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💰 Períodos de Nómina - Guía Detallada

¿Qué son los Períodos de Nómina?​

Los Períodos de Nómina son ciclos de pago definidos en los que se calcula, aprueba y paga el salario de los empleados. Cada período representa un rango de fechas específico (semanal, quincenal o mensual) y contiene todas las entradas de pago individuales de los empleados.

Objetivo del Módulo​

El módulo de Períodos de Nómina permite:

  1. Crear y gestionar ciclos de pago (semanal, quincenal, mensual)
  2. Calcular automáticamente salarios, deducciones y bonificaciones
  3. Aprobar nóminas antes del pago
  4. Registrar pagos y generar recibos
  5. Controlar descuentos de préstamos automáticamente
  6. Generar reportes de nómina por período
  7. Generar transacciones financieras automáticamente al registrar pagos
  8. Mantener trazabilidad completa de cada pago con el módulo de finanzas

Ciclo de Vida de un Período de Nómina​

Un período pasa por varios estados desde su creación hasta el pago:

EstadoDescripciónAcciones Disponibles
BorradorPeríodo creado, sin entradas generadasEditar, Eliminar, Generar Entradas
CalculandoSistema está generando entradas de empleadosEsperar
Pendiente AprobaciónEntradas generadas, esperando revisiónVer Entradas, Editar Entradas, Aprobar
AprobadoNómina aprobada, lista para pagoVer Entradas, Registrar Pagos
PagadoPagos registrados, transacciones financieras generadasVer Entradas, Descargar Reportes
CanceladoPeríodo cancelado (no usado)Solo visualización

Acceso al Módulo​

  1. Haga clic en "Nómina" en el menú lateral
  2. Seleccione "Períodos"

Interfaz Principal​

Panel Superior - Estadísticas​

Al abrir el módulo, verá 4 tarjetas con métricas clave:

MétricaDescripción
Total Pagado Este AñoSuma de todos los pagos netos del año actual
Períodos PendientesCantidad de períodos en estado Pendiente Aprobación
Préstamos ActivosNúmero de préstamos con descuentos activos
Monto Total PréstamosSuma de saldos pendientes de todos los préstamos

Panel de Filtros​

Dos filtros disponibles:

  1. Estado: Borrador, Calculando, Pendiente Aprobación, Aprobado, Pagado
  2. Año: Últimos 5 años disponibles

Los filtros se aplican automáticamente al cambiar valores.

Tabla de Períodos (Desktop)​

ColumnaInformación
CódigoIdentificador único del período (ej: NOM-2024-01)
Nombre del PeríodoDescripción (ej: "Nómina Enero 2024")
Fecha InicioPrimer día del período
Fecha FinÚltimo día del período
Fecha de PagoDía programado para el pago
Total NetoMonto total a pagar (después de deducciones)
EmpleadosCantidad de empleados incluidos
EstadoChip de color según el estado
AccionesVer (👁️), Editar (✏️), Eliminar (🗑️)

Vista Móvil​

En dispositivos móviles, se muestran tarjetas con:

  • Código y nombre del período
  • Estado (chip de color)
  • Fechas de inicio, fin y pago
  • Total neto y cantidad de empleados
  • Botones de acción

Crear un Nuevo Período​

Paso 1: Abrir el Formulario​

  1. Haga clic en "+ Nuevo Período"
  2. Se abrirá un diálogo con el formulario

Paso 2: Información Básica​

Código (Obligatorio)​

  • Formato recomendado: NOM-YYYY-MM o NOM-YYYY-WW
  • Ejemplos:
    • NOM-2024-01 → Nómina Enero 2024
    • NOM-2024-Q1 → Nómina Quincena 1 de 2024
    • NOM-2024-W03 → Nómina Semana 3 de 2024
  • Características: Único, alfanumérico

Nombre del Período (Obligatorio)​

  • Ejemplos:
    • "Nómina Enero 2024"
    • "Quincena 1 - Enero 2024"
    • "Semana 3 - Enero 2024"
  • Características: Descriptivo, incluye mes/año

Tipo de Período (Obligatorio)​

Seleccione según la frecuencia de pago:

  • Semanal: Pago cada 7 días
  • Quincenal: Pago cada 15 días (dos veces al mes)
  • Mensual: Pago una vez al mes

Paso 3: Fechas​

Fecha Inicio (Obligatorio)​

  • Primer día del período laboral
  • Ejemplo: 01/01/2024

Fecha Fin (Obligatorio)​

  • Último día del período laboral
  • Debe ser posterior a la fecha inicio
  • Ejemplo: 31/01/2024

Fecha de Pago (Obligatorio)​

  • Día en que se realizará el pago
  • Generalmente es posterior a la fecha fin
  • Ejemplo: 05/02/2024

Validación: El sistema verifica que fecha fin > fecha inicio.

