Gestión Documental
El módulo de Documentos es el repositorio centralizado de todos los documentos de la empresa. Permite subir, organizar, versionar y controlar el acceso a contratos, permisos, políticas, certificados, planos, informes y cualquier otro documento corporativo.
Dashboard de Documentos
Buscar y Filtrar Documentos
Navega a Documentos → Lista para buscar documentos por categoría, tipo, estado o fecha.
Para subir un nuevo documento ve a Documentos → Nuevo y consulta la Guía de Gestión Documental.
Tipos de documento
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| CONTRACT | Contratos con proveedores, clientes o socios |
| AGREEMENT | Acuerdos y convenios |
| POLICY | Políticas corporativas |
| PROCEDURE | Procedimientos operativos |
| MANUAL | Manuales técnicos o de usuario |
| FORM | Formularios y planillas |
| REPORT | Informes y reportes |
| CERTIFICATE | Certificados de calidad, conformidad, etc. |
| LICENSE | Licencias y habilitaciones |
| PERMIT | Permisos (ambientales, de trabajo, etc.) |
| INVOICE | Facturas archivadas |
| LETTER | Cartas y comunicaciones oficiales |
| MEMO | Memorandos internos |
| MINUTE | Actas de reunión |
| SPECIFICATION | Especificaciones técnicas |
| DRAWING | Planos de ingeniería |
| PHOTO | Fotografías de evidencia |
| ID_DOCUMENT | Documentos de identidad |
| OTHER | Otros documentos |
Estados de un documento
| Estado | Descripción |
|---|---|
| DRAFT | Borrador, en preparación |
| PENDING_REVIEW | Enviado para revisión o aprobación |
| APPROVED | Aprobado y vigente |
| REJECTED | Rechazado en revisión |
| EXPIRED | Vencido (documentos con fecha de validez) |
| ARCHIVED | Archivado, sin vigencia pero conservado |
| CANCELLED | Anulado |
Niveles de confidencialidad
| Nivel | Descripción |
|---|---|
| PUBLIC | Accessible por cualquier usuario del sistema |
| INTERNAL | Solo para empleados de la empresa |
| CONFIDENTIAL | Solo para usuarios con acceso específico |
| RESTRICTED | Acceso muy limitado (alta dirección, legal) |
Control de versiones
Cada documento mantiene un historial de versiones (document_versions):
- Cada actualización crea una nueva versión numerada
- Las versiones anteriores quedan archivadas y accesibles
- Se registra quién creó cada versión y cuándo
- Solo la versión más reciente aprobada está vigente
Permisos de acceso compartido
Los documentos pueden compartirse con usuarios o roles con diferentes niveles de permiso (document_shares):
| Permiso | Descripción |
|---|---|
| VIEW | Solo puede ver y leer |
| DOWNLOAD | Puede descargar el archivo |
| EDIT | Puede editar y cargar nuevas versiones |
| FULL | Control total (editar, compartir, eliminar) |
Categorías de documentos
Los documentos se organizan en categorías (document_categories) por área:
| Área | Ejemplos |
|---|---|
| EMPLOYEE | Expedientes, contratos laborales, certificados |
| PROJECT | Planos, especificaciones, informes de avance |
| CONTRACTOR | Documentos de habilitación, contratos de servicio |
| VEHICLE | Circulaciones, seguros, revisiones técnicas |
| FINANCE | Contratos bancarios, estados de cuenta |
| HSE | Permisos ambientales, políticas de seguridad |
| LEGAL | Contratos, actas notariales, poder legal |
| ADMINISTRATIVE | Circulares, memos, actas |
Módulos relacionados
El módulo de documentos actúa como repositorio para archivos adjuntos de otros módulos. Cada entidad del sistema puede tener documentos adjuntos (attachments):
| Módulo | Documentos típicos |
|---|---|
| Empleados | Cédula, RIF, diploma, constancia laboral |
| Proyectos | Planos, especificaciones, informes de avance |
| Contratistas | Acta constitutiva, solvencias, pólizas |
| Vehículos | Circulación, seguro, revisión técnica |
| Procura | Facturas del proveedor, notas de entrega |
| HSE | Permisos ambientales, informes de incidentes |
Glosario
| Término | Significado |
|---|---|
| Versión | Iteración de un documento (v1.0, v1.1, v2.0) |
| Vigencia | Período durante el cual un documento es válido |
| Archivado | Documento guardado para referencia histórica, sin vigencia activa |
| Adjunto | Archivo vinculado a una entidad específica del sistema |
| Metadatos | Información sobre el documento: tipo, fecha, autor, versión, confidencialidad |