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Asientos Contables (Journal Entries)

🔑 Acceso​

Ruta: Contabilidad > Asientos Contables
Permisos: accounting:read o accounting:*

Acciones disponibles:

  • Listar asientos: Contabilidad > Asientos Contables
  • Crear asiento: Contabilidad > Asientos Contables > Botón "Nuevo Asiento"
  • Ver detalle: Clic en cualquier asiento de la lista
  • Editar: Solo asientos en estado DRAFT

Los asientos contables son el registro fundamental de todas las transacciones financieras en el sistema. Cada asiento utiliza el sistema de partida doble, donde la suma de débitos debe ser igual a la suma de créditos.

Principio de Partida Doble​

Regla Fundamental​

Débitos = Créditos

Cada transacción afecta al menos dos cuentas:

  • Una o más cuentas se debitan (lado izquierdo)
  • Una o más cuentas se acreditan (lado derecho)
  • El total de débitos debe ser igual al total de créditos

Ejemplo Básico​

Transacción: Pago de nómina por $10,000

Asiento: ASI-2026-00123
Fecha: 2026-01-29
Descripción: Pago de nómina quincenal enero 2026

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.2.01 Sueldos y Salarios      $10,000.00
1.1.01.002 Banco Principal USD              $10,000.00
─────────────────────────────────────────────────────
TOTALES                        $10,000.00  $10,000.00

Tipos de Asientos​

1. Asiento de Apertura (OPENING)​

Registra los saldos iniciales al comenzar un período contable.

Uso:

  • Inicio de operaciones de la empresa
  • Inicio de un nuevo año fiscal
  • Migración de sistema contable

Ejemplo:

Asiento: ASI-2026-00001
Tipo: OPENING
Fecha: 2026-01-01
Descripción: Asiento de apertura año fiscal 2026

Cuenta                          Débito        Crédito
───────────────────────────────────────────────────────
1.1.01.002 Banco Principal     $500,000.00
1.2.02 Equipos                 $200,000.00
2.1.01.001 Proveedores                      $100,000.00
3.2.01 Utilidades Retenidas                 $600,000.00
───────────────────────────────────────────────────────
TOTALES                        $700,000.00  $700,000.00

2. Asiento Regular (REGULAR)​

Registra las operaciones normales del día a día.

Ejemplos:

  • Pagos a proveedores
  • Cobros a clientes
  • Pagos de nómina
  • Compra de materiales
  • Gastos operacionales

3. Asiento de Ajuste (ADJUSTMENT)​

Correcciones o ajustes al final del período.

Ejemplos:

  • Ajustes por depreciación
  • Provisiones
  • Ajustes por diferencia cambiaria
  • Correcciones de errores
  • Reclasificaciones

Ejemplo:

Asiento: ASI-2026-00456
Tipo: ADJUSTMENT
Fecha: 2026-01-31
Descripción: Depreciación mensual de equipos

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.5.02 Depreciación Equipos    $2,500.00
1.2.04 Depreciación Acumulada              $2,500.00
─────────────────────────────────────────────────────
TOTALES                        $2,500.00   $2,500.00

4. Asiento de Cierre (CLOSING)​

Cierra las cuentas de resultados al final del período fiscal.

Proceso:

  1. Cerrar cuentas de ingresos contra utilidad del ejercicio
  2. Cerrar cuentas de gastos contra utilidad del ejercicio
  3. Transferir utilidad/pérdida a patrimonio

Estados del Asiento​

DRAFT (Borrador)​

  • Asiento en proceso de creación
  • Puede ser editado o eliminado
  • No afecta los saldos de las cuentas
  • No aparece en reportes oficiales

POSTED (Contabilizado)​

  • Asiento finalizado y aprobado
  • Afecta los saldos de las cuentas
  • No puede ser editado ni eliminado
  • Aparece en todos los reportes
  • Solo puede ser revertido

REVERSED (Reversado)​

  • Asiento que ha sido anulado
  • Se crea un asiento inverso automáticamente
  • Los saldos se revierten
  • Mantiene trazabilidad completa

Estructura de un Asiento​

Encabezado del Asiento​

Campos principales:

  • Código: Identificador único (ASI-2026-00001)
  • Fecha: Fecha de la transacción
  • Descripción: Explicación clara del movimiento
  • Tipo: OPENING, REGULAR, ADJUSTMENT, CLOSING
  • Estado: DRAFT, POSTED, REVERSED
  • Período Fiscal: YYYY-MM (ej: 2026-01)
  • Módulo Origen: treasury, payroll, procurement, etc. (si es automático)

Líneas del Asiento​

Cada línea contiene:

  • Número de Línea: Orden secuencial
  • Cuenta Contable: Cuenta afectada
  • Descripción: Detalle específico de la línea
  • Débito: Monto débito (0 si es crédito)
  • Crédito: Monto crédito (0 si es débito)
  • Moneda: USD, VES, EUR, etc.
  • Tipo de Cambio: Si aplica
  • Proyecto/Departamento: Dimensiones analíticas opcionales

