🔔 Alertas de Stock y Reabastecimiento

Descripción General

El sistema de alertas de stock monitorea automáticamente los niveles de inventario y genera notificaciones cuando se requiere reabastecimiento. Esto ayuda a:

• ✅ Evitar quiebres de stock
• ✅ Mantener niveles óptimos de inventario
• ✅ Automatizar requisiciones de compra
• ✅ Reducir capital inmovilizado
• ✅ Mejorar disponibilidad de materiales

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Configuración de Niveles de Stock

Parámetros Clave

Parámetro	Descripción	Ejemplo
Stock Mínimo	Nivel que dispara alerta de stock bajo	50 unidades
Punto de Reorden	Nivel que dispara requisición automática	100 unidades
Stock Máximo	Nivel máximo recomendado	500 unidades
Cantidad a Pedir	Cantidad estándar de pedido	200 unidades
Lead Time	Tiempo de entrega del proveedor	15 días

Configurar Niveles

Por artículo:

1. Vaya a Inventario → Artículos
2. Seleccione el artículo
3. Click en "Editar"
4. Sección "Niveles de Stock":
   • Stock Mínimo: Nivel de alerta
   • Stock Máximo: Capacidad máxima
   • Punto de Reorden: Cuándo comprar
   • Cantidad a Pedir: Cuánto comprar
5. Click en "Guardar"

Cálculo recomendado:

Stock Mínimo = Consumo Diario × Lead Time
Punto de Reorden = Stock Mínimo + (Consumo Diario × Días de Seguridad)
Cantidad a Pedir = Consumo Mensual × Factor de Compra

Ejemplo:
Consumo diario: 5 unidades
Lead time: 15 días
Días de seguridad: 10 días

Stock Mínimo = 5 × 15 = 75 unidades
Punto de Reorden = 75 + (5 × 10) = 125 unidades
Cantidad a Pedir = 5 × 30 = 150 unidades

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Tipos de Alertas

1. Alerta de Stock Bajo (Amarilla)

Cuándo se genera:

• Stock Total ≤ Stock Mínimo
• Stock disponible bajo pero no crítico

Nivel: ⚠️ Advertencia

Acción recomendada:

• Revisar consumo reciente
• Planificar reabastecimiento
• Verificar órdenes pendientes

Ejemplo:

⚠️ Stock Bajo
Artículo: Tubo de 3" SCH 40
Stock actual: 45 unidades
Stock mínimo: 50 unidades
Acción: Planificar compra

2. Alerta de Stock Crítico (Roja)

Cuándo se genera:

• Stock Total = 0
• Stock disponible = 0

Nivel: 🔴 Crítico

Acción recomendada:

• Crear requisición urgente
• Buscar alternativas
• Notificar a usuarios

Ejemplo:

🔴 Stock Agotado
Artículo: Filtro de aceite
Stock actual: 0 unidades
Última salida: 25/01/2025
Acción: Requisición urgente

3. Alerta de Punto de Reorden (Azul)

Cuándo se genera:

• Stock Total ≤ Punto de Reorden
• Es momento de comprar

Nivel: ℹ️ Información

Acción recomendada:

• Crear requisición automática
• Revisar cantidad a pedir
• Verificar proveedor

Ejemplo:

ℹ️ Punto de Reorden Alcanzado
Artículo: Rodamiento SKF 6308
Stock actual: 18 unidades
Punto de reorden: 20 unidades
Cantidad sugerida: 40 unidades
Acción: Crear requisición

4. Alerta de Sobrestock (Naranja)

Cuándo se genera:

• Stock Total > Stock Máximo
• Capital inmovilizado excesivo

Nivel: ⚠️ Advertencia

Acción recomendada:

• Revisar niveles configurados
• Promover uso del artículo
• Considerar transferencia

Ejemplo:

⚠️ Sobrestock
Artículo: Válvula de compuerta 2"
Stock actual: 650 unidades
Stock máximo: 500 unidades
Exceso: 150 unidades
Valor inmovilizado: $15,000
Acción: Revisar niveles

5. Alerta de Próximo a Vencer

Cuándo se genera:

• Fecha de vencimiento ≤ 30 días
• Productos perecederos

Nivel: ⚠️ Advertencia

Acción recomendada:

• Priorizar uso
• Verificar rotación
• Considerar descarte

Ejemplo:

⚠️ Próximo a Vencer
Artículo: Aceite Hidráulico ISO 68
Lote: LOT-2024-A
Vence: 15/02/2025
Días restantes: 18 días
Stock: 45 litros
Acción: Priorizar uso

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Dashboard de Alertas

Acceder al Dashboard

1. Vaya a Inventario → Dashboard
2. Sección "Alertas de Stock"
3. Verá resumen de todas las alertas

Información Mostrada

Tarjetas de resumen:

• 🔴 Stock Agotado: Cantidad de artículos sin stock
• 🟡 Stock Bajo: Artículos por debajo del mínimo
• 🔵 Punto de Reorden: Artículos que requieren compra
• 🟠 Sobrestock: Artículos con exceso

Lista de alertas:

• Artículo afectado
• Tipo de alerta
• Stock actual vs nivel configurado
• Valor afectado
• Última actualización
• Acciones rápidas

Acciones Rápidas

Desde el dashboard puede:

• ✅ Crear requisición de compra
• ✅ Ver detalle del artículo
• ✅ Ver movimientos recientes
• ✅ Ajustar niveles de stock
• ✅ Transferir desde otro almacén
• ✅ Marcar como revisado

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Verificación de Stock Bajo

Verificación Manual

Pasos:

1. Vaya a Inventario → Alertas de Stock
2. Click en "Verificar Stock Bajo"
3. Sistema analiza todos los artículos
4. Genera reporte actualizado

Resultado:

• Lista de artículos con stock bajo
• Prioridad de reabastecimiento
• Sugerencias de compra
• Valor total afectado

Verificación Automática

Configuración:

1. Vaya a Configuración → Inventario
2. Sección "Alertas Automáticas"
3. Configure:
   • Frecuencia: Diaria, Semanal
   • Hora de ejecución: 8:00 AM
   • Notificar a: Usuarios/roles
   • Incluir en reporte: Tipos de alerta

Proceso automático:

• Sistema ejecuta verificación programada
• Genera reporte de alertas
• Envía notificaciones por email
• Actualiza dashboard

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Reportes de Stock

Reporte de Stock Bajo

Información incluida:

• Artículos con stock bajo o agotado
• Stock actual vs mínimo
• Días de inventario restantes
• Consumo promedio
• Valor afectado
• Prioridad de reabastecimiento

Filtros:

• Por almacén
• Por categoría
• Por criticidad
• Solo críticos

Ejemplo:

Reporte de Stock Bajo - 28/01/2025

Total artículos afectados: 23
Valor total: $125,450

Críticos (Stock = 0): 5 artículos
├── Filtro de aceite → $0
├── Sello mecánico 2" → $0
└── ...

Stock Bajo: 18 artículos
├── Tubo 3" SCH 40 → Stock: 45, Mín: 50
├── Rodamiento SKF → Stock: 12, Mín: 20
└── ...

Reporte de Sugerencias de Reorden

Información incluida:

• Artículos en punto de reorden
• Cantidad sugerida a pedir
• Proveedor recomendado
• Costo estimado
• Prioridad

Uso:

• Crear requisiciones masivas
• Planificar compras
• Presupuestar reabastecimiento

Ejemplo:

Sugerencias de Reorden - 28/01/2025

Total artículos: 15
Valor estimado: $45,680

Alta Prioridad (5 artículos):
1. Rodamiento SKF 6308
   Stock: 18 | Reorden: 20 | Pedir: 40 unidades
   Proveedor: SKF Venezuela
   Costo estimado: $9,000
   Lead time: 30 días

2. Sello mecánico 2"
   Stock: 3 | Reorden: 5 | Pedir: 10 unidades
   Proveedor: John Crane
   Costo estimado: $8,500
   Lead time: 45 días
...

Reporte de Próximos a Vencer

Información incluida:

• Artículos con fecha de vencimiento
• Días restantes
• Stock actual
• Valor en riesgo
• Recomendaciones

Filtros:

• Próximos 30 días
• Próximos 60 días
• Próximos 90 días
• Ya vencidos

Ejemplo:

Artículos Próximos a Vencer - 28/01/2025

Total artículos: 8
Valor en riesgo: $12,450

Vencen en 30 días (3 artículos):
├── Aceite ISO 68 (LOT-2024-A)
│   Vence: 15/02/2025 (18 días)
│   Stock: 45 litros
│   Valor: $1,125
│   Acción: Priorizar uso
...

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Requisiciones Automáticas

Configuración

Habilitar requisiciones automáticas:

1. Vaya a Configuración → Compras
2. Sección "Requisiciones Automáticas"
3. Active "Generar Requisiciones Automáticas"
4. Configure:
   • Trigger: Al alcanzar punto de reorden
   • Cantidad: Usar cantidad a pedir configurada
   • Aprobación: Automática o manual
   • Prioridad: Según criticidad del artículo

Proceso Automático

Cuando stock llega al punto de reorden:

1. Sistema detecta el nivel bajo
2. Genera requisición automáticamente:
   • Artículo y cantidad
   • Justificación (consumo histórico)
   • Proveedor sugerido
   • Prioridad calculada
3. Notifica al aprobador
4. Aprobador revisa y aprueba/rechaza
5. Se convierte en orden de compra

Ejemplo de requisición automática:

Requisición: REQ-2025-0234 (Automática)
Fecha: 28/01/2025
Estado: Pendiente de Aprobación

Artículo: Rodamiento SKF 6308
Cantidad solicitada: 40 unidades
Justificación: Stock alcanzó punto de reorden (20 unidades)
Consumo promedio: 8 unidades/mes
Stock actual: 18 unidades
Proveedor sugerido: SKF Venezuela
Costo estimado: $9,000
Prioridad: Alta

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Notificaciones

Canales de Notificación

Canal	Descripción	Uso
Email	Correo electrónico	Alertas importantes
Sistema	Notificación en la aplicación	Alertas en tiempo real
SMS	Mensaje de texto	Alertas críticas
WhatsApp	Mensaje WhatsApp	Alertas urgentes

Configurar Notificaciones

Por usuario:

1. Vaya a Perfil → Notificaciones
2. Sección "Inventario"
3. Configure:
   • Stock agotado: Email + Sistema
   • Stock bajo: Sistema
   • Punto de reorden: Email
   • Próximo a vencer: Email

Por rol:

1. Vaya a Configuración → Roles
2. Seleccione rol (ej: Encargado de Almacén)
3. Configure notificaciones predeterminadas

Frecuencia de Notificaciones

• Inmediata: Al detectar la condición
• Diaria: Resumen diario a las 8:00 AM
• Semanal: Resumen semanal los lunes
• Mensual: Reporte mensual el día 1

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Análisis de Consumo

Análisis de Tendencias

Información analizada:

• Consumo promedio diario/mensual
• Tendencia de consumo (creciente/decreciente)
• Estacionalidad
• Variabilidad

Uso:

• Ajustar niveles de stock
• Mejorar precisión de reorden
• Optimizar inventario

Ejemplo:

Artículo: Tubo de 3" SCH 40
Período: Últimos 12 meses

Consumo promedio: 150 unidades/mes
Tendencia: Creciente (+15% vs año anterior)
Estacionalidad: Mayor consumo en Q1 y Q3
Variabilidad: Alta (CV: 35%)

Recomendación:
- Aumentar stock mínimo a 100 unidades
- Aumentar punto de reorden a 200 unidades
- Considerar compras anticipadas en Q4

Análisis ABC

Clasificación de artículos:

Clase	Criterio	% Artículos	% Valor	Estrategia
A	Alto valor	20%	80%	Control estricto
B	Valor medio	30%	15%	Control moderado
C	Bajo valor	50%	5%	Control simple

Aplicación:

• Clase A: Revisión semanal, stock mínimo alto
• Clase B: Revisión quincenal, stock moderado
• Clase C: Revisión mensual, stock bajo

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Optimización de Inventario

Reducir Quiebres de Stock

Estrategias:

1. Ajustar niveles

   • Aumentar stock mínimo de críticos
   • Aumentar punto de reorden
   • Reducir lead time (negociar con proveedor)

2. Mejorar pronósticos

   • Analizar tendencias históricas
   • Considerar estacionalidad
   • Comunicación con áreas usuarias

3. Proveedores alternativos

   • Identificar proveedores backup
   • Negociar entregas rápidas
   • Mantener relaciones

Reducir Capital Inmovilizado

Estrategias:

1. Ajustar niveles

   • Reducir stock máximo
   • Reducir cantidad a pedir
   • Aumentar frecuencia de compra

2. Eliminar obsoletos

   • Identificar artículos sin movimiento
   • Liquidar o descartar
   • Actualizar catálogo

3. Mejorar rotación

   • FIFO/FEFO estricto
   • Promover uso de lentos
   • Transferir entre almacenes

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Casos de Uso

Caso 1: Prevenir Quiebre de Stock Crítico

Escenario: Rodamientos críticos llegando a stock mínimo

Pasos:

1. Sistema genera alerta de stock bajo
2. Encargado recibe notificación
3. Revisa consumo reciente (normal)
4. Crea requisición de compra
5. Aprueba y genera OC
6. Hace seguimiento a entrega

Resultado: Stock reabastecido antes de agotar

Caso 2: Gestionar Sobrestock

Escenario: Válvulas con exceso de inventario

Pasos:

1. Reporte muestra sobrestock de válvulas
2. Analizar causa (compra excesiva)
3. Ajustar niveles de stock
4. Promover uso en proyectos
5. Transferir exceso a otros almacenes
6. Actualizar cantidad a pedir

Resultado: Capital liberado, niveles optimizados

Caso 3: Evitar Pérdida por Vencimiento

Escenario: Químicos próximos a vencer

Pasos:

1. Alerta de próximo a vencer (30 días)
2. Identificar lote más antiguo
3. Priorizar uso de ese lote
4. Notificar a usuarios
5. Transferir a proyectos activos
6. Ajustar compras futuras

Resultado: Pérdida evitada

Caso 4: Implementar Requisiciones Automáticas

Escenario: Automatizar reabastecimiento de repuestos

Pasos:

1. Analizar consumo de top 20 repuestos
2. Configurar niveles óptimos
3. Activar requisiciones automáticas
4. Definir aprobadores
5. Monitorear primeros meses
6. Ajustar según resultados

Resultado: Reabastecimiento automático, menos quiebres

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Consejos Útiles

Para Configuración

✅ Base niveles en datos históricos de consumo
✅ Considere lead time del proveedor
✅ Ajuste periódicamente según cambios
✅ Diferencie por criticidad del artículo
✅ Documente criterios de configuración

Para Monitoreo

✅ Revise dashboard diariamente
✅ Actúe sobre alertas inmediatamente
✅ Analice tendencias semanalmente
✅ Audite niveles mensualmente
✅ Capacite al equipo en el sistema

Para Optimización

✅ Use análisis ABC para priorizar
✅ Elimine obsoletos regularmente
✅ Mejore rotación con FIFO/FEFO
✅ Negocie lead times con proveedores
✅ Automatice lo posible para eficiencia

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Preguntas Frecuentes

¿Cómo se calculan los niveles de stock recomendados?

Se basan en consumo histórico, lead time del proveedor, y variabilidad de la demanda. El sistema puede sugerir niveles óptimos basados en estos factores.

¿Con qué frecuencia se actualizan las alertas?

Las alertas se actualizan en tiempo real con cada movimiento de inventario. El dashboard se refresca automáticamente.

¿Puedo desactivar alertas para artículos específicos?

Sí. En la configuración del artículo, puede desactivar alertas o ajustar los niveles para que no generen alertas.

¿Las requisiciones automáticas requieren aprobación?

Depende de la configuración. Puede configurar aprobación automática para artículos de bajo valor o requerir aprobación manual para todos.

¿Cómo manejo artículos con demanda irregular?

Para artículos con alta variabilidad, aumente el stock de seguridad o use un factor de seguridad mayor al configurar los niveles.

¿Puedo recibir alertas solo para artículos críticos?

Sí. Configure notificaciones por categoría o marque artículos como críticos y configure alertas solo para esos.

¿Qué hago con artículos obsoletos que generan alertas?

Desactive las alertas para esos artículos o márquelos como descontinuados. Luego liquide o descarte el stock restante.

¿El sistema considera órdenes de compra pendientes?

Sí. Al calcular disponibilidad futura, el sistema considera órdenes de compra aprobadas y en tránsito.