Saltar al contenido principal

Integración Presupuesto-Contabilidad

La integración entre los módulos de Presupuesto y Contabilidad permite la generación automática de asientos contables basados en la ejecución presupuestaria, manteniendo sincronización bidireccional.

🔑 Acceso​

Configuración: Presupuesto > Planes > [Seleccionar Plan] > Configuración de Enlaces Contables
Permisos: budget:* o accounting:* (para configuración)

Visualización de asientos generados: Contabilidad > Asientos Contables (filtrar por módulo "Presupuesto")

Concepto​

¿Por qué Integrar?​

La integración asegura:

  • Consistencia: Mismos datos en ambos módulos
  • Automatización: Asientos generados automáticamente
  • Trazabilidad: Vínculo entre presupuesto y contabilidad
  • Eficiencia: Elimina doble captura
  • Control: Validación cruzada de información

Flujo de Integración​

PRESUPUESTO                    CONTABILIDAD
─────────────────────────────────────────────

1. Compromiso Aprobado    →    Asiento Memorándum
                               (Opcional)

2. Ejecución Registrada   →    Asiento Real
                               Débito: Gasto
                               Crédito: Por Pagar

3. Pago Realizado         →    Asiento de Pago
                               Débito: Por Pagar
                               Crédito: Banco

Configuración de Enlaces​

Enlaces Contables por Partida​

Cada partida presupuestaria se vincula a cuentas contables:

Configuración:

Partida: Materiales de Construcción
Código: MAT-001
Monto Presupuestado: $100,000

Enlaces Contables:
  - Cuenta de Gasto:        5.2.01.001 - Materiales
  - Cuenta Por Pagar:       2.1.01.001 - Proveedores
  - Centro de Costos:       CC-PROYECTO-001
  - Cuenta Compromiso:      5.9.01.001 - Compromisos (Opcional)

Tipos de Enlaces​

1. Enlace Directo

  • Una partida → Una cuenta
  • Más simple
  • Recomendado para partidas específicas

2. Enlace por Categoría

  • Múltiples partidas → Una cuenta
  • Por tipo de gasto
  • Recomendado para gastos similares

3. Enlace Condicional

  • Según monto o proyecto
  • Reglas específicas
  • Para casos complejos

Asientos Generados Automáticamente​

1. Asiento de Compromiso (Opcional)​

Cuándo: Al aprobar compromiso presupuestario

Tipo: Memorándum (no afecta saldos reales)

Ejemplo:

Fecha: 15/01/2026
Descripción: Compromiso COM-2026-001 - OC Materiales
Referencia: COM-2026-001

Cuenta                              Débito      Crédito
──────────────────────────────────────────────────────
5.9.01.001 Gastos Comprometidos    $50,000.00
2.9.01.001 Compromisos por Pagar               $50,000.00
──────────────────────────────────────────────────────
TOTALES                            $50,000.00  $50,000.00

Tipo: MEMORANDUM
Estado: POSTED

Configuración:

  • Activar/desactivar por empresa
  • Seleccionar cuentas de compromiso
  • Definir si es obligatorio

2. Asiento de Ejecución​

Cuándo: Al registrar ejecución presupuestaria

Tipo: Regular (afecta saldos reales)

Ejemplo:

Fecha: 20/01/2026
Descripción: Ejecución presupuestaria - Compra Materiales
Referencia: EXE-2026-001
Compromiso: COM-2026-001
Partida: MAT-001

Cuenta                              Débito      Crédito
──────────────────────────────────────────────────────
5.2.01.001 Materiales              $50,000.00
2.1.01.001 Proveedores                         $50,000.00
──────────────────────────────────────────────────────
TOTALES                            $50,000.00  $50,000.00

Tipo: REGULAR
Estado: POSTED
Centro de Costos: CC-PROYECTO-001

Datos Incluidos:

  • Cuenta de gasto (de configuración)
  • Cuenta por pagar (de configuración)
  • Centro de costos (del proyecto)
  • Referencia al compromiso
  • Referencia a partida presupuestaria

3. Reversión de Compromiso​

Cuándo: Al ejecutar o cancelar compromiso

Ejemplo:

Fecha: 20/01/2026
Descripción: Reversión compromiso COM-2026-001
Referencia: REV-COM-2026-001

Cuenta                              Débito      Crédito
──────────────────────────────────────────────────────
2.9.01.001 Compromisos por Pagar   $50,000.00
5.9.01.001 Gastos Comprometidos                $50,000.00
──────────────────────────────────────────────────────
TOTALES                            $50,000.00  $50,000.00

Tipo: MEMORANDUM
Estado: POSTED

Sincronización Bidireccional​

Presupuesto → Contabilidad​

Eventos que generan asientos:

  • Aprobación de compromiso
  • Registro de ejecución
  • Cancelación de compromiso
  • Ajustes presupuestarios

Información transferida:

  • Monto
  • Fecha
  • Descripción
  • Cuentas contables
  • Centro de costos
  • Referencias

Contabilidad → Presupuesto​

Actualización automática:

