📦 Unidades de Inventario
Descripción General
Las Unidades de Inventario representan instancias individuales de artículos en el sistema. Mientras que un Artículo (InventoryItem) define QUÉ es un producto, las Unidades representan cada pieza física individual con su propio código, número de serie, ubicación y estado.
Este sistema permite:
- ✅ Trazabilidad individual de cada unidad
- ✅ Seguimiento por número de serie o lote
- ✅ Asignación a empleados, proyectos, campos y pozos
- ✅ Conversión a activos fijos
- ✅ Historial completo de cada unidad
- ✅ Control de condición física
Conceptos Clave
Artículo vs Unidad
| Concepto | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Artículo (Item) | Definición del producto | "Bomba ESP GC6000" |
| Unidad | Instancia física individual | "BOMB-001-0001" con S/N: 12345 |
Ejemplo práctico:
Artículo: Tubo de 3" SCH 40
├── Unidad 1: TUB-001-0001 (Almacén Central)
├── Unidad 2: TUB-001-0002 (Asignado a Proyecto Libertad)
├── Unidad 3: TUB-001-0003 (Instalado en Pozo LIB-023)
└── Unidad 4: TUB-001-0004 (En mantenimiento)
Cómo Acceder
- Vaya a Inventario → Unidades de Inventario
- O desde el detalle de un artículo → Pestaña "Unidades"
Campos de una Unidad
Identificación
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Código | Identificador único generado automáticamente | PROD-001-0001 |
| Número de Serie | S/N del fabricante (opcional) | ESP-2025-12345 |
| Número de Lote | Lote de fabricación (opcional) | LOT-2025-A |
| Artículo | Item de inventario al que pertenece | Bomba ESP GC6000 |
Estado y Condición
| Campo | Valores Posibles | Descripción |
|---|---|---|
| Estado | AVAILABLE, ASSIGNED, IN_USE, MAINTENANCE, etc. | Estado operativo |
| Condición | NEW, EXCELLENT, GOOD, FAIR, POOR, DAMAGED | Condición física |
Estados disponibles:
- AVAILABLE: Disponible en almacén
- ASSIGNED: Asignada a empleado/proyecto
- IN_TRANSIT: En tránsito entre almacenes
- IN_USE: En uso activo
- MAINTENANCE: En mantenimiento/reparación
- DAMAGED: Dañada
- LOST: Perdida
- RETIRED: Dada de baja
- RESERVED: Reservada para uso futuro
- ACTIVE: Activo (para activos fijos)
Ubicación
| Campo | Descripción | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Almacén | Almacén donde se encuentra | Cuando está en almacén |
| Ubicación en Almacén | Pasillo, rack, nivel | Para localización precisa |
| Campo | Campo petrolero | Cuando está en operaciones |
| Pozo | Pozo específico | Cuando está instalado |
| Proyecto | Proyecto asignado | Cuando está en proyecto |
Asignación
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Empleado Asignado | Persona responsable | Juan Pérez |
| Proyecto Asignado | Proyecto donde se usa | Proyecto Libertad |
| Departamento | Departamento responsable | Producción |
| Pozo Asignado | Pozo donde está instalado | LIB-023 |
| Fecha de Asignación | Cuándo se asignó | 15/01/2025 |
| Fecha Esperada de Devolución | Cuándo debe regresar | 30/01/2025 |
Información de Activo (si aplica)
| Campo | Descripción | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Es Activo | Flag que indica si es activo fijo | Equipos capitalizables |
| Nombre del Activo | Nombre específico del activo | Bomba ESP Pozo LIB-023 |
| Categoría | Categoría de activo | Equipos de Levantamiento |
| Marca/Modelo | Fabricante y modelo | Weatherford / GC6000 |
Costos y Depreciación
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Costo de Adquisición | Costo original | $45,000.00 |
| Valor en Libros | Valor actual después de depreciación | $38,250.00 |
| Depreciación Acumulada | Total depreciado | $6,750.00 |
| Método de Depreciación | STRAIGHT_LINE, DECLINING_BALANCE, etc. | Línea Recta |
| Vida Útil | Años de vida útil | 10 años |
Crear Unidades de Inventario
Método 1: Desde Movimiento de Entrada
Flujo automático al recibir mercancía:
- Registre un movimiento de tipo ENTRADA
- Seleccione el artículo y cantidad
