🔧 Repuestos en Mantenimientos

Descripción General

El sistema integra el módulo de inventario con los mantenimientos de activos y vehículos, permitiendo:

• ✅ Registro automático de repuestos usados
• ✅ Descuento automático de stock
• ✅ Costeo preciso de mantenimientos
• ✅ Trazabilidad completa de repuestos
• ✅ Reportes de consumo
• ✅ Control de inventario de repuestos

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Flujo de Trabajo

Proceso Completo

1. Planificar Mantenimiento
   ↓
2. Identificar Repuestos Necesarios
   ↓
3. Verificar Disponibilidad en Inventario
   ↓
4. Registrar Mantenimiento con Repuestos
   ↓
5. Sistema Descuenta Stock Automáticamente
   ↓
6. Se Registra Costo en el Mantenimiento
   ↓
7. Trazabilidad Completa Mantenida

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Registrar Repuestos en Mantenimiento

Desde el Mantenimiento

Pasos:

1. Crear o editar mantenimiento

   • Vaya a Activos → Mantenimientos (o Flota → Mantenimientos)
   • Cree nuevo mantenimiento o edite existente
   • Complete información básica del mantenimiento

2. Agregar repuestos

   • En la sección "Repuestos Utilizados"
   • Click en "+ Agregar Repuesto"

3. Seleccionar repuesto

   • Artículo: Busque el repuesto en inventario
   • Almacén: Seleccione de dónde sale
   • Cantidad: Cantidad usada
   • Costo unitario: Se carga automáticamente (costo promedio)
   • Notas: Observaciones (opcional)

4. Verificar disponibilidad

   • Sistema muestra stock disponible
   • Si no hay suficiente, muestra alerta
   • Puede seleccionar otro almacén

5. Guardar repuesto

   • Click en "Agregar"
   • Repuesto se agrega a la lista
   • Puede agregar más repuestos

6. Completar mantenimiento

   • Click en "Guardar Mantenimiento"
   • Sistema ejecuta descuento de stock
   • Se registra costo total

Resultado:

• ✅ Stock descontado automáticamente
• ✅ Movimiento de salida creado
• ✅ Costo registrado en mantenimiento
• ✅ Trazabilidad completa
• ✅ Historial actualizado

Desde Inventario

Pasos:

1. Ir a registro de repuestos

   • Vaya a Inventario → Repuestos en Mantenimientos
   • Click en "+ Registrar Uso de Repuestos"

2. Seleccionar mantenimiento

   • Tipo: Activo o Vehículo
   • Mantenimiento: Busque el mantenimiento
   • Verifica que esté en estado apropiado

3. Agregar repuestos

   • Igual que el proceso anterior
   • Puede agregar múltiples repuestos

4. Guardar

   • Sistema vincula con el mantenimiento
   • Descuenta stock
   • Registra costos

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Tipos de Mantenimiento

Mantenimiento de Activos

Aplica a:

• Bombas ESP
• Compresores
• Separadores
• Generadores
• Equipos industriales

Ejemplo:

Mantenimiento: MANT-ACT-2025-045
Activo: Bomba ESP Pozo LIB-023
Tipo: Preventivo
Fecha: 28/01/2025

Repuestos utilizados:
├── Rodamiento SKF 6308 (2 unidades) → $450
├── Sello mecánico (1 unidad) → $850
├── Aceite ISO 68 (5 litros) → $125
└── Filtro de aceite (1 unidad) → $45
Total repuestos: $1,470

Mantenimiento de Vehículos

Aplica a:

• Camionetas
• Camiones
• Equipos móviles
• Maquinaria pesada

Ejemplo:

Mantenimiento: MANT-VEH-2025-123
Vehículo: Toyota Hilux (Placa: ABC-123)
Tipo: Preventivo (10,000 km)
Fecha: 28/01/2025

Repuestos utilizados:
├── Aceite motor 15W40 (6 litros) → $180
├── Filtro de aceite (1 unidad) → $25
├── Filtro de aire (1 unidad) → $35
├── Filtro de combustible (1 unidad) → $40
└── Pastillas de freno (1 juego) → $120
Total repuestos: $400

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Descuento Automático de Stock

Proceso Automático

Cuando se guarda un mantenimiento con repuestos:

1. Validación

   • Sistema verifica stock disponible
   • Verifica que almacén exista
   • Valida cantidades

2. Creación de movimiento

   • Tipo: EXIT (Salida)
   • Razón: MAINTENANCE_USE
   • Por cada repuesto se crea un movimiento
   • Se vincula con el mantenimiento

3. Descuento de stock

   • Stock se descuenta del almacén seleccionado
   • Se actualiza stock disponible
   • Se actualiza costo promedio (si aplica)

4. Registro de costo

   • Costo se registra en el mantenimiento
   • Se usa costo promedio ponderado
   • Se suma al costo total del mantenimiento

5. Trazabilidad

   • Movimiento vinculado al mantenimiento
   • Historial de la unidad actualizado
   • Registro en historial del activo/vehículo

Manejo de Stock Insuficiente

Si no hay suficiente stock:

1. Sistema muestra alerta:

   ⚠️ Stock insuficiente
   Repuesto: Filtro de aceite
   Requerido: 5 unidades
   Disponible: 2 unidades

2. Opciones:

   • Reducir cantidad requerida
   • Seleccionar otro almacén
   • Cancelar y reabastecer primero
   • Registrar como pendiente

3. Registro parcial:

   • Puede registrar lo disponible
   • Marcar resto como pendiente
   • Completar cuando llegue stock

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Costeo de Mantenimientos

Componentes del Costo

Componente	Descripción	Ejemplo
Mano de Obra	Costo de técnicos	$500
Repuestos	Costo de materiales	$1,470
Servicios Externos	Servicios contratados	$300
Otros	Costos adicionales	$50
Total	Suma de todos	$2,320

Cálculo Automático

Costo de repuestos:

Por cada repuesto:
Costo = Cantidad × Costo Unitario Promedio

Ejemplo:
Rodamiento SKF 6308
Cantidad: 2 unidades
Costo promedio: $225/unidad
Costo total: 2 × $225 = $450

Costo total del mantenimiento:

Total = Mano de Obra + Repuestos + Servicios + Otros

Ejemplo:
Mano de Obra: $500
Repuestos: $1,470
Servicios: $300
Otros: $50
Total: $2,320

Actualización de Costos

• Costos se actualizan automáticamente al agregar/quitar repuestos
• Se usa costo promedio vigente al momento del registro
• Cambios en inventario no afectan mantenimientos pasados

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Reportes de Consumo

Reporte de Consumo por Período

Información mostrada:

• Total de repuestos consumidos
• Valor total consumido
• Distribución por tipo de mantenimiento
• Top 10 repuestos más usados
• Tendencias de consumo

Filtros:

• Rango de fechas
• Tipo de mantenimiento (Activo/Vehículo)
• Activo/Vehículo específico
• Tipo de repuesto
• Almacén origen

Ejemplo:

Período: Enero 2025
Total consumido: $45,680

Por tipo:
├── Mantenimientos Preventivos: $28,400 (62%)
├── Mantenimientos Correctivos: $15,280 (33%)
└── Mantenimientos Predictivos: $2,000 (5%)

Top 5 repuestos:
1. Aceite motor 15W40: $5,400 (300 litros)
2. Rodamientos SKF: $4,500 (20 unidades)
3. Sellos mecánicos: $3,400 (4 unidades)
4. Filtros de aceite: $2,800 (112 unidades)
5. Pastillas de freno: $2,400 (20 juegos)

Reporte de Repuestos Más Usados

Información mostrada:

• Ranking de repuestos por cantidad
• Ranking por valor consumido
• Frecuencia de uso
• Activos/vehículos que más consumen

Uso:

• Planificación de compras
• Identificación de stock crítico
• Optimización de inventario

Reporte de Consumo por Activo

Información mostrada:

• Activo/vehículo específico
• Historial de repuestos usados
• Costo total de repuestos
• Tendencia de consumo
• Próximos mantenimientos

Ejemplo:

Activo: Bomba ESP Pozo LIB-023
Período: Últimos 12 meses

Total repuestos: $18,450
Mantenimientos: 4

Repuestos más usados:
├── Rodamientos: $6,000 (8 unidades)
├── Sellos mecánicos: $5,100 (6 unidades)
├── Aceite ISO 68: $3,200 (80 litros)
└── Filtros: $1,150 (23 unidades)

Próximo mantenimiento: 15/03/2025
Repuestos estimados: $4,500

Reporte de Consumo por Proyecto

Información mostrada:

• Proyecto específico
• Repuestos consumidos en mantenimientos del proyecto
• Costo total
• Distribución por activo

Uso:

• Control de costos por proyecto
• Facturación a cliente
• Análisis de rentabilidad

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Gestión de Repuestos Críticos

Identificar Repuestos Críticos

Criterios:

• Alto consumo mensual
• Tiempo de entrega largo
• Proveedor único
• Costo elevado
• Impacto operativo alto

Ejemplo de repuestos críticos:

• Rodamientos especiales de bombas ESP
• Sellos mecánicos de alta presión
• Válvulas de seguridad certificadas
• Sensores especializados

Stock de Seguridad

Configuración:

1. Vaya al detalle del artículo
2. Configure:
   • Stock mínimo: Nivel de alerta
   • Punto de reorden: Cuándo comprar
   • Cantidad a pedir: Cuánto comprar
   • Lead time: Tiempo de entrega

Ejemplo:

Repuesto: Rodamiento SKF 6308
Consumo promedio: 8 unidades/mes
Lead time: 30 días
Stock de seguridad: 16 unidades (2 meses)

Configuración:
Stock mínimo: 16 unidades
Punto de reorden: 24 unidades
Cantidad a pedir: 40 unidades

Alertas Automáticas

Sistema genera alertas cuando:

• Stock ≤ stock mínimo
• Stock ≤ punto de reorden
• Repuesto crítico agotado
• Consumo anormal detectado

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Integración con Compras

Requisiciones Automáticas

Cuando stock llega al punto de reorden:

1. Sistema genera requisición automática

2. Incluye:

   • Repuesto necesario
   • Cantidad sugerida
   • Justificación (consumo histórico)
   • Prioridad (según criticidad)

3. Aprobador revisa y aprueba

4. Se convierte en orden de compra

Recepción de Repuestos

Al recibir orden de compra:

1. Movimiento de entrada automático
2. Stock actualizado
3. Costo promedio recalculado
4. Alertas cerradas
5. Disponible para mantenimientos

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Casos de Uso

Caso 1: Mantenimiento Preventivo de Bomba

Escenario: Mantenimiento programado de bomba ESP

Pasos:

1. Crear mantenimiento preventivo
2. Consultar plan de mantenimiento (repuestos requeridos)
3. Verificar stock en almacén
4. Agregar repuestos al mantenimiento:
   • 2 Rodamientos
   • 1 Sello mecánico
   • 5 Litros de aceite
   • 1 Filtro
5. Guardar mantenimiento
6. Sistema descuenta stock automáticamente

Resultado: Mantenimiento registrado, stock actualizado, costo calculado

Caso 2: Mantenimiento Correctivo sin Stock

Escenario: Bomba falló, no hay repuesto en stock

Pasos:

1. Crear mantenimiento correctivo
2. Intentar agregar repuesto
3. Sistema alerta: Stock insuficiente
4. Crear requisición urgente
5. Aprobar y generar OC
6. Recibir repuesto
7. Completar mantenimiento con repuesto

Resultado: Trazabilidad completa, tiempo de paro registrado

Caso 3: Análisis de Consumo para Presupuesto

Escenario: Preparar presupuesto anual de repuestos

Pasos:

1. Generar reporte de consumo anual
2. Identificar top 20 repuestos
3. Analizar tendencias
4. Calcular consumo proyectado
5. Agregar factor de seguridad (20%)
6. Preparar presupuesto

Resultado: Presupuesto basado en datos reales

Caso 4: Optimizar Inventario de Repuestos

Escenario: Reducir capital inmovilizado en inventario

Pasos:

1. Generar reporte de repuestos más usados
2. Identificar repuestos de baja rotación
3. Analizar repuestos obsoletos
4. Ajustar niveles de stock:
   • Aumentar críticos de alta rotación
   • Reducir no críticos de baja rotación
   • Eliminar obsoletos
5. Implementar cambios

Resultado: Inventario optimizado, capital liberado

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Consejos Útiles

Para Registro de Repuestos

✅ Registre inmediatamente después del mantenimiento
✅ Verifique stock antes de iniciar trabajo
✅ Use códigos correctos de repuestos
✅ Documente cantidades exactas usadas
✅ Revise costos calculados

Para Control de Stock

✅ Configure alertas para repuestos críticos
✅ Mantenga stock de seguridad adecuado
✅ Audite consumo mensualmente
✅ Identifique patrones de consumo anormal
✅ Optimice niveles periódicamente

Para Costeo

✅ Use costo promedio para valoración
✅ Incluya todos los repuestos usados
✅ Documente servicios externos
✅ Revise costos totales antes de cerrar
✅ Compare con presupuesto del mantenimiento

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Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa si registro un repuesto sin stock?

El sistema muestra alerta y no permite guardar. Debe primero recibir el repuesto en inventario o seleccionar otro almacén con stock.

¿Puedo modificar repuestos después de guardar el mantenimiento?

Sí, pero debe tener permisos. Al modificar, el sistema ajusta los movimientos de inventario y recalcula costos.

¿Cómo se calcula el costo de los repuestos?

Se usa el costo promedio ponderado vigente al momento del registro. Este costo se mantiene fijo para ese mantenimiento.

¿Puedo usar repuestos de diferentes almacenes?

Sí. Puede agregar repuestos de múltiples almacenes en el mismo mantenimiento. Cada uno genera su propio movimiento.

¿Qué pasa si el repuesto no está en el catálogo?

Debe primero crear el artículo en inventario, recibirlo, y luego podrá usarlo en mantenimientos.

¿Cómo rastreo qué mantenimientos usaron un repuesto específico?

Vaya al detalle del artículo, pestaña "Movimientos", filtre por razón "MAINTENANCE_USE". Verá todos los mantenimientos vinculados.

¿Puedo registrar repuestos en mantenimientos externos?

Sí. Aunque el mantenimiento sea externo, puede registrar los repuestos que usted proporcionó para el costeo correcto.

¿El sistema alerta cuando un repuesto crítico está bajo?

Sí, si configuró el repuesto como crítico y definió stock mínimo. Recibirá alertas automáticas.