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Plan de Cuentas

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El Plan de Cuentas es la estructura jerárquica de todas las cuentas contables utilizadas en el sistema. Cada cuenta tiene un código único y está clasificada según su naturaleza contable.

Estructura Jerárquica​

Niveles de Cuentas​

El plan de cuentas utiliza una estructura multinivel:

1. Activos (Nivel 1)
  1.1 Activos Corrientes (Nivel 2)
    1.1.01 Efectivo y Equivalentes (Nivel 3)
      1.1.01.001 Caja General (Nivel 4) ← Cuenta de detalle
      1.1.01.002 Banco Principal USD (Nivel 4) ← Cuenta de detalle
  • Cuentas de Resumen: Niveles superiores que agrupan otras cuentas (no aceptan transacciones)
  • Cuentas de Detalle: Cuentas hoja que aceptan movimientos contables

Tipos de Cuentas​

1. Activos (ASSET)​

Recursos controlados por la empresa que generarán beneficios futuros.

Subtipos:

  • CURRENT_ASSET: Activos corrientes (efectivo, cuentas por cobrar, inventario)
  • FIXED_ASSET: Activos fijos (edificios, equipos, vehículos)
  • INTANGIBLE_ASSET: Activos intangibles (software, patentes)
  • OTHER_ASSET: Otros activos

Naturaleza: Deudora (aumenta con débitos, disminuye con créditos)

Ejemplo de estructura:

1. ACTIVOS
  1.1 Activos Corrientes
    1.1.01 Efectivo y Equivalentes
      1.1.01.001 Caja General
      1.1.01.002 Banco Principal USD
      1.1.01.003 Banco Principal VES
    1.1.02 Cuentas por Cobrar
      1.1.02.001 Clientes Nacionales
      1.1.02.002 Clientes Internacionales
    1.1.03 Inventario
      1.1.03.001 Inventario de Materiales
      1.1.03.002 Inventario en Tránsito
  1.2 Activos Fijos
    1.2.01 Edificios
    1.2.02 Equipos
    1.2.03 Vehículos
    1.2.04 Depreciación Acumulada (crédito)

2. Pasivos (LIABILITY)​

Obligaciones presentes derivadas de eventos pasados.

Subtipos:

  • CURRENT_LIABILITY: Pasivos corrientes (cuentas por pagar, nómina por pagar)
  • LONG_TERM_LIABILITY: Pasivos a largo plazo (préstamos, bonos)
  • OTHER_LIABILITY: Otros pasivos

Naturaleza: Acreedora (aumenta con créditos, disminuye con débitos)

Ejemplo de estructura:

2. PASIVOS
  2.1 Pasivos Corrientes
    2.1.01 Cuentas por Pagar
      2.1.01.001 Proveedores Nacionales
      2.1.01.002 Proveedores Internacionales
    2.1.02 Nómina por Pagar
      2.1.02.001 Sueldos por Pagar
      2.1.02.002 Prestaciones por Pagar
    2.1.03 Impuestos por Pagar
      2.1.03.001 IVA por Pagar
      2.1.03.002 ISLR por Pagar
  2.2 Pasivos a Largo Plazo
    2.2.01 Préstamos Bancarios
    2.2.02 Bonos por Pagar

3. Patrimonio (EQUITY)​

Participación residual en los activos después de deducir los pasivos.

Subtipos:

  • CAPITAL: Capital social
  • RETAINED_EARNINGS: Utilidades retenidas
  • OTHER_EQUITY: Otros componentes del patrimonio

Naturaleza: Acreedora (aumenta con créditos, disminuye con débitos)

Ejemplo de estructura:

3. PATRIMONIO
  3.1 Capital Social
    3.1.01 Capital Suscrito
    3.1.02 Capital Pagado
  3.2 Utilidades Retenidas
    3.2.01 Utilidades Años Anteriores
    3.2.02 Utilidad del Ejercicio
  3.3 Reservas
    3.3.01 Reserva Legal

4. Ingresos (REVENUE)​

Incrementos en beneficios económicos durante el período contable.

Subtipos:

  • OPERATING_REVENUE: Ingresos operacionales
  • NON_OPERATING_REVENUE: Ingresos no operacionales
  • OTHER_REVENUE: Otros ingresos

Naturaleza: Acreedora (aumenta con créditos, disminuye con débitos)

Ejemplo de estructura:

4. INGRESOS
  4.1 Ingresos Operacionales
    4.1.01 Venta de Servicios
      4.1.01.001 Servicios de Perforación
      4.1.01.002 Servicios de Mantenimiento
    4.1.02 Venta de Productos
  4.2 Ingresos No Operacionales
    4.2.01 Ingresos Financieros
    4.2.02 Ganancia en Venta de Activos

5. Gastos (EXPENSE)​

Decrementos en beneficios económicos durante el período contable.