- El sistema crea automáticamente las unidades
- Cada unidad recibe un código único
Ejemplo:
Movimiento: MOV-IN-2025-045
Artículo: Bomba ESP GC6000
Cantidad: 3 unidades
Sistema crea automáticamente:
├── BOMB-001-0001
├── BOMB-001-0002
└── BOMB-001-0003
Método 2: Creación Manual
- Vaya a Inventario → Unidades de Inventario
- Click en "+ Nueva Unidad"
- Complete el formulario:
- Seleccione el artículo
- Ingrese número de serie (si aplica)
- Defina almacén y ubicación
- Establezca condición
- Ingrese costo de adquisición
- Click en "Guardar"
Operaciones con Unidades
Asignar Unidad
Cuándo usar: Entregar equipo/material a empleado o proyecto
Pasos:
- Busque la unidad (por código o serie)
- Click en "Asignar"
- Complete el formulario:
- Empleado: Persona responsable
- Proyecto: Proyecto destino (opcional)
- Departamento: Departamento (opcional)
- Campo/Pozo: Ubicación operativa (opcional)
- Fecha esperada de devolución: Cuándo debe regresar
- Condición: Estado físico al momento de asignar
- Notas: Observaciones
- Click en "Asignar"
Resultado:
- Estado cambia a ASSIGNED
- Se registra en historial
- Se crea movimiento automático
- Empleado/proyecto queda vinculado
Devolver Unidad
Cuándo usar: Cuando empleado/proyecto devuelve el equipo
Pasos:
- Busque la unidad asignada
- Click en "Devolver"
- Complete el formulario:
- Almacén destino: Dónde se guardará
- Ubicación: Ubicación específica
- Condición: Estado físico al devolver
- Devuelto por: Quién devuelve
- Recibido por: Quién recibe
- Notas: Observaciones o daños
- Click en "Devolver"
Resultado:
- Estado cambia a AVAILABLE
- Asignaciones se limpian
- Se registra en historial
- Se crea movimiento de devolución
Transferir Unidad
Cuándo usar: Mover unidad entre almacenes
Pasos:
- Busque la unidad
- Click en "Transferir"
- Complete:
- Almacén origen: De dónde sale
- Almacén destino: A dónde va
- Ubicación destino: Ubicación específica
- Motivo: Razón de la transferencia
- Click en "Transferir"
Resultado:
- Ubicación actualizada
- Movimiento de transferencia creado
- Historial registrado
Cambiar Estado
Cuándo usar: Actualizar estado operativo
Estados comunes:
- MAINTENANCE: Enviar a mantenimiento
- DAMAGED: Reportar daño
- LOST: Reportar pérdida
- RETIRED: Dar de baja
Pasos:
- Busque la unidad
- Click en "Cambiar Estado"
- Seleccione nuevo estado
- Ingrese razón y notas
- Click en "Guardar"
Seguimiento por Serie vs Lote
Seguimiento por Serie
Cuándo activar:
- Equipos costosos (>$5,000)
- Activos críticos
- Equipos con garantía individual
- Herramientas especializadas
Características:
- Cada unidad tiene número de serie único
- Trazabilidad individual completa
- Control estricto de ubicación
- Historial detallado por unidad
Ejemplo:
Artículo: Bomba ESP GC6000
├── Unidad 1: S/N ESP-2025-001 → Pozo LIB-023
├── Unidad 2: S/N ESP-2025-002 → Almacén Central
└── Unidad 3: S/N ESP-2025-003 → En mantenimiento
Seguimiento por Lote
Cuándo activar:
- Químicos
- Materiales con vencimiento
- Productos farmacéuticos
- Alimentos
- Materiales con certificación por lote
Características:
- Grupos de unidades con mismo lote
- Control de vencimiento
- Trazabilidad por lote de fabricación
- Retiro por lote en caso de problemas
Ejemplo:
Artículo: Aceite Hidráulico ISO 68
├── Lote A: LOT-2025-A (Vence: 31/12/2026) → 50 unidades
├── Lote B: LOT-2025-B (Vence: 28/02/2027) → 30 unidades
└── Lote C: LOT-2025-C (Vence: 30/04/2027) → 20 unidades
Conversión a Activo Fijo
Cuándo Convertir
Una unidad debe convertirse a activo fijo cuando:
- ✅ Valor > $1,000 (o umbral definido)
- ✅ Vida útil > 1 año
- ✅ Uso en operaciones (no para venta)
- ✅ Requiere depreciación contable
Proceso de Conversión
Pasos:
- Busque la unidad en inventario
- Click en "Convertir a Activo"
- Complete información del activo:
- Nombre del activo: Nombre específico
- Categoría: Categoría de activo
- Método de depreciación: STRAIGHT_LINE, etc.
