Tesorero
Descripción del Rol
Gestión de pagos, transferencias bancarias y flujo de caja. Responsable de ejecutar pagos de nómina, proveedores y reposición de fondos.
Módulos y Accesos
⚠️ Finanzas (Lectura + Crear + Transferir)
- Ver cuentas bancarias y transacciones
- ✅ Crear transacciones
- ✅ Realizar transferencias entre cuentas
- ✅ Exportar datos financieros
- ❌ No puede editar o eliminar transacciones
- ❌ No puede crear cuentas bancarias
⚠️ Caja Chica (Lectura + Pago + Reposición)
- Ver cajas chicas y gastos
- ✅ Marcar gastos como pagados
- ✅ Reponer fondos de caja chica
- ❌ No puede aprobar gastos
- ❌ No puede crear cajas chicas
⚠️ Nómina (Lectura + Marcar Pagada)
- Ver períodos de nómina
- Ver cálculos de nómina
- ✅ Marcar nómina como pagada
- ✅ Exportar nómina
- ❌ No puede crear o generar nómina
- ❌ No puede aprobar nómina
⚠️ Flota (Pago de Combustible)
- Ver vehículos
- Ver registros de combustible
- ✅ Marcar combustible como pagado
- ❌ No puede crear vehículos o registrar combustible
⚠️ JIB (Lectura + Actualización)
- Ver JIBs y Cash Calls
- ✅ Registrar pagos recibidos
- ✅ Registrar fondeos
- ❌ No puede crear o aprobar JIBs
✅ Reportes Financieros
- Dashboard financiero
- Reportes de finanzas
- Estado de cuentas
- Flujo de caja
- Conciliaciones bancarias
❌ Sin Acceso a Otros Módulos
- No tiene acceso a: Empleados, Préstamos, Proyectos, Inventario, Procura, HSE, Documentos, Organización, Activos, CRM, Calidad, Producción, AFE, Contratos, Compliance, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración
Responsabilidades Principales
Procesamiento de Pagos
- Ejecutar pagos de nómina
- Pagar proveedores
- Procesar reembolsos
- Realizar transferencias bancarias
Gestión de Caja Chica
- Reembolsar gastos de caja chica
- Reponer fondos de cajas chicas
- Verificar comprobantes
Control de Flujo de Caja
- Monitorear saldos bancarios
- Proyectar flujo de caja
- Gestionar liquidez
Conciliaciones Bancarias
- Conciliar cuentas bancarias
- Identificar diferencias
- Resolver discrepancias
Registro de Transacciones
- Registrar pagos realizados
- Registrar ingresos recibidos
- Mantener registros actualizados
Casos de Uso Típicos
Procesar Pago de Nómina
- Ir a Nómina → Períodos
- Seleccionar período aprobado
- Revisar listado de pagos:
- Empleados
- Montos netos
- Cuentas bancarias
- Preparar archivo de pago bancario:
- Exportar nómina
- Generar archivo según formato del banco
- Subir archivo al portal del banco
- Verificar que pagos se procesaron
- Regresar al sistema
- Clic en Marcar como Pagada
- Ingresar:
- Fecha de pago
- Número de lote bancario
- Referencia
- Confirmar
Realizar Transferencia entre Cuentas
- Ir a Finanzas → Transacciones
- Clic en Nueva Transferencia
- Seleccionar:
- Cuenta origen
- Cuenta destino
- Ingresar:
- Monto
- Fecha
- Concepto
- Verificar saldos disponibles
- Guardar
- Realizar transferencia en portal bancario
- Adjuntar comprobante de transferencia
- Confirmar
Reponer Fondo de Caja Chica
- Ir a Finanzas → Caja Chica
- Seleccionar caja chica
- Ver gastos pagados
- Calcular total a reponer
- Clic en Reponer Fondos
- Verificar:
- Monto a reponer
- Gastos incluidos
- Comprobantes adjuntos
- Realizar transferencia o retiro
- Entregar efectivo al responsable de caja chica
- Solicitar firma de recibido
