💳 Préstamos - Guía Detallada
¿Qué son los Préstamos?
Los Préstamos son anticipos de dinero que la empresa otorga a sus empleados, los cuales se descuentan automáticamente de la nómina en cuotas mensuales. El sistema gestiona todo el ciclo: solicitud, aprobación, descuentos automáticos y seguimiento de pagos.
Objetivo del Módulo
El módulo de Préstamos permite:
- Registrar préstamos a empleados con diferentes tipos y condiciones
- Calcular cuotas automáticamente según monto y plazo
- Descontar automáticamente de la nómina
- Hacer seguimiento del progreso de pago
- Generar reportes de préstamos activos y pagados
- Controlar saldos pendientes por empleado
Tipos de Préstamos
El sistema soporta 4 tipos de préstamos:
| Tipo | Descripción | Uso Común |
|---|---|---|
| Personal | Préstamo general para necesidades personales | Gastos médicos, educación, vivienda |
| Adelanto de Sueldo | Anticipo del salario del mes | Emergencias, gastos imprevistos |
| Emergencia | Préstamo urgente por situación crítica | Accidentes, fallecimientos, desastres |
| Otro | Otros tipos de préstamos | Casos especiales |
Estados de un Préstamo
Un préstamo pasa por varios estados durante su ciclo de vida:
| Estado | Descripción | Acciones Disponibles |
|---|---|---|
| Pendiente | Préstamo creado, esperando aprobación | Aprobar, Cancelar |
| Activo | Aprobado, descuentos automáticos activos | Ver Detalle, Pausar, Cancelar |
| Pausado | Temporalmente suspendido | Reactivar, Cancelar |
| Pagado | Totalmente pagado | Solo visualización |
| Cancelado | Préstamo cancelado | Solo visualización |
Acceso al Módulo
- Haga clic en "Nómina" en el menú lateral
- Seleccione "Préstamos"
Interfaz Principal
Barra Superior
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Título | "Préstamos" |
| Botón "Descargar PDF" | Exportar lista de préstamos |
| Botón "+ Nuevo Préstamo" | Crear un nuevo préstamo |
Panel de Filtros
Cuatro filtros disponibles:
- Estado: Activo, Pagado, Cancelado, Pausado, Todos
- Tipo de Préstamo: Personal, Adelanto, Emergencia, Otro, Todos
- Fecha Inicio: Filtrar desde una fecha
- Fecha Fin: Filtrar hasta una fecha
Tabla de Préstamos (Desktop)
| Columna | Información |
|---|---|
| Código | Identificador único (ej: PRES-2024-001) |
| Empleado | Nombre del empleado |
| Tipo de Préstamo | Personal, Adelanto, Emergencia, Otro |
| Monto | Cantidad total del préstamo |
| Cuota | Monto de cada descuento mensual |
| Progreso | Cuotas pagadas / Total cuotas |
| Saldo Pendiente | Cantidad que falta por pagar |
| Estado | Chip de color según el estado |
| Acciones | Ver detalle (👁️) |
Vista Móvil
En dispositivos móviles, se muestran tarjetas con:
- Código del préstamo
- Nombre del empleado
- Estado (chip de color)
- Tipo de préstamo
- Monto total y cuota
- Progreso visual (barra de progreso)
- Saldo pendiente
- Botón "Ver"
Crear un Nuevo Préstamo
Paso 1: Acceder al Formulario
- Haga clic en "+ Nuevo Préstamo"
- Se abrirá una nueva página con el formulario
Paso 2: Información Básica
Código (Obligatorio)
- Formato recomendado:
PRES-YYYY-NNN - Ejemplos:
PRES-2024-001→ Primer préstamo de 2024PRES-2024-ADL-001→ Adelanto 001 de 2024
- Características: Único, alfanumérico
- Longitud: 5-20 caracteres
Empleado (Obligatorio)
- Seleccione el empleado que recibirá el préstamo
- Solo se muestran empleados activos
- El sistema verifica que no tenga préstamos activos pendientes
Tipo de Préstamo (Obligatorio)
Seleccione según la naturaleza del préstamo:
- Personal: Para necesidades generales
- Adelanto de Sueldo: Anticipo del salario
- Emergencia: Situaciones urgentes
- Otro: Casos especiales
Paso 3: Monto y Condiciones
Monto (Obligatorio)
- Cantidad total del préstamo
- Formato: Número decimal
- Ejemplo: 1500.00
- Validación: Debe ser mayor a 0
Moneda (Obligatorio)
Seleccione la moneda del préstamo:
- USD: Dólares estadounidenses
- VES: Bolívares
- EUR: Euros
Importante: La moneda debe coincidir con la moneda de la nómina para descuentos automáticos.