Paso 4: Información Financiera​

Moneda (Obligatorio)​

Seleccione la moneda de pago:

  • USD: Dólares estadounidenses
  • VES: Bolívares
  • EUR: Euros

Tasa de Cambio (Opcional)​

  • Solo si paga en moneda diferente a la base
  • Ejemplo: Si salarios están en USD pero paga en VES, ingrese la tasa
  • Formato: Número decimal (ej: 36.50)

Paso 5: Descripción (Opcional)​

  • Notas adicionales sobre el período
  • Ejemplo: "Incluye bono de fin de año" o "Período con ajuste salarial"

Paso 6: Guardar​

  1. Revise que los campos obligatorios estén completos
  2. Haga clic en "Guardar"
  3. El período se crea en estado "Borrador"
  4. Verá un mensaje de confirmación

Generar Entradas de Nómina​

Una vez creado el período, debe generar las entradas individuales de cada empleado.

¿Qué son las Entradas?​

Las entradas de nómina son los registros individuales de pago de cada empleado, que incluyen:

  • Salario base
  • Días trabajados
  • Horas extra
  • Bonificaciones
  • Deducciones (seguro social, préstamos, etc.)
  • Neto a pagar

Proceso de Generación​

  1. Abra el detalle del período (clic en el ícono de ver 👁️)
  2. Haga clic en "Generar Entradas"
  3. Aparecerá un diálogo de confirmación
  4. Haga clic en "Confirmar"
  5. El sistema:
    • Cambia el estado a "Calculando"
    • Busca todos los empleados activos
    • Calcula salario base según su cargo
    • Calcula días trabajados en el período
    • Aplica bonificaciones configuradas
    • Calcula deducciones (seguro, préstamos)
    • Genera una entrada por cada empleado
    • Cambia el estado a "Pendiente Aprobación"

Tiempo estimado: 5-30 segundos dependiendo de la cantidad de empleados.

Revisar y Editar Entradas​

Ver Entradas​

En el detalle del período, verá una tabla con todas las entradas:

ColumnaInformación
EmpleadoNombre y código del empleado
Salario BaseSalario mensual/quincenal/semanal
BrutoTotal de ingresos (base + bonos + horas extra)
DeduccionesTotal de descuentos
NetoCantidad a pagar (Bruto - Deducciones)
Estado de PagoPendiente / Pagado
AccionesVer detalle, Editar

Editar una Entrada​

Si necesita ajustar el pago de un empleado:

  1. Haga clic en el ícono de editar (✏️) en la entrada
  2. Se abrirá un diálogo con todos los campos editables:

Información Laboral​

  • Días Totales: Días del período
  • Días Trabajados: Días efectivamente trabajados
  • Horas Extra: Cantidad de horas extra
  • Monto Horas Extra: Valor a pagar por horas extra

Ingresos Adicionales​

  • Bonificación: Bonos por desempeño
  • Comisión: Comisiones de ventas
  • Bono Alimentación: Subsidio de comida
  • Bono Transporte: Subsidio de transporte
  • Otros Ingresos: Otros conceptos (especificar)

Deducciones Adicionales​

  • Otras Deducciones: Descuentos adicionales (especificar)
  1. Modifique los campos necesarios
  2. Haga clic en "Guardar"
  3. Los totales se recalculan automáticamente

Nota: Las deducciones de préstamos se calculan automáticamente y no se pueden editar manualmente.

Aprobar un Período​

Una vez revisadas todas las entradas:

  1. En el detalle del período, haga clic en "Aprobar"
  2. Aparecerá un diálogo de confirmación
  3. Revise el resumen:
    • Total de empleados
    • Total bruto
    • Total deducciones
    • Total neto a pagar
  4. Haga clic en "Confirmar"
  5. El estado cambia a "Aprobado"

Importante: Una vez aprobado, no se pueden editar las entradas. Si necesita cambios, debe crear un nuevo período.

Marcar como Pagado​

Después de realizar los pagos a los empleados:

  1. En el detalle del período, haga clic en "Marcar como Pagado"
  2. Aparecerá un diálogo de confirmación
  3. Importante: Esta acción:
    • Marca todas las entradas como pagadas
    • Procesa los descuentos de préstamos activos
    • Actualiza los saldos de préstamos
    • Genera el historial de pagos
  4. Haga clic en "Confirmar"
  5. El estado cambia a "Pagado"

Advertencia: Esta acción es irreversible. Asegúrese de haber realizado todos los pagos antes de marcar el período como pagado.

Descargar Reportes​

Reporte Completo del Período​

  1. En el detalle del período, haga clic en "Descargar PDF"
  2. Se genera un PDF con:
    • Información del período
    • Resumen financiero
    • Tabla de todas las entradas
    • Totales por concepto

Recibos Individuales​

Para generar el recibo de un empleado específico:

  1. En la tabla de entradas, haga clic en "Ver" (👁️)
  2. Se abrirá el detalle de la entrada