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🔄 Conversión de Inventario a Activos Fijos

Descripción General​

El sistema permite convertir unidades de inventario en activos fijos cuando cumplen los criterios de capitalización. Esta funcionalidad mantiene la trazabilidad completa desde la compra hasta la gestión como activo depreciable.

¿Cuándo Convertir a Activo Fijo?​

Criterios de Capitalización​

Una unidad de inventario debe convertirse a activo fijo cuando cumple TODOS estos criterios:

CriterioDescripciónEjemplo
ValorCosto ≥ umbral definido (típicamente $1,000)Bomba ESP: $45,000 ✅
Vida ÚtilVida útil esperada > 1 añoBomba: 10 años ✅
Uso OperativoSe usa en operaciones, no para ventaInstalada en pozo ✅
TangibleBien físico tangibleEquipo físico ✅

Ejemplos de Conversión​

✅ DEBEN convertirse a activo:

  • Bombas ESP (>$10,000)
  • Compresores
  • Separadores
  • Tanques de almacenamiento
  • Vehículos
  • Equipos de perforación
  • Generadores eléctricos
  • Transformadores
  • Equipos de oficina (>$1,000)

❌ NO deben convertirse a activo:

  • Consumibles (químicos, lubricantes)
  • Repuestos de bajo valor
  • Herramientas manuales (<$1,000)
  • Materiales de construcción
  • Suministros de oficina

Métodos de Conversión​

Método 1: Conversión Individual​

Cuándo usar: Convertir una unidad específica

Pasos:

  1. Buscar la unidad

    • Vaya a Inventario → Unidades de Inventario
    • Busque por código o número de serie
    • Verifique que esté disponible

  2. Iniciar conversión

    • Click en el menú de acciones (⋮)
    • Seleccione "Convertir a Activo"
    • Se abre el formulario de conversión

  3. Completar información del activo

    Información Básica:

    • Nombre del activo: Nombre descriptivo específico
    • Descripción: Descripción detallada del activo
    • Categoría: Categoría de activo fijo
    • Marca: Fabricante (se hereda de la unidad)
    • Modelo: Modelo específico (se hereda)

    Información de Depreciación:

    • Método de depreciación:
      • STRAIGHT_LINE: Línea recta (más común)
      • DECLINING_BALANCE: Saldo decreciente
      • UNITS_OF_PRODUCTION: Unidades de producción
      • SUM_OF_YEARS: Suma de dígitos
    • Vida útil (años): Años de vida útil esperada
    • Vida útil (unidades): Para método de producción
    • Valor de salvamento: Valor residual al final
    • Fecha inicio depreciación: Cuándo empieza a depreciar

    Ubicación Inicial:

    • Almacén: Ubicación física (opcional)
    • Campo: Campo petrolero (opcional)
    • Proyecto: Proyecto asociado (opcional)

  4. Confirmar conversión

    • Click en "Convertir a Activo"
    • Sistema valida información
    • Se crea el activo fijo

Resultado:

  • ✅ Flag isAsset = true en la unidad
  • ✅ Se activa cálculo de depreciación
  • ✅ Aparece en módulo de Activos Fijos
  • ✅ Mantiene vínculo con item de inventario original
  • ✅ Se crea movimiento de salida automático
  • ✅ Historial de conversión registrado
  • ✅ Valor en libros = costo de adquisición

Ejemplo:

ANTES DE CONVERSIÓN:
Código: BOMB-001-0001
Artículo: Bomba ESP GC6000
Estado: AVAILABLE
Costo: $45,000.00
Almacén: Central

DESPUÉS DE CONVERSIÓN:
Código: BOMB-001-0001 (mismo)
Nombre Activo: Bomba ESP Pozo LIB-023
Es Activo: Sí
Categoría: Equipos de Levantamiento
Valor en Libros: $45,000.00
Depreciación: Línea Recta, 10 años
Valor Salvamento: $4,500.00
Depreciación Anual: $4,050.00