Número de Cuotas (Obligatorio)
- Cantidad de pagos mensuales
- Rango: 1 a 60 cuotas
- Ejemplos:
- 3 cuotas → Pago en 3 meses
- 12 cuotas → Pago en 1 año
- 24 cuotas → Pago en 2 años
Cálculo automático: El sistema calcula la cuota mensual:
Cuota Mensual = Monto Total / Número de Cuotas
Fecha del Primer Descuento (Obligatorio)
- Fecha en que se realizará el primer descuento
- Generalmente coincide con la próxima fecha de pago de nómina
- Ejemplo: Si hoy es 15/01/2024 y la nómina se paga el 31/01, seleccione 31/01/2024
Paso 4: Justificación
Motivo del Préstamo (Obligatorio)
- Descripción del motivo del préstamo
- Ejemplos:
- "Gastos médicos - cirugía"
- "Reparación de vivienda"
- "Matrícula escolar de hijos"
- "Emergencia familiar"
- Longitud: 10-500 caracteres
Paso 5: Documentos de Soporte (Opcional)
- Adjunte documentos que respalden la solicitud
- Tipos aceptados: PDF, imágenes, Word
- Ejemplos:
- Facturas médicas
- Presupuestos
- Cartas de solicitud
- Comprobantes
Paso 6: Resumen
Antes de guardar, el sistema muestra un resumen:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Empleado Seleccionado | Nombre del empleado |
| Monto Total | $1,500.00 |
| Número de Cuotas | 12 |
| Cuota Mensual | $125.00 |
| Fecha Primer Descuento | 31/01/2024 |
Paso 7: Guardar
- Revise el resumen
- Haga clic en "Crear Préstamo"
- El préstamo se crea en estado "Pendiente"
- Verá un mensaje de confirmación
Aprobar un Préstamo
Los préstamos deben ser aprobados antes de activar los descuentos automáticos.
Proceso de Aprobación
- Abra el detalle del préstamo (clic en ver 👁️)
- Revise la información:
- Datos del empleado
- Monto y condiciones
- Motivo del préstamo
- Documentos adjuntos
- Haga clic en "Aprobar Préstamo"
- Aparecerá un diálogo de confirmación:
- "¿Está seguro de aprobar este préstamo?"
- "Esta acción habilitará las deducciones automáticas en nómina"
- Haga clic en "Confirmar"
- El estado cambia a "Activo"
- Los descuentos se aplicarán automáticamente en las próximas nóminas
¿Quién Puede Aprobar?
Generalmente:
- Gerente de RRHH
- Gerente Financiero
- Director General
Depende de los permisos configurados en el sistema.
Descuentos Automáticos
¿Cómo Funcionan?
