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Versionamiento de Presupuestos

El versionamiento de presupuestos permite mantener múltiples versiones de un plan presupuestario, facilitando la comparación, auditoría y gestión de cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

🔑 Acceso​

Ruta: Presupuesto > Planes > [Seleccionar Plan] > Pestaña "Versiones"
Permisos: budget:read o budget:*

Acciones disponibles:

  • Ver versiones: Desde el detalle de cualquier plan presupuestario
  • Crear nueva versión: Botón "Nueva Versión" en la pestaña de versiones
  • Comparar versiones: Seleccionar dos versiones para comparar
  • Activar versión: Solo usuarios con permisos budget:*

Concepto​

¿Por qué Versionar?​

El versionamiento es necesario cuando:

  • Se requieren ajustes al presupuesto original
  • Se aprueban fondos adicionales (suplementos)
  • Se redistribuyen partidas
  • Se necesita comparar escenarios
  • Se requiere trazabilidad de cambios

Casos de Uso​

Presupuesto Original (v1.0):

  • Primera versión aprobada
  • Base para comparaciones
  • Referencia histórica

Revisión (v2.0):

  • Ajustes por cambios en alcance
  • Correcciones de estimaciones
  • Redistribución de partidas

Suplemento (v3.0):

  • Fondos adicionales aprobados
  • Ampliación de alcance
  • Nuevas partidas

Estructura de Versiones​

Información de Versión​

Cada versión contiene:

  • Número de versión: 1.0, 2.0, 3.0, etc.
  • Fecha de creación: Cuándo se creó
  • Estado: DRAFT, APPROVED, ACTIVE, SUPERSEDED
  • Creado por: Usuario responsable
  • Motivo: Razón del cambio
  • Cambios principales: Resumen de modificaciones
  • Monto total: Total presupuestado
  • Diferencia vs anterior: Incremento/decremento

Estados de Versión​

DRAFT (Borrador):

  • Versión en preparación
  • Puede ser editada
  • No afecta ejecución
  • No visible para todos

APPROVED (Aprobada):

  • Versión revisada y aprobada
  • No puede ser editada
  • Lista para activar
  • Visible para consulta

ACTIVE (Activa):

  • Versión en uso actual
  • Controla ejecución presupuestaria
  • Solo una versión activa a la vez
  • Base para compromisos y ejecución

SUPERSEDED (Superada):

  • Versión reemplazada por una más nueva
  • Mantiene histórico
  • Solo consulta
  • No permite ejecución

Crear Nueva Versión​

Proceso​

1. Desde Plan Existente

Presupuesto > Planes > [Seleccionar Plan]
  → Clic en "Versiones"
  → Clic en "Nueva Versión"

2. Configuración Inicial

  • Versión base: Seleccionar versión a copiar (usualmente la activa)
  • Número de versión: Sistema asigna automáticamente
  • Motivo: Explicar razón del cambio
  • Tipo de cambio: Ajuste, Suplemento, Redistribución

3. Copiar Datos Sistema copia de la versión base:

  • Todas las partidas presupuestarias
  • Montos actuales
  • Estructura de categorías
  • Configuración de enlaces contables

4. Realizar Modificaciones

Ajustar Montos:

Partida: Materiales de Construcción
Versión Anterior: $100,000
Nueva Versión:    $120,000
Diferencia:       +$20,000 (+20%)
Justificación:    Incremento en precios de mercado

Agregar Partidas:

Nueva Partida: Equipos de Seguridad
Código:        SEG-001
Monto:         $15,000
Categoría:     Equipos
Justificación: Nuevos requerimientos de seguridad

Eliminar Partidas:

Partida a Eliminar: Servicios Temporales
Monto Original:     $25,000
Justificación:      Ya no requerido por cambio en alcance

5. Documentar Cambios

  • Resumen de cambios principales
  • Impacto en total del presupuesto
  • Aprobaciones requeridas
  • Documentos de soporte

6. Guardar como Borrador

  • Permite revisiones adicionales
  • No afecta versión activa
  • Puede ser editada