Método 2: Conversión desde Artículo​

Cuándo usar: Convertir todas las unidades de un artículo

Pasos:

  1. Ir al artículo

    • Vaya a Inventario → Artículos
    • Busque el artículo (ej: Bomba ESP GC6000)
    • Abra el detalle

  2. Iniciar conversión masiva

    • Click en "Convertir Unidades a Activos"
    • Se muestra lista de unidades disponibles

  3. Seleccionar unidades

    • Seleccione las unidades a convertir
    • Solo se muestran unidades AVAILABLE

  4. Configurar conversión

    • Complete información común para todas:
      • Categoría de activo
      • Método de depreciación
      • Vida útil
      • Valor de salvamento
    • Cada unidad puede tener nombre específico

  5. Confirmar conversión masiva

    • Click en "Convertir Todas"
    • Sistema procesa cada unidad

Resultado:

  • ✅ Múltiples activos creados
  • ✅ Configuración común aplicada
  • ✅ Historial individual para cada uno
  • ✅ Reporte de conversión generado

Método 3: Conversión en Lote (Batch)​

Cuándo usar: Convertir múltiples unidades de diferentes artículos

Pasos:

  1. Ir a conversión masiva

    • Vaya a Inventario → Conversión a Activos
    • Click en "Conversión en Lote"

  2. Cargar archivo

    • Descargue plantilla Excel
    • Complete información:
      • Código de unidad
      • Nombre del activo
      • Categoría
      • Método depreciación
      • Vida útil
      • Valor salvamento
    • Cargue archivo completado

  3. Validar datos

    • Sistema valida cada fila
    • Muestra errores si los hay
    • Corrija y vuelva a cargar

  4. Ejecutar conversión

    • Click en "Procesar Lote"
    • Sistema convierte todas las unidades
    • Genera reporte de resultados

Resultado:

  • ✅ Conversión masiva eficiente
  • ✅ Reporte detallado de éxitos/errores
  • ✅ Log de conversión para auditoría

Métodos de Depreciación​

1. Línea Recta (STRAIGHT_LINE)​

Más común y simple

Fórmula:

Depreciación Anual = (Costo - Valor Salvamento) / Vida Útil

Ejemplo:

Costo: $45,000
Valor Salvamento: $4,500
Vida Útil: 10 años

Depreciación Anual = ($45,000 - $4,500) / 10 = $4,050/año

Año 1: Valor en Libros = $45,000 - $4,050 = $40,950
Año 2: Valor en Libros = $40,950 - $4,050 = $36,900
...
Año 10: Valor en Libros = $8,550 - $4,050 = $4,500

Cuándo usar:

  • Equipos con uso constante
  • Vehículos
  • Mobiliario
  • Equipos de oficina

2. Saldo Decreciente (DECLINING_BALANCE)​

Depreciación acelerada

Fórmula:

Tasa = (1 / Vida Útil) × Factor (típicamente 2)
Depreciación Anual = Valor en Libros × Tasa

Ejemplo:

Costo: $45,000
Vida Útil: 10 años
Factor: 2 (doble saldo decreciente)
Tasa: 20%

Año 1: Depreciación = $45,000 × 20% = $9,000
        Valor en Libros = $36,000
Año 2: Depreciación = $36,000 × 20% = $7,200
        Valor en Libros = $28,800
...

Cuándo usar:

  • Equipos tecnológicos (obsolescencia rápida)
  • Vehículos de alta depreciación inicial
  • Equipos con mayor desgaste inicial

3. Unidades de Producción (UNITS_OF_PRODUCTION)​

Basado en uso real

Fórmula:

Tasa por Unidad = (Costo - Valor Salvamento) / Unidades Totales
Depreciación = Unidades Usadas × Tasa por Unidad

Ejemplo:

Costo: $45,000
Valor Salvamento: $4,500
Unidades Totales: 100,000 barriles
Tasa: ($45,000 - $4,500) / 100,000 = $0.405/barril

Mes 1: Producción = 8,500 barriles
       Depreciación = 8,500 × $0.405 = $3,442.50

