Notas de Crédito y Débito
🔑 Acceso al Módulo
Menú Principal: Contabilidad > Notas Crédito/Débito
Permisos requeridos: accounting:read o accounting:*
Permiso para aprobar: accounting.approve o admin
Descripción General
Las Notas de Crédito y Débito son documentos contables utilizados para realizar ajustes en las cuentas de proveedores y clientes. Permiten registrar devoluciones, descuentos, correcciones de facturación y otros ajustes que afectan los saldos contables.
Tipos de Notas
| Tipo | Uso Principal | Efecto en Contabilidad |
|---|---|---|
| Nota de Crédito | Devoluciones, descuentos, correcciones a favor del cliente | Reduce cuentas por pagar / Aumenta crédito con proveedor |
| Nota de Débito | Cargos adicionales, ajustes de precio, intereses | Aumenta cuentas por pagar / Reduce crédito con proveedor |
Características Principales
📝 Gestión de Notas
- Creación de notas de crédito y débito
- Asociación con documentos de referencia (OC, facturas, recepciones)
- Detalle de líneas con cantidades, precios e impuestos
- Cálculo automático de totales e IVA
- Estados de flujo de trabajo
🔄 Flujo de Estados
DRAFT → PENDING_APPROVAL → APPROVED → APPLIED
↓
CANCELLED
| Estado | Descripción |
|---|---|
| DRAFT | Borrador - Editable |
| PENDING_APPROVAL | Enviada para aprobación |
| APPROVED | Aprobada |
| APPLIED | Aplicada - Asiento contable generado |
| CANCELLED | Cancelada |
💰 Generación de Asientos Contables
Al aprobar una nota, se genera automáticamente un asiento contable:
Nota de Crédito (ejemplo):
Débito: Proveedores (2.1.01.001) $1,000.00
Crédito: Inventario (1.1.04.001) $1,000.00
Nota de Débito (ejemplo):
Débito: Inventario (1.1.04.001) $500.00
Crédito: Proveedores (2.1.01.001) $500.00
Interfaz de Usuario
Panel Principal
El panel principal muestra:
Cards de Resumen:
- Notas de Crédito aplicadas (total)
- Notas de Débito aplicadas (total)
- Pendientes de aprobación (cantidad)
Filtros:
- Pestañas: Todas / Notas de Crédito / Notas de Débito
- Búsqueda por código o descripción
Tabla de Notas:
- Código
- Tipo (Crédito/Débito)
- Fecha
- Proveedor
- Razón
- Monto
- Estado
- Acciones
Crear Nueva Nota
Para crear una nueva nota:
Hacer clic en "Nueva Nota de Crédito" o "Nueva Nota de Débito"
Completar el formulario:
- Seleccionar proveedor/contratista
- Elegir tipo de referencia (OC, Factura, Recepción, Otro)
- Ingresar código de referencia (opcional)
- Seleccionar razón
- Escribir descripción detallada
- Agregar líneas de detalle
Líneas de Detalle:
- Descripción del ítem
- Cantidad
- Precio unitario
- Tasa de IVA (%)
Guardar como borrador
Razones Disponibles
| Código | Razón | Uso Típico |
|---|---|---|
| RETURN | Devolución | Devolución de mercancía al proveedor |
| DEFECTIVE | Defectuoso | Mercancía defectuosa recibida |
| PRICE_ADJUSTMENT | Ajuste de Precio | Diferencia de precio acordada |
| DISCOUNT | Descuento | Descuento otorgado por el proveedor |
| MISSING_ITEMS | Faltante | Mercancía faltante en la recepción |
| DAMAGE | Daño | Mercancía dañada en tránsito |
| BILLING_ERROR | Error Facturación | Corrección de error en factura |
| OTHER | Otro | Otras razones |
Flujo de Trabajo
1. Creación
- Usuario crea nota con estado DRAFT
- Agrega líneas de detalle
- Guarda el documento
2. Envío a Aprobación
- Usuario envía nota (estado → PENDING_APPROVAL)
- Se notifica a aprobadores
3. Aprobación
- Aprobador revisa la nota
- Aprueba o rechaza
- Al aprobar:
- Estado → APPLIED
- Se genera asiento contable automáticamente
- Se actualiza el saldo del proveedor
4. Cancelación (si aplica)
- Solo notas en DRAFT o PENDING_APPROVAL pueden cancelarse
- Requiere motivo de cancelación
- Estado → CANCELLED
Integración con Otros Módulos
Inventario
- Opción "Afecta Inventario" para ajustar stock
- Asociación con recepciones de mercancía
- Movimientos de devolución
Procura (Compras)
- Referencia a órdenes de compra
- Referencia a facturas de proveedor
- Ajuste de cuentas por pagar
Contabilidad
- Generación automática de asientos contables
- Afectación de saldos en cuentas
- Trazabilidad completa
Visualización de Detalle
Al ver el detalle de una nota se muestra:
Encabezado:
- Código de la nota
- Tipo (Crédito/Débito)
- Estado con color
- Monto total
Información General:
- Fecha de emisión
- Proveedor/Contratista
- Razón
- Documento de referencia
- Descripción
Detalle de Líneas:
- Tabla con: Descripción, Cantidad, Precio, IVA, Subtotal, Total
Totales:
- Subtotal
- IVA
- Total general
Asiento Contable (si aplica):
- Badge con código del asiento
- Click para ver detalle del asiento
Permisos y Roles
Permisos Necesarios
| Permiso | Acción |
|---|---|
accounting:read | Ver listado y detalle de notas |
accounting:create | Crear nuevas notas |
accounting:* | Acceso completo |
accounting.approve | Aprobar notas (genera asiento) |
admin | Todas las acciones |
Roles Típicos
| Rol | Acciones Permitidas |
|---|---|
| Contador | Crear, ver, aprobar |
| Asistente Contable | Crear, ver, enviar a aprobación |
| Auditor | Solo ver |
| Gerente Financiero | Todas las acciones |
Mejores Prácticas
✅ Recomendaciones
Documentar claramente:
- Siempre indicar el documento de referencia
- Escribir descripciones detalladas
- Especificar la razón correcta
Revisar antes de aprobar:
- Verificar montos y cantidades
- Confirmar proveedor correcto
- Validar cálculo de impuestos
Mantener trazabilidad:
- Asociar con documentos origen
- Conservar documentación de soporte
⚠️ Advertencias
No aprobar sin verificar:
- Los asientos contables se generan automáticamente
- Una vez aplicada, no se puede editar
Cancelación con motivo:
- Siempre documentar por qué se cancela
- Solo posible antes de aprobar
Montos significativos:
- Notas de alto valor deben tener aprobación adicional
- Verificar autorización del proveedor
Reportes Disponibles
- Listado de notas por período
- Resumen por tipo (crédito/débito)
- Notas por proveedor
- Notas pendientes de aprobación
- Historial de notas canceladas
Preguntas Frecuentes
¿Puedo editar una nota después de aprobarla?
No. Una vez aprobada, la nota genera un asiento contable y pasa a estado APPLIED. Para corregir, debe crear una nueva nota.
¿Qué pasa si el asiento no se genera correctamente?
El sistema registra un warning pero no bloquea la aprobación. Verifique la configuración de mapeos contables en Contabilidad > Mapeos.
¿Puedo crear una nota sin asociarla a un documento?
Sí. El tipo de referencia puede ser "Otro" y el código de referencia es opcional. Sin embargo, se recomienda siempre documentar el origen.
¿Cómo afecta al inventario?
Si marca la opción "Afecta Inventario", se generará un movimiento de inventario correspondiente (devolución o ajuste) además del asiento contable.