Subtipos:

  • OPERATING_EXPENSE: Gastos operacionales
  • ADMINISTRATIVE_EXPENSE: Gastos administrativos
  • FINANCIAL_EXPENSE: Gastos financieros
  • COST_OF_SALES: Costo de ventas
  • OTHER_EXPENSE: Otros gastos

Naturaleza: Deudora (aumenta con débitos, disminuye con créditos)

Ejemplo de estructura:

5. GASTOS
  5.1 Costo de Ventas
    5.1.01 Costo de Materiales
    5.1.02 Mano de Obra Directa
  5.2 Gastos Operacionales
    5.2.01 Sueldos y Salarios
    5.2.02 Prestaciones Sociales
    5.2.03 Servicios Públicos
  5.3 Gastos Administrativos
    5.3.01 Sueldos Administrativos
    5.3.02 Papelería y Útiles
  5.4 Gastos Financieros
    5.4.01 Intereses Bancarios
    5.4.02 Comisiones Bancarias
  5.5 Depreciación
    5.5.01 Depreciación de Edificios
    5.5.02 Depreciación de Equipos

Gestión del Plan de Cuentas​

Crear una Nueva Cuenta​

Campos requeridos:

  • Código: Código único jerárquico (ej: 1.1.01.001)
  • Nombre: Nombre descriptivo de la cuenta
  • Tipo de Cuenta: ASSET, LIABILITY, EQUITY, REVENUE, EXPENSE
  • Subtipo: Clasificación adicional según el tipo
  • Cuenta Padre: Cuenta superior en la jerarquía (opcional para nivel 1)
  • Naturaleza: Deudora o Acreedora
  • Acepta Transacciones: Solo cuentas de detalle (hoja)
  • Moneda: USD, VES, EUR, etc.

Proceso:

  1. Navegar a Contabilidad > Plan de Cuentas
  2. Clic en Nueva Cuenta
  3. Completar información requerida
  4. Verificar que el código sea único
  5. Guardar

Modificar una Cuenta​

Campos modificables:

  • Nombre
  • Descripción
  • Estado (activa/inactiva)
  • Notas

Campos NO modificables:

  • Código
  • Tipo de cuenta
  • Naturaleza
  • Cuenta padre (si tiene movimientos)

Desactivar una Cuenta​

No se pueden eliminar cuentas con movimientos históricos. En su lugar:

  1. Marcar la cuenta como Inactiva
  2. La cuenta no aparecerá en nuevos asientos
  3. Los movimientos históricos se mantienen

Vista de Árbol Jerárquico​

El sistema muestra el plan de cuentas en formato de árbol expandible:

📁 1. ACTIVOS ($1,250,000.00)
  📁 1.1 Activos Corrientes ($850,000.00)
    📁 1.1.01 Efectivo y Equivalentes ($450,000.00)
      💰 1.1.01.001 Caja General ($5,000.00)
      💰 1.1.01.002 Banco Principal USD ($445,000.00)
    📁 1.1.02 Cuentas por Cobrar ($300,000.00)
      💰 1.1.02.001 Clientes Nacionales ($250,000.00)
      💰 1.1.02.002 Clientes Internacionales ($50,000.00)

Características:

  • Expandir/colapsar niveles
  • Ver saldos en tiempo real
  • Filtrar por tipo de cuenta
  • Buscar por código o nombre
  • Exportar a Excel/PDF

Saldos de Cuentas​

Cálculo de Saldos​

Para cada cuenta se mantienen tres valores:

  • balance: Saldo neto actual
  • balanceDebit: Total acumulado de débitos
  • balanceCredit: Total acumulado de créditos

Fórmula según naturaleza:

  • Naturaleza Deudora: balance = balanceDebit - balanceCredit
  • Naturaleza Acreedora: balance = balanceCredit - balanceDebit

Actualización de Saldos​

Los saldos se actualizan automáticamente cuando:

  1. Se contabiliza un asiento (status = POSTED)
  2. Se reversa un asiento (status = REVERSED)

Los asientos en borrador (DRAFT) no afectan los saldos.

Configuración Inicial​

Plan de Cuentas Predeterminado​

El sistema incluye un seeder con un plan de cuentas básico:

  • Estructura de 4 niveles
  • Cuentas principales de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos
  • Cuentas bancarias y de efectivo
  • Cuentas de nómina y prestaciones
  • Cuentas de inventario y activos fijos

Ejecutar seeder:

npm run seed:accounting

Personalización​

Después de cargar el plan básico:

  1. Revisar y ajustar códigos según necesidades
  2. Agregar cuentas específicas del negocio
  3. Configurar cuentas por proyecto o departamento
  4. Establecer cuentas de integración automática

Mejores Prácticas​

✅ Recomendaciones​

  • Usar códigos numéricos jerárquicos consistentes
  • Mantener máximo 4-5 niveles de profundidad
  • Nombres claros y descriptivos
  • Documentar el propósito de cada cuenta en notas
  • Revisar periódicamente cuentas sin movimientos
  • Mantener separación entre cuentas operacionales y no operacionales

⚠️ Advertencias​

  • No cambiar códigos de cuentas con movimientos
  • No eliminar cuentas, usar desactivación
  • No crear cuentas duplicadas
  • Verificar naturaleza antes de crear
  • No permitir transacciones en cuentas de resumen

Reportes Relacionados​

  • Balance de Comprobación: Muestra todas las cuentas con saldos
  • Libro Mayor: Movimientos detallados por cuenta
  • Balance General: Activos, Pasivos y Patrimonio
  • Estado de Resultados: Ingresos y Gastos