Mecanicas
  3. Vincular a Proyectos y/o AFEs

4. Proyectos Vinculados al Presupuesto​

4.1 Crear Proyecto​

  1. Navegar a Proyectos > Nuevo Proyecto
  2. Configurar:
    • Nombre: Ej. "Reacondicionamiento Pozo CAES-101"
    • Plan Presupuestario: Vincular al plan CAPEX o OPEX
    • Centro de Costo: Asignar CC principal
    • Tipo: EXTRACCION, SERVICIO_POZOS, RA_RC, etc.
  3. Guardar

4.2 Clasificacion PDVSA de Actividades​

Al agregar actividades al proyecto, clasificar segun la nomenclatura PDVSA:

CodigoDescripcionEjemplo
EXTRACCIONExtraccion de crudoBombeo mecanico, gas lift
SERVICIO_POZOSServicios a pozosFlush-by, coiled tubing
RA_RCRehabilitacion y ReacondicionamientoTaladros, completacion
TRATAMIENTOTratamiento de fluidosTratadores termicos
MANEJO_CRUDOManejo de crudoEstaciones de flujo
APOYO_GESTIONApoyo a gestionAdministracion, HSE
OTROSOtrosVarios

4.3 Gastos de Proyecto​

Los gastos del proyecto consumen el presupuesto comprometido:

  1. En el proyecto, agregar Gasto
  2. Seleccionar:
    • Categoria presupuestaria
    • Linea presupuestaria (del plan vinculado)
    • Monto, fecha, descripcion
  3. El sistema:
    • Reduce el disponible de la linea presupuestaria
    • Crea asiento contable automatico (debito gasto, credito CxP)
    • Registra la ejecucion presupuestaria

5. AFE vs. Proyecto​

Ver la guia dedicada: AFE vs. Proyecto

Resumen rapido:

  • AFE: Para gastos CAPEX que requieren autorizacion formal (aprobacion por monto)
  • Proyecto: Para agrupar actividades y gastos con seguimiento operacional
  • Un proyecto puede tener uno o varios AFEs asociados
  • Un AFE siempre debe estar vinculado a un plan CAPEX

6. Procura y Consumo Presupuestario​

6.1 Orden de Compra → Compromiso​

Cuando se crea una Orden de Compra (OC):

  1. La OC referencia una linea presupuestaria
  2. Al aprobar la OC:
    • Se crea un compromiso presupuestario por el monto de la OC
    • El disponible de la linea se reduce
    • Estado: COMPROMETIDO
  3. Al recibir los materiales/servicios:
    • El compromiso se convierte en ejecucion
    • Asiento contable: Debito inventario/gasto, Credito CxP
  4. Al pagar la factura:
    • Se cierra el ciclo CxP
    • Asiento contable: Debito CxP, Credito banco

6.2 Flujo Completo​

Plan Presupuestario
  └── Linea Presupuestaria (Monto planificado)
       ├── OC Aprobada → Compromiso (-disponible)
       │    └── Recepcion → Ejecucion
       │         └── Factura → Pago
       └── Gasto Directo → Ejecucion (-disponible)

7. Nomina y Centros de Costo​

7.1 Imputacion de Nomina​

La nomina se imputa automaticamente al centro de costo del departamento del empleado:

  1. Cada departamento tiene un CC asignado
  2. Al procesar la nomina:
    • Sueldos → CC del departamento → Cuenta 5.1.01.001
    • Beneficios → CC del departamento → Cuentas 5.2.x
    • Aportes patronales → CC del departamento → Cuentas 5.1.01.013-015
  3. El asiento contable se genera automaticamente

7.2 Nomina como Ejecucion OPEX​

La nomina representa la mayor parte del OPEX-SGA-NO. Al cerrar el periodo:

  • Se crea ejecucion presupuestaria en la linea de Nomina
  • Se actualizan los indicadores de ejecucion del CC

8. Reportes y Dashboards​

8.1 Dashboard de Presupuesto​

Acceder en Presupuesto > Dashboard:

  • Resumen ejecutivo: Total planificado vs. ejecutado vs. comprometido
  • Ejecucion por categoria: Grafico de barras por area (Logistica, Mtto, Produccion, etc.)
  • Tendencia mensual: Linea de ejecucion acumulada vs. plan
  • Alertas: Lineas con ejecucion > 90% del plan

8.2 Detalle por Centro de Costo​

En el Detalle del CC:

  • KPIs: Presupuesto asignado, comprometido, ejecutado, disponible
  • Lineas presupuestarias: Detalle por partida
  • Ejecuciones recientes: Ultimos movimientos
  • Cuentas contables: Cuentas vinculadas por elemento de costo

8.3 Reportes de Ejecucion​

En Reportes:

  • Ejecucion vs. Plan: Comparativa por categoria y CC
  • Variaciones: Desviaciones significativas con justificacion
  • Compromisos pendientes: OCs aprobadas sin ejecutar
  • Proyeccion de cierre: Estimado de ejecucion al cierre del periodo

9. Flujo Completo Resumido​

1. Configurar Centros de Costo (jerarquia, categoria, departamento)
2. Crear Plan Presupuestario (OPEX/CAPEX, lineas, distribucion)
3. Aprobar Plan → OEP se congela
4. Crear Proyectos vinculados al plan
5. Crear AFEs para CAPEX
6. Emitir Ordenes de Compra → Compromisos
7. Ejecutar gastos → Ejecuciones
8. Procesar Nomina → Imputacion a CC
9. Consultar Dashboards y Reportes

Permisos Requeridos​

AccionPermiso
Ver centros de costocost-centers:read
Crear/editar CCcost-centers:create, cost-centers:update
Ver planes presupuestariosbudget:read
Crear/editar planesbudget:create, budget:update
Aprobar planesbudget:approve
Ver cuentas contablesaccounting:read
Ver enlaces contablesaccounting:links:read