Cuándo usar:

  • Bombas (barriles bombeados)
  • Vehículos (kilómetros recorridos)
  • Equipos de producción (unidades producidas)

4. Suma de Dígitos (SUM_OF_YEARS)​

Depreciación acelerada alternativa

Fórmula:

Suma = n(n+1)/2  donde n = vida útil
Factor Año X = (Vida Útil - Año + 1) / Suma
Depreciación = (Costo - Salvamento) × Factor

Ejemplo:

Costo: $45,000
Valor Salvamento: $4,500
Vida Útil: 10 años
Suma: 10(11)/2 = 55

Año 1: Factor = 10/55 = 18.18%
       Depreciación = $40,500 × 18.18% = $7,363
Año 2: Factor = 9/55 = 16.36%
       Depreciación = $40,500 × 16.36% = $6,626
...

Cuándo usar:

  • Equipos con mayor productividad inicial
  • Alternativa a saldo decreciente

Cálculo de Depreciación​

Cálculo Manual​

  1. Calcular depreciación de un activo

    • Vaya a Activos → Detalle del activo
    • Click en "Calcular Depreciación"
    • Sistema muestra:
      • Depreciación del período
      • Depreciación acumulada
      • Valor en libros actualizado

  2. Actualizar depreciación

    • Click en "Actualizar Depreciación"
    • Sistema guarda los valores calculados
    • Se registra en historial

Cálculo Automático Mensual​

Configuración:

  1. Vaya a Configuración → Activos
  2. Active "Cálculo Automático de Depreciación"
  3. Configure:
    • Día del mes para cálculo (ej: día 1)
    • Notificaciones
    • Aprobación automática

Proceso automático:

  • Sistema ejecuta el primer día del mes
  • Calcula depreciación de todos los activos
  • Actualiza valores en libros
  • Genera reporte mensual
  • Envía notificaciones

Cálculo Masivo​

Cuándo usar: Fin de mes, cierre contable

Pasos:

  1. Vaya a Activos → Depreciación
  2. Click en "Calcular Todas las Depreciaciones"
  3. Seleccione período (mes/año)
  4. Click en "Calcular"
  5. Revise resultados
  6. Click en "Actualizar Todas"

Resultado:

  • ✅ Todos los activos actualizados
  • ✅ Reporte de depreciación generado
  • ✅ Listo para cierre contable

Historial de Conversión​

Ver Historial​

  1. Vaya a Inventario → Conversión a Activos
  2. Click en "Historial de Conversiones"
  3. Verá lista de todas las conversiones

Información mostrada:

  • Fecha de conversión
  • Unidad convertida (código)
  • Artículo original
  • Nombre del activo
  • Categoría
  • Valor inicial
  • Usuario que convirtió
  • Método de depreciación

Filtros de Historial​

  • Por fecha de conversión
  • Por usuario
  • Por categoría de activo
  • Por método de depreciación
  • Por rango de valor

Integración con Contabilidad​

Asientos Contables​

Al convertir a activo, el sistema puede generar asientos automáticos:

Asiento de capitalización:

DEBE: Activos Fijos - [Categoría]     $45,000
HABER: Inventario - [Artículo]        $45,000

Asiento de depreciación mensual:

DEBE: Gasto por Depreciación          $337.50
HABER: Depreciación Acumulada         $337.50

Configuración Contable​

  1. Vaya a Configuración → Contabilidad
  2. Sección "Activos Fijos"
  3. Configure cuentas contables:
    • Cuenta de activos fijos por categoría
    • Cuenta de depreciación acumulada
    • Cuenta de gasto por depreciación
    • Cuenta de inventario

Reportes de Conversión​

Reporte de Conversiones del Período​

Información:

  • Total de conversiones
  • Valor total capitalizado
  • Distribución por categoría
  • Métodos de depreciación usados
  • Usuarios que convirtieron

Reporte de Activos Convertidos​

Información:

  • Lista de activos convertidos desde inventario
  • Artículo original
  • Fecha de conversión
  • Valor inicial vs valor actual
  • Depreciación acumulada