- Registrar reposición en el sistema
Pagar Gastos de Caja Chica
- Ir a Finanzas → Caja Chica
- Seleccionar caja chica
- Filtrar gastos por estado Aprobado
- Seleccionar gastos a pagar
- Verificar:
- Aprobación
- Comprobantes
- Montos
- Realizar pago (efectivo o transferencia)
- Para cada gasto, clic en Marcar como Pagado
- Ingresar:
- Fecha de pago
- Método de pago
- Referencia
- Guardar
Registrar Pago a Proveedor
- Ir a Finanzas → Transacciones
- Clic en Nueva Transacción
- Seleccionar:
- Tipo: Egreso
- Cuenta bancaria
- Categoría: Pago a Proveedor
- Ingresar:
- Proveedor
- Monto
- Fecha
- Concepto
- Número de factura
- Adjuntar:
- Factura
- Orden de compra
- Comprobante de pago
- Guardar
- Realizar pago en portal bancario
- Actualizar con referencia bancaria
Conciliar Cuenta Bancaria
- Ir a Finanzas → Cuentas
- Seleccionar cuenta bancaria
- Descargar estado de cuenta del banco
- Clic en Conciliar
- Comparar transacciones:
- Transacciones en el sistema
- Transacciones en estado de cuenta
- Marcar transacciones conciliadas
- Identificar diferencias:
- Transacciones en banco pero no en sistema
- Transacciones en sistema pero no en banco
- Investigar y resolver diferencias
- Crear transacciones faltantes
- Guardar conciliación
- Generar reporte de conciliación
Registrar Pago Recibido de JIB
- Ir a JIB → Joint Interest Billings
- Seleccionar JIB enviado
- Ir al tab Pagos
- Clic en Registrar Pago
- Seleccionar participante que pagó
- Ingresar:
- Fecha de pago
- Monto recibido
- Referencia bancaria
- Cuenta donde se recibió
- Adjuntar comprobante bancario
- Guardar
- El sistema actualiza saldo del participante
Notas Importantes
✅ Verificación de saldos: Siempre verifica que haya saldo suficiente antes de realizar pagos.
✅ Comprobantes: Adjunta comprobantes bancarios a todas las transacciones.
⚠️ Segregación de funciones: No debes aprobar y pagar. Otra persona aprueba, tú ejecutas el pago.
📊 Flujo de caja: Monitorea diariamente el flujo de caja para evitar faltantes de liquidez.
🔍 Conciliaciones: Realiza conciliaciones bancarias al menos semanalmente.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo pagar una factura sin aprobación?
No, todas las facturas deben estar aprobadas antes de pagar. Verifica que tengan aprobación del área correspondiente.
¿Qué hago si no hay saldo suficiente para pagar la nómina?
Notifica inmediatamente al Gerente Administrativo o Gerente General para gestionar fondos.
¿Puedo hacer transferencias a cuentas personales?
Solo si están autorizadas (reembolsos a empleados, pagos a proveedores personas naturales). Siempre debe haber documentación de respaldo.
¿Cómo manejo un pago urgente fuera de horario?
Coordina con tu supervisor, verifica aprobaciones, realiza el pago y documenta todo el día siguiente.
¿Qué hago si encuentro una diferencia en la conciliación?
Investiga la causa. Puede ser:
- Transacción no registrada en el sistema
- Error en el monto
- Transacción duplicada
- Cargo bancario no registrado
¿Puedo modificar una transacción ya registrada?
No, no tienes permiso para editar transacciones. Si hay un error, contacta al Contador.
¿Cómo priorizo pagos cuando hay poco efectivo?
Prioridad:
- Nómina
- Servicios básicos (luz, agua, internet)
- Proveedores críticos
- Otros proveedores Consulta con Gerencia si hay dudas.