  • Saldos ejecutados
  • Estado de compromisos
  • Disponibilidad presupuestaria

Validaciones:

  • Verificar que partida existe
  • Validar disponibilidad
  • Confirmar enlaces configurados

Reportes Integrados​

Reporte de Conciliación​

CONCILIACIÓN PRESUPUESTO-CONTABILIDAD
Proyecto: ABC
Período: Enero 2026

Partida         Presupuesto  Comprometido  Ejecutado   Contabilidad  Diferencia
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
MAT-001         $100,000     $30,000       $25,000     $25,000       $0
MO-001          $150,000     $50,000       $45,000     $45,000       $0
EQUIP-001       $80,000      $20,000       $15,000     $15,000       $0
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL           $330,000     $100,000      $85,000     $85,000       $0

✓ Presupuesto y Contabilidad están conciliados

Reporte de Trazabilidad​

Muestra el flujo completo:

Compromiso COM-2026-001
  ↓
Asiento JE-2026-150 (Compromiso)
  ↓
Ejecución EXE-2026-001
  ↓
Asiento JE-2026-175 (Ejecución)
  ↓
Asiento JE-2026-176 (Reversión Compromiso)
  ↓
Pago PAY-2026-050
  ↓
Asiento JE-2026-200 (Pago)

Reporte de Diferencias​

Identifica discrepancias:

  • Ejecuciones sin asiento contable
  • Asientos sin ejecución presupuestaria
  • Diferencias en montos
  • Partidas sin configurar

Validaciones del Sistema​

Al Crear Compromiso​

✓ Partida presupuestaria existe
✓ Partida tiene enlaces contables configurados
✓ Hay disponibilidad presupuestaria (warning si no)
✓ Usuario tiene permisos
✓ Proyecto tiene presupuesto activo

Al Ejecutar Presupuesto​

✓ Compromiso existe (si se vincula)
✓ Enlaces contables configurados
✓ Cuentas contables existen y están activas
✓ Período contable está abierto
✓ Monto no excede compromiso (si aplica)

Al Generar Asiento​

✓ Débitos = Créditos
✓ Cuentas tienen naturaleza correcta
✓ Centro de costos es válido
✓ Referencias son únicas
✓ Fecha está en período abierto

Configuración Avanzada​

Reglas de Negocio​

Por Monto:

Si monto > $10,000:
  - Requiere aprobación adicional
  - Genera asiento de compromiso obligatorio
  - Notifica a gerencia

Por Proyecto:

Si proyecto es "Crítico":
  - Validación estricta de disponibilidad
  - No permite sobre-ejecución
  - Requiere documentación adicional

Por Categoría:

Si categoría es "Nómina":
  - Usa cuentas específicas de nómina
  - Genera aportes patronales automáticos
  - Integra con módulo de nómina

Plantillas de Asientos​

Definir plantillas por tipo de gasto:

Plantilla: Compra de Materiales

Débito: 5.2.01.XXX - Materiales (según partida)
Crédito: 2.1.01.001 - Proveedores
Centro Costos: Del proyecto

Plantilla: Servicios Profesionales

Débito: 5.2.03.XXX - Servicios Profesionales
Crédito: 2.1.01.002 - Honorarios por Pagar
Centro Costos: Del proyecto

Solución de Problemas​

Diferencias entre Módulos​

Problema: Saldos no coinciden

Solución:

  1. Ejecutar reporte de conciliación
  2. Identificar transacciones sin vincular
  3. Verificar asientos manuales
  4. Corregir enlaces faltantes
  5. Re-sincronizar

Asientos No Generados​

Problema: Ejecución sin asiento contable

Causas posibles:

  • Enlaces no configurados
  • Período contable cerrado
  • Error en validación
  • Permisos insuficientes

Solución:

  1. Verificar configuración de enlaces
  2. Revisar estado del período
  3. Consultar log de errores
  4. Generar asiento manualmente si es necesario

Duplicación de Asientos​

Problema: Asiento generado dos veces

Prevención:

  • Sistema valida referencias únicas
  • No permite duplicar ejecución
  • Log de auditoría

Solución:

  • Reversar asiento duplicado
  • Investigar causa raíz
  • Corregir proceso

Mejores Prácticas​

✅ Recomendaciones​

  • Configurar enlaces antes de usar presupuesto
  • Validar configuración con casos de prueba
  • Conciliar mensualmente
  • Revisar asientos generados
  • Mantener documentación de enlaces
  • Capacitar usuarios en integración
  • Monitorear log de errores

⚠️ Advertencias​

  • No modificar asientos generados automáticamente
  • No eliminar enlaces con histórico
  • Verificar impacto antes de cambiar configuración
  • No cerrar período sin conciliar
  • Documentar excepciones
  • Mantener respaldos de configuración

Permisos Necesarios​

  • budget.accounting.view - Ver configuración
  • budget.accounting.config - Configurar enlaces
  • budget.accounting.sync - Sincronizar datos
  • budget.accounting.reports - Ver reportes integrados
  • accounting.integration.manage - Gestionar integración

Documentos Relacionados​

Otros Módulos​