Crear un Asiento Manual​

Proceso Paso a Paso​

  1. Navegar a Contabilidad > Asientos Contables

  2. Clic en "Nuevo Asiento"

  3. Completar encabezado:

    • Seleccionar fecha
    • Escribir descripción clara
    • Seleccionar tipo de asiento
    • Confirmar período fiscal

  4. Agregar líneas:

    • Clic en "Agregar Línea"
    • Seleccionar cuenta contable
    • Escribir descripción de la línea
    • Ingresar monto en débito o crédito
    • Repetir para cada línea

  5. Verificar balance:

    • El sistema muestra totales en tiempo real
    • Débitos debe = Créditos
    • Si no cuadra, aparece advertencia

  6. Guardar como borrador:

    • Permite revisar más tarde
    • No afecta saldos

  7. Contabilizar:

    • Cambiar estado a POSTED
    • Afecta saldos inmediatamente
    • No se puede editar después

Validaciones Automáticas​

El sistema valida:

  • ✅ Débitos = Créditos
  • ✅ Cuentas existen y están activas
  • ✅ Cuentas aceptan transacciones (son cuentas hoja)
  • ✅ Fecha dentro del período fiscal
  • ✅ Al menos 2 líneas en el asiento
  • ✅ Montos mayores a cero
  • ✅ Descripción no vacía

Asientos Automáticos​

El sistema genera asientos automáticamente desde otros módulos:

Desde Tesorería​

Pago a Proveedor:

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
2.1.01.001 Proveedores         $5,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                 $5,000.00

Cobro a Cliente:

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.1.01.002 Banco Principal     $8,000.00
1.1.02.001 Clientes                        $8,000.00

Desde Nómina​

Pago de Nómina:

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.2.01 Sueldos y Salarios     $15,000.00
5.2.02 Prestaciones Sociales   $3,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                $18,000.00

Desde Proyectos​

Pago a Contratista:

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.1.02 Servicios Contratados  $20,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                $20,000.00

Configuración de Enlaces​

Los asientos automáticos se configuran en: Presupuesto > Configuración > Enlaces Contables

Define qué cuenta usar para cada tipo de transacción.

Reversar un Asiento​

Cuándo Reversar​

  • Error en el asiento original
  • Transacción cancelada
  • Corrección de montos o cuentas

Proceso de Reversión​

  1. Abrir el asiento a reversar
  2. Clic en "Reversar Asiento"
  3. Confirmar la acción
  4. El sistema automáticamente:
    • Cambia estado del original a REVERSED
    • Crea un nuevo asiento inverso
    • Marca la relación entre ambos
    • Actualiza saldos

Ejemplo de Reversión​

Asiento Original (ASI-2026-00100):

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.2.01 Sueldos                $10,000.00
1.1.01.002 Banco                          $10,000.00

Asiento de Reversión (ASI-2026-00101):

Descripción: Reversión de ASI-2026-00100

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.1.01.002 Banco              $10,000.00
5.2.01 Sueldos                            $10,000.00

Consultar Asientos​

Filtros Disponibles​

  • Por fecha: Rango de fechas
  • Por período fiscal: Mes específico
  • Por estado: DRAFT, POSTED, REVERSED
  • Por tipo: OPENING, REGULAR, ADJUSTMENT, CLOSING
  • Por módulo origen: treasury, payroll, etc.
  • Por cuenta: Asientos que afectan una cuenta específica
  • Por código: Búsqueda exacta

Vista de Lista​

Muestra:

  • Código del asiento
  • Fecha
  • Descripción
  • Total débito/crédito
  • Estado
  • Usuario que creó/contabilizó

Vista de Detalle​

Muestra:

  • Toda la información del encabezado
  • Todas las líneas con sus cuentas y montos
  • Historial de cambios
  • Usuario y fecha de creación
  • Usuario y fecha de contabilización
  • Asiento de reversión (si aplica)

Reportes Relacionados​

Libro Diario​

Lista cronológica de todos los asientos contabilizados.

Libro Mayor​

Movimientos agrupados por cuenta contable.

Balance de Comprobación​

Resumen de saldos de todas las cuentas.

Mejores Prácticas​

✅ Recomendaciones​

  • Usar descripciones claras y específicas
  • Incluir referencias a documentos fuente (facturas, recibos)
  • Revisar asientos borradores antes de contabilizar
  • Verificar siempre que débitos = créditos
  • Usar asientos de ajuste para correcciones
  • Documentar razones de reversiones en notas
  • Mantener consistencia en nomenclatura

⚠️ Advertencias​

  • No contabilizar asientos sin verificar
  • No eliminar asientos contabilizados (usar reversión)
  • No usar cuentas de resumen en líneas
  • No omitir descripciones
  • No contabilizar en períodos cerrados
  • Verificar tipos de cambio en multimoneda

Permisos Necesarios​

  • Ver asientos: accounting.view
  • Crear borradores: accounting.create
  • Editar borradores: accounting.edit
  • Contabilizar: accounting.post
  • Reversar: accounting.reverse
  • Eliminar borradores: accounting.delete