Una vez aprobado el préstamo:
En cada período de nómina, el sistema:
- Verifica si hay préstamos activos
- Calcula la cuota a descontar
- Aplica el descuento automáticamente
- Actualiza el saldo pendiente
- Registra el pago en el historial
Cuando se marca el período como pagado:
- Se confirma el descuento
- Se reduce el saldo del préstamo
- Se incrementa el contador de cuotas pagadas
- Si es la última cuota, el préstamo se marca como "Pagado"
Ejemplo de Descuento
Préstamo:
- Monto: $1,200
- Cuotas: 12
- Cuota mensual: $100
Nómina del Empleado:
Salario Base: $1,000
Bonificaciones: $ 200
---------------------------------
Bruto: $1,200
Deducciones SSO: $ 48
Descuento Préstamo: $ 100
---------------------------------
Neto a Pagar: $1,052
Después del Descuento:
- Cuotas pagadas: 1 de 12
- Saldo pendiente: $1,100
Ver Detalle de un Préstamo
Acceso
- En la lista de préstamos, haga clic en el ícono de ver (👁️)
- Se abrirá la página de detalle
Información Mostrada
La página tiene 3 pestañas:
Pestaña 1: Información del Préstamo
Datos Generales:
- Código del préstamo
- Estado (chip de color)
- Tipo de préstamo
- Fecha de creación
- Fecha de aprobación (si está aprobado)
Información del Empleado:
- Nombre completo
- Código de empleado
- Departamento
- Cargo
- Link al perfil del empleado
Detalles Financieros:
- Monto total
- Moneda
- Número de cuotas
- Cuota mensual
- Cuotas pagadas / Total
- Monto pagado
- Saldo pendiente
- Barra de progreso visual
Motivo:
- Descripción completa del motivo del préstamo
Documentos Adjuntos:
- Lista de archivos adjuntos
- Botones para descargar o ver
Pestaña 2: Historial de Pagos
Tabla con todos los descuentos realizados:
| Columna | Información |
|---|---|
| Número de Cuota | 1, 2, 3... |
| Período | Código del período de nómina |
| Fecha | Fecha del descuento |
| Monto | Cantidad descontada |
| Estado | Pagado |
Mensaje si no hay pagos: "No hay deducciones registradas aún. Las deducciones se aplicarán automáticamente en cada período de nómina."
Pestaña 3: Auditoría
Historial de cambios del préstamo:
- Fecha y hora
- Usuario que realizó la acción
- Acción (Creación, Aprobación, Cancelación)
- Detalles del cambio
Cancelar un Préstamo
Si necesita cancelar un préstamo:
Préstamo Pendiente (No Aprobado)
- Abra el detalle del préstamo
- Haga clic en "Cancelar"
- Confirme la acción
- El estado cambia a "Cancelado"
- No se realizarán descuentos
Préstamo Activo (Con Descuentos en Curso)
- Abra el detalle del préstamo
- Haga clic en "Cancelar Préstamo"
- Aparecerá un diálogo:
- "¿Está seguro de cancelar este préstamo?"
- "Se detendrán los descuentos automáticos"
- "El saldo pendiente quedará registrado"
- Confirme la acción
- El estado cambia a "Cancelado"
- Los descuentos futuros se detienen
- El historial de pagos anteriores se mantiene
Importante: Cancelar un préstamo no revierte los pagos ya realizados. Solo detiene los descuentos futuros.
Pausar un Préstamo
Si el empleado necesita suspender temporalmente los descuentos:
- Abra el detalle del préstamo
- Haga clic en "Pausar"
- Confirme la acción
- El estado cambia a "Pausado"
- Los descuentos se suspenden temporalmente
Reactivar un Préstamo Pausado
- Abra el detalle del préstamo pausado
- Haga clic en "Reactivar"
- Confirme la acción
- El estado vuelve a "Activo"
- Los descuentos se reanudan en la próxima nómina
Uso común: Empleado con licencia médica, suspensión temporal, o dificultades financieras temporales.
Casos de Uso Prácticos
Ejemplo 1: Préstamo Personal Estándar
Situación: Empleado necesita $2,400 para gastos médicos, pagaderos en 12 meses.
Pasos:
Crear préstamo:
- Código:
PRES-2024-001 - Empleado: Juan Pérez
- Tipo: Personal
- Monto: $2,400
- Moneda: USD
- Cuotas: 12
- Cuota mensual: $200 (calculado automáticamente)
- Fecha primer descuento: 31/01/2024
- Motivo: "Gastos médicos - cirugía programada"
- Adjuntar: Presupuesto médico PDF
- Código:
Aprobar:
- Gerente RRHH revisa
- Verifica capacidad de pago (salario > $200)
- Aprueba el préstamo
Descuentos automáticos:
- Enero 2024: $200 descontados
- Febrero 2024: $200 descontados
- ... (continúa cada mes)
- Diciembre 2024: $200 descontados (última cuota)
- Estado cambia a "Pagado"
Ejemplo 2: Adelanto de Sueldo
Situación: Empleado necesita $500 urgente, pagadero en 2 meses.