- Vida útil: Años
- Valor de salvamento: Valor residual
- Fecha inicio depreciación: Cuándo empieza
- Click en "Convertir"
Resultado:
- Flag
isAsset= true - Se activa cálculo de depreciación
- Aparece en módulo de Activos
- Mantiene vínculo con item original
- Historial de conversión registrado
Ejemplo:
ANTES:
Unidad: BOMB-001-0001
Artículo: Bomba ESP GC6000
Estado: AVAILABLE
Costo: $45,000
DESPUÉS:
Activo: BOMB-001-0001
Nombre: Bomba ESP Pozo LIB-023
Categoría: Equipos de Levantamiento
Valor en Libros: $45,000
Depreciación: Línea Recta, 10 años
Historial de Unidades
Cada unidad mantiene un historial completo de eventos:
Tipos de Eventos
| Evento | Descripción | Cuándo ocurre |
|---|---|---|
| CREATION | Creación de la unidad | Al crear o recibir |
| ASSIGNMENT | Asignación | Al asignar a empleado/proyecto |
| RETURN | Devolución | Al devolver al almacén |
| TRANSFER | Transferencia | Al mover entre almacenes |
| STATUS_CHANGE | Cambio de estado | Al cambiar estado |
| CONDITION_CHANGE | Cambio de condición | Al actualizar condición física |
| CONVERSION | Conversión a activo | Al convertir a activo fijo |
| MAINTENANCE | Mantenimiento | Al enviar a mantenimiento |
| INSTALLATION | Instalación | Al instalar en pozo |
| REMOVAL | Remoción | Al remover de pozo |
Ver Historial
- Abra el detalle de la unidad
- Vaya a la pestaña "Historial"
- Verá todos los eventos ordenados cronológicamente
Información mostrada:
- Fecha y hora del evento
- Tipo de evento
- Estado anterior → Estado nuevo
- Ubicación anterior → Ubicación nueva
- Usuario que realizó la acción
- Notas y observaciones
Operaciones Masivas
Asignación Masiva
Cuándo usar: Asignar múltiples unidades a un proyecto
Pasos:
- Vaya a Unidades de Inventario
- Filtre las unidades disponibles
- Seleccione múltiples unidades (checkbox)
- Click en "Asignación Masiva"
- Complete:
- Proyecto destino
- Empleado responsable
- Fecha esperada de devolución
- Click en "Asignar Todas"
Resultado:
- Todas las unidades se asignan
- Se crean movimientos individuales
- Historial registrado para cada una
Devolución Masiva
Cuándo usar: Devolver múltiples unidades de un proyecto
Pasos:
- Filtre unidades asignadas a un proyecto
- Seleccione las unidades a devolver
- Click en "Devolución Masiva"
- Complete:
- Almacén destino
- Condición general
- Notas
- Click en "Devolver Todas"
Búsqueda y Filtros
Búsqueda Rápida
Buscar por:
- Código de unidad
- Número de serie
- Número de lote
- Nombre del artículo
Filtros Avanzados
| Filtro | Opciones | Uso |
|---|---|---|
| Estado | AVAILABLE, ASSIGNED, etc. | Ver unidades por estado |
| Condición | NEW, GOOD, FAIR, etc. | Ver por condición física |
| Artículo | Seleccionar item | Ver unidades de un artículo |
| Almacén | Seleccionar almacén | Ver unidades en un almacén |
| Empleado | Seleccionar empleado | Ver asignadas a empleado |
| Proyecto | Seleccionar proyecto | Ver asignadas a proyecto |
| Campo/Pozo | Seleccionar ubicación | Ver en operaciones |
| Es Activo | Sí/No | Ver solo activos fijos |
| Vencimiento | Rango de fechas | Ver próximas a vencer |
Casos de Uso
Caso 1: Asignar Herramientas a Empleado
Escenario: Técnico necesita herramientas para mantenimiento
Pasos:
- Buscar herramientas disponibles
- Filtrar por almacén más cercano
- Seleccionar las herramientas necesarias
- Asignación masiva al técnico
- Definir fecha de devolución (7 días)
Resultado: Técnico tiene herramientas asignadas, sistema alerta si no devuelve a tiempo
Caso 2: Instalar Bomba en Pozo
Escenario: Instalar bomba ESP en pozo petrolero
Pasos:
- Buscar bomba por número de serie
- Verificar que está disponible
- Convertir a activo fijo (si no lo es)