Reporte de Depreciación​

Información:

  • Depreciación del período
  • Depreciación acumulada total
  • Valor en libros total
  • Por categoría
  • Por método de depreciación

Casos de Uso​

Caso 1: Convertir Bomba ESP Recién Comprada​

Escenario: Se recibió bomba ESP nueva para instalar en pozo

Pasos:

  1. Recibir bomba en inventario (movimiento de entrada)
  2. Verificar costo: $45,000
  3. Convertir a activo:
    • Nombre: "Bomba ESP Pozo LIB-023"
    • Categoría: Equipos de Levantamiento
    • Método: Línea Recta
    • Vida útil: 10 años
    • Salvamento: $4,500
  4. Instalar en pozo LIB-023

Resultado: Bomba como activo, depreciación activa, instalada en pozo

Caso 2: Capitalizar Equipos de Oficina​

Escenario: Se compraron 10 laptops nuevas

Pasos:

  1. Recibir laptops en inventario
  2. Identificar las que cumplen umbral (>$1,000)
  3. Conversión masiva:
    • Categoría: Equipos de Cómputo
    • Método: Línea Recta
    • Vida útil: 3 años
    • Salvamento: 10% del costo
  4. Asignar a empleados

Resultado: 10 activos creados, asignados, depreciando

Caso 3: Convertir Vehículo con Depreciación Acelerada​

Escenario: Camioneta nueva para campo

Pasos:

  1. Recibir vehículo en inventario
  2. Convertir a activo:
    • Nombre: "Camioneta Toyota Hilux 2025"
    • Categoría: Vehículos
    • Método: Saldo Decreciente (factor 2)
    • Vida útil: 5 años
    • Salvamento: $5,000
  3. Asignar a departamento de producción

Resultado: Vehículo con depreciación acelerada inicial

Consejos Útiles​

Para Conversión​

✅ Verifique criterios de capitalización antes de convertir
✅ Use nombres descriptivos para los activos
✅ Configure depreciación correctamente desde el inicio
✅ Documente la conversión en notas
✅ Revise con contabilidad los métodos de depreciación

Para Depreciación​

✅ Calcule mensualmente para mantener valores actualizados
✅ Use método apropiado según tipo de activo
✅ Defina valor de salvamento realista
✅ Revise vida útil periódicamente
✅ Genere reportes para cierre contable

Para Trazabilidad​

✅ Mantenga vínculo con item de inventario original
✅ Registre conversión en historial
✅ Documente razón de la conversión
✅ Conserve documentos de compra originales
✅ Audite conversiones periódicamente

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo revertir una conversión a activo?​

No es recomendable por temas contables. Una vez convertido a activo, debe mantenerse así. Consulte con contabilidad antes de cualquier cambio.

¿Qué método de depreciación debo usar?​

Depende del tipo de activo. Para la mayoría, línea recta es apropiado. Para equipos tecnológicos, considere saldo decreciente. Para equipos de producción, unidades de producción.

¿Cuándo empieza a depreciar un activo?​

Desde la fecha de inicio de depreciación que configure. Típicamente es la fecha de puesta en servicio o instalación.

¿Puedo cambiar el método de depreciación después?​

Sí, pero debe justificarse contablemente y puede requerir ajustes retroactivos. Consulte con contabilidad.

¿Qué pasa con el inventario al convertir?​

Se crea un movimiento de salida automático. El item sigue existiendo en el catálogo, pero esa unidad específica ya no está en inventario regular.

¿Cómo afecta la conversión al costo promedio?​

No afecta el costo promedio del artículo. La unidad sale del inventario a su costo específico de adquisición.

¿Puedo convertir unidades asignadas?​

Es mejor devolver al almacén primero, convertir, y luego reasignar como activo. Esto mantiene la trazabilidad clara.

¿Qué valor uso: costo de adquisición o valor de mercado?​

Use el costo de adquisición (costo histórico). El valor de mercado no es relevante para la capitalización inicial.