Pasos:
Crear préstamo:
- Código:
PRES-2024-ADL-001 - Empleado: María González
- Tipo: Adelanto de Sueldo
- Monto: $500
- Cuotas: 2
- Cuota mensual: $250
- Fecha primer descuento: 15/01/2024 (próxima quincena)
- Motivo: "Emergencia familiar"
- Código:
Aprobación rápida:
- Por ser adelanto, proceso expedito
- Aprobado en el mismo día
Pago rápido:
- Quincena 1: $250 descontados
- Quincena 2: $250 descontados
- Préstamo pagado en 1 mes
Ejemplo 3: Préstamo de Emergencia
Situación: Empleado tuvo accidente, necesita $1,000 inmediato, pagadero en 6 meses.
Pasos:
Crear préstamo:
- Código:
PRES-2024-EMG-001 - Empleado: Carlos Rodríguez
- Tipo: Emergencia
- Monto: $1,000
- Cuotas: 6
- Cuota mensual: $166.67
- Fecha primer descuento: 31/01/2024
- Motivo: "Accidente de tránsito - gastos médicos urgentes"
- Adjuntar: Informe médico, facturas
- Código:
Aprobación prioritaria:
- Por ser emergencia, aprobación inmediata
- Desembolso el mismo día
Seguimiento:
- Descuentos automáticos cada mes
- Empleado puede ver progreso en su perfil
Ejemplo 4: Pausar Préstamo por Licencia Médica
Situación: Empleado con préstamo activo debe tomar licencia médica sin goce de sueldo por 2 meses.
Pasos:
Pausar préstamo:
- Abrir detalle del préstamo
- Clic en "Pausar"
- Confirmar
Durante la licencia:
- No se generan descuentos
- Saldo pendiente se mantiene
- Cuotas pagadas no cambian
Al regresar:
- Reactivar préstamo
- Descuentos se reanudan
- Plazo se extiende automáticamente
Reportes y Análisis
Reporte de Préstamos Activos
- En la lista de préstamos, aplique filtro: Estado = Activo
- Haga clic en "Descargar PDF"
- Se genera un reporte con:
- Lista de todos los préstamos activos
- Empleado, monto, cuota, saldo pendiente
- Total de préstamos activos
- Suma de saldos pendientes
Uso: Control financiero, proyección de descuentos futuros.
Reporte de Préstamos por Empleado
- Vaya al perfil del empleado
- Pestaña "Préstamos"
- Verá:
- Historial completo de préstamos
- Préstamos activos
- Préstamos pagados
- Total prestado
- Total pagado
Uso: Evaluación de capacidad de endeudamiento, historial crediticio interno.
Análisis de Cartera
Métricas importantes:
- Total de préstamos activos: Cantidad de préstamos en curso
- Monto total prestado: Suma de todos los préstamos activos
- Descuentos mensuales proyectados: Suma de todas las cuotas
- Tasa de morosidad: Préstamos con problemas de pago
Integración con Otros Módulos
Nómina
- Los descuentos se aplican automáticamente en cada período
- Al marcar período como pagado, se registra el pago de la cuota
- El saldo del préstamo se actualiza
- Si es la última cuota, el préstamo se marca como "Pagado"
Empleados
- El historial de préstamos aparece en el perfil del empleado
- Se puede ver la capacidad de endeudamiento
- Útil para evaluaciones de desempeño y situación financiera
Finanzas
- Los préstamos son activos de la empresa
- Se pueden registrar como transacciones
- Útil para control de flujo de caja
Reportes
- Datos de préstamos alimentan reportes financieros
- Análisis de cartera de préstamos
- Proyecciones de recuperación
Mejores Prácticas
Para Administradores
✅ Establezca políticas claras
- Monto máximo por tipo de préstamo
- Plazo máximo de pago
- Requisitos de documentación
- Proceso de aprobación
Ejemplo de política:
Préstamo Personal:
- Máximo: 3 salarios mensuales
- Plazo: Hasta 24 meses
- Requiere: Carta de solicitud, justificación
Adelanto de Sueldo:
- Máximo: 1 salario mensual
- Plazo: Hasta 3 meses
- Requiere: Solicitud verbal
Emergencia:
- Máximo: 2 salarios mensuales
- Plazo: Hasta 12 meses
- Requiere: Documentación de emergencia
✅ Verifique capacidad de pago
- La cuota no debe exceder el 30% del salario neto
- Considere otros descuentos activos
- Revise historial de préstamos previos
Cálculo:
Salario Neto: $1,000
Máximo descuento (30%): $ 300
Otros descuentos: $ 50
Capacidad disponible: $ 250
✅ Documente todo