- Asignar a pozo específico
- Registrar instalación con fecha y profundidad
- Sistema actualiza ubicación y estado
Resultado: Bomba instalada, trazabilidad completa, depreciación activa
Caso 3: Rastrear Equipo Perdido
Escenario: Equipo no aparece en inventario físico
Pasos:
- Buscar equipo por código o serie
- Ver historial completo
- Identificar última ubicación y responsable
- Verificar última asignación
- Contactar al último responsable
- Si no aparece, cambiar estado a LOST
Resultado: Trazabilidad completa, responsable identificado
Caso 4: Control de Vencimientos
Escenario: Revisar químicos próximos a vencer
Pasos:
- Filtrar por tipo: Químicos
- Filtrar por vencimiento: Próximos 30 días
- Ver lista de unidades por lote
- Priorizar uso de lotes más antiguos
- Crear requisición para reposición
Resultado: Evitar pérdidas por vencimiento
Reportes Disponibles
Reporte de Unidades por Estado
Muestra distribución de unidades por estado operativo:
- Total por estado
- Valor por estado
- Gráfico de distribución
Reporte de Asignaciones
Lista de todas las unidades asignadas:
- Por empleado
- Por proyecto
- Por departamento
- Próximas a vencer devolución
Reporte de Ubicaciones
Distribución de unidades por ubicación:
- Por almacén
- Por campo
- Por pozo
- Mapa de distribución
Reporte de Vencimientos
Unidades con fecha de vencimiento:
- Vencidas
- Por vencer (30, 60, 90 días)
- Por lote
Consejos Útiles
Para Control de Unidades
✅ Asigne códigos únicos a todas las unidades
✅ Use números de serie para equipos costosos
✅ Registre inmediatamente asignaciones y devoluciones
✅ Verifique condición al recibir devoluciones
✅ Mantenga actualizado el historial
Para Trazabilidad
✅ Active seguimiento por serie para activos críticos
✅ Use seguimiento por lote para materiales con vencimiento
✅ Documente cambios de condición
✅ Revise historial antes de asignar
✅ Audite periódicamente ubicaciones
Para Activos
✅ Convierta a activo equipos capitalizables
✅ Configure depreciación correctamente
✅ Asigne a ubicaciones operativas
✅ Registre mantenimientos con repuestos
✅ Actualice valor en libros mensualmente
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre Artículo y Unidad?
El Artículo es la definición del producto (qué es), mientras que la Unidad es cada instancia física individual (cada pieza específica con su propio código y ubicación).
¿Cuándo debo usar seguimiento por serie?
Use seguimiento por serie para equipos costosos (>$5,000), activos críticos, o equipos con garantía individual. Cada unidad tendrá su propio número de serie único.
¿Puedo asignar una unidad a múltiples empleados?
No. Una unidad solo puede estar asignada a un empleado a la vez. Si necesita compartir, debe devolver y reasignar.
¿Qué pasa si no devuelven una unidad a tiempo?
El sistema genera alertas automáticas cuando se pasa la fecha esperada de devolución. Puede ver el reporte de "Devoluciones Pendientes" para hacer seguimiento.
¿Cómo corrijo una asignación incorrecta?
Debe devolver la unidad primero (esto revierte la asignación) y luego asignar correctamente al empleado/proyecto correcto.
¿Puedo convertir una unidad de activo a inventario normal?
No es recomendable. Una vez convertida a activo fijo, debe mantener ese estatus por temas contables y de depreciación. Consulte con contabilidad antes de hacer cambios.
¿Cómo sé si una unidad está disponible para asignar?
Busque unidades con estado AVAILABLE y verifique que no tengan asignaciones activas. El campo "Disponible" debe ser > 0.
¿Puedo tener la misma unidad en múltiples almacenes?
No. Una unidad física solo puede estar en un almacén a la vez. Use transferencias para mover entre almacenes.