Aprobar y Activar Versión​

Proceso de Aprobación​

1. Revisión

  • Verificar todos los cambios
  • Validar justificaciones
  • Confirmar cálculos
  • Revisar impacto en proyecto

2. Comparación con Versión Anterior

COMPARACIÓN DE VERSIONES
Plan: Proyecto ABC
Versión Anterior: 1.0 (Activa)
Nueva Versión: 2.0 (Borrador)

Partida              v1.0          v2.0          Diferencia    %
────────────────────────────────────────────────────────────────
Materiales          $100,000      $120,000      +$20,000     +20%
Mano de Obra        $150,000      $150,000      $0            0%
Equipos             $80,000       $95,000       +$15,000     +19%
Servicios           $50,000       $50,000       $0            0%
Nuevos: Seguridad   $0            $15,000       +$15,000     N/A
────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL               $380,000      $430,000      +$50,000     +13%

3. Aprobar

  • Clic en "Aprobar Versión"
  • Agregar comentarios de aprobación
  • Confirmar acción
  • Estado cambia a APPROVED

4. Activar

  • Clic en "Activar Versión"
  • Confirmar que reemplazará versión activa
  • Sistema actualiza:
    • Versión anterior → SUPERSEDED
    • Nueva versión → ACTIVE
    • Disponibilidad presupuestaria se recalcula
    • Compromisos futuros usan nueva versión

Historial de Versiones​

Vista de Historial​

HISTORIAL DE VERSIONES
Plan: Proyecto ABC

Versión  Fecha        Estado      Total         Cambio      Creado Por
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
3.0      15/01/2026   ACTIVE      $450,000      +$20,000    Juan Pérez
2.0      01/12/2025   SUPERSEDED  $430,000      +$50,000    María López
1.0      01/10/2025   SUPERSEDED  $380,000      Original    Carlos Ruiz

Detalles de Versión​

Al seleccionar una versión:

  • Todas las partidas con montos
  • Motivo del cambio
  • Documentos adjuntos
  • Aprobaciones
  • Fecha de activación
  • Período de vigencia

Comparación de Versiones​

Comparación Lado a Lado​

COMPARACIÓN DETALLADA
Versión 1.0 vs Versión 2.0

Categoría: MATERIALES
─────────────────────────────────────────────────────────────
Partida                    v1.0        v2.0        Diferencia
─────────────────────────────────────────────────────────────
Cemento                    $30,000     $35,000     +$5,000
Acero                      $40,000     $45,000     +$5,000
Agregados                  $20,000     $25,000     +$5,000
Acabados                   $10,000     $15,000     +$5,000
─────────────────────────────────────────────────────────────
Subtotal Materiales        $100,000    $120,000    +$20,000

Categoría: EQUIPOS
─────────────────────────────────────────────────────────────
Maquinaria                 $50,000     $55,000     +$5,000
Herramientas               $20,000     $25,000     +$5,000
Equipos Seguridad          $0          $15,000     +$15,000 (NUEVO)
Vehículos                  $10,000     $0          -$10,000 (ELIMINADO)
─────────────────────────────────────────────────────────────
Subtotal Equipos           $80,000     $95,000     +$15,000

Análisis de Impacto​

Resumen de Cambios:

  • Partidas modificadas: 8
  • Partidas nuevas: 1
  • Partidas eliminadas: 1
  • Incremento total: $50,000 (+13%)
  • Categorías afectadas: 2 de 4

Impacto en Ejecución:

  • Compromisos existentes: No afectados
  • Disponibilidad nueva: +$50,000
  • Proyectos beneficiados: Proyecto ABC

Reportes de Versionamiento​

Reporte de Cambios​

REPORTE DE CAMBIOS PRESUPUESTARIOS
Plan: Proyecto ABC
De Versión: 1.0 → A Versión: 2.0
Fecha de Cambio: 01/12/2025