- Solicitud escrita del empleado
- Aprobación del supervisor
- Documentos de soporte
- Acuerdos firmados
✅ Revise periódicamente
- Cartera de préstamos activos
- Empleados con múltiples préstamos
- Préstamos con problemas de pago
- Tendencias de solicitudes
Para Empleados
✅ Solicite solo lo necesario
- Evalúe si realmente necesita el préstamo
- Considere otras opciones primero
- Calcule su capacidad de pago
✅ Planifique el pago
- Asegúrese de poder pagar las cuotas
- Considere gastos futuros
- No comprometa más del 30% de su salario
✅ Documente su solicitud
- Explique claramente el motivo
- Adjunte documentos de soporte
- Sea honesto en la justificación
✅ Comunique cambios
- Si tiene dificultades para pagar, comuníquelo
- Solicite pausar el préstamo si es necesario
- No deje que se acumulen problemas
Solución de Problemas
El préstamo no se descuenta de la nómina
Causas posibles:
- El préstamo no está aprobado
- El préstamo está pausado
- La fecha del primer descuento no ha llegado
- La moneda del préstamo no coincide con la nómina
Solución:
- Verifique el estado del préstamo (debe ser "Activo")
- Verifique la fecha del primer descuento
- Verifique que la moneda coincida
- Revise el detalle del período de nómina
El empleado no aparece en la lista de préstamos
Causa: El empleado está inactivo
Solución:
- Vaya al perfil del empleado
- Verifique que el estado sea "Activo"
- Si está inactivo, no puede recibir préstamos nuevos
No puedo aprobar un préstamo
Causa: No tiene permisos de aprobación
Solución:
- Contacte a su supervisor o gerente de RRHH
- Verifique sus permisos en el sistema
- Solo usuarios con rol de Gerente o superior pueden aprobar
El saldo pendiente no se actualiza
Causa: El período de nómina no se ha marcado como pagado
Solución:
- Los descuentos solo se confirman al marcar el período como pagado
- Vaya al detalle del período
- Haga clic en "Marcar como Pagado"
- El saldo del préstamo se actualizará
Descuentos duplicados
Causa: Error en el sistema o proceso manual incorrecto
Solución:
- Contacte soporte técnico inmediatamente
- No intente corregir manualmente
- Proporcione: ID del préstamo, ID del período, detalles del error
Preguntas Frecuentes
¿Puede un empleado tener múltiples préstamos activos?
Sí, pero se recomienda limitar a 1-2 préstamos simultáneos para no comprometer demasiado el salario.
¿Qué pasa si el empleado renuncia con préstamo activo?
Opciones:
- Descontar el saldo completo de la liquidación
- Acordar un plan de pago externo
- Condonar el saldo (según políticas de la empresa)
¿Se cobran intereses sobre los préstamos?
El sistema actual no calcula intereses automáticamente. Si la empresa cobra intereses, deben incluirse en el monto total al crear el préstamo.
¿Puedo cambiar el monto de la cuota después de aprobar?
No, las condiciones del préstamo son fijas una vez aprobado. Si necesita cambios, debe:
- Cancelar el préstamo actual
- Crear un nuevo préstamo con las nuevas condiciones
¿Qué pasa si el salario del empleado no alcanza para la cuota?
El sistema intentará descontar lo máximo posible. Si el salario es menor que la cuota, se recomienda:
- Pausar el préstamo temporalmente
- Renegociar las condiciones
- Extender el plazo para reducir la cuota
¿Cómo veo todos los préstamos de un empleado?
- Vaya al perfil del empleado
- Pestaña "Préstamos"
- Verá el historial completo
¿Los préstamos aparecen en el recibo de pago?
Sí, en la sección de deducciones aparecerá:
Descuento Préstamo PRES-2024-001: $200.00
Conclusión
El módulo de Préstamos es esencial para:
- Apoyar financieramente a los empleados
- Automatizar descuentos en nómina
- Controlar la cartera de préstamos
- Mantener historial completo de pagos
- Generar reportes para análisis financiero
Establezca políticas claras, verifique capacidad de pago, documente todo y haga seguimiento regular para un programa de préstamos exitoso y sostenible.