INCREMENTOS
Partida                    Anterior    Nueva       Incremento
──────────────────────────────────────────────────────────────
Materiales - Cemento       $30,000     $35,000     +$5,000
Materiales - Acero         $40,000     $45,000     +$5,000
Equipos - Maquinaria       $50,000     $55,000     +$5,000
Equipos - Seguridad (NUEVO) $0         $15,000     +$15,000
──────────────────────────────────────────────────────────────
Total Incrementos                                  +$30,000

DECREMENTOS
Equipos - Vehículos        $10,000     $0          -$10,000
──────────────────────────────────────────────────────────────
Total Decrementos                                  -$10,000

CAMBIO NETO                                        +$20,000

Justificación: Ajuste por incremento en precios de materiales
y nuevos requerimientos de seguridad. Eliminación de vehículos
por cambio en logística.

Aprobado por: Gerente de Proyecto
Fecha: 01/12/2025

Reporte de Ejecución por Versión​

Muestra ejecución contra cada versión:

  • Qué se ejecutó bajo v1.0
  • Qué se ejecutó bajo v2.0
  • Comparación de desempeño

Integración con Otros Módulos​

Con Compromisos​

  • Compromisos nuevos usan versión activa
  • Compromisos existentes mantienen versión original
  • Trazabilidad de versión por compromiso

Con Contabilidad​

  • Asientos referencian versión del presupuesto
  • Reportes muestran versión utilizada
  • Auditoría de cambios presupuestarios

Con Proyectos​

  • Proyectos pueden tener múltiples versiones
  • Seguimiento de cambios en alcance
  • Impacto en cronograma

Mejores Prácticas​

✅ Recomendaciones​

  • Documentar claramente razón de cada versión
  • Mantener nomenclatura consistente (1.0, 2.0, etc.)
  • Aprobar formalmente antes de activar
  • Comunicar cambios a stakeholders
  • Archivar documentos de soporte
  • No crear versiones innecesarias
  • Revisar impacto antes de activar

⚠️ Advertencias​

  • No activar sin aprobar primero
  • No eliminar versiones históricas
  • Verificar impacto en compromisos existentes
  • Documentar todos los cambios significativos
  • No hacer cambios menores que no justifiquen versión
  • Mantener trazabilidad completa

Casos de Uso Comunes​

Caso 1: Suplemento Presupuestario​

Situación: Proyecto requiere fondos adicionales

Proceso:

  1. Crear versión 2.0 desde 1.0
  2. Agregar nuevas partidas o incrementar existentes
  3. Documentar justificación
  4. Aprobar suplemento
  5. Activar nueva versión
  6. Disponibilidad aumenta automáticamente

Caso 2: Redistribución​

Situación: Cambiar fondos entre partidas sin cambiar total

Proceso:

  1. Crear versión 2.0
  2. Incrementar partidas necesarias
  3. Decrementar partidas con exceso
  4. Total permanece igual
  5. Documentar razones
  6. Aprobar y activar

Caso 3: Reducción Presupuestaria​

Situación: Recorte de presupuesto

Proceso:

  1. Crear versión 2.0
  2. Reducir o eliminar partidas
  3. Total disminuye
  4. Documentar impacto
  5. Revisar compromisos existentes
  6. Aprobar y activar con precaución

Auditoría y Trazabilidad​

Registro de Auditoría​

Sistema mantiene registro de:

  • Quién creó cada versión
  • Cuándo se creó
  • Qué cambió
  • Quién aprobó
  • Cuándo se activó
  • Período de vigencia

Consulta Histórica​

Permite responder:

  • ¿Cuál era el presupuesto en fecha X?
  • ¿Cuántas veces se ha modificado?
  • ¿Quién autorizó los cambios?
  • ¿Cuál fue el impacto de cada cambio?

Permisos Necesarios​

  • budget.version.view - Ver versiones
  • budget.version.create - Crear versiones
  • budget.version.edit - Editar borradores
  • budget.version.approve - Aprobar versiones
  • budget.version.activate - Activar versiones
  • budget.version.compare - Comparar versiones

Documentos Relacionados​

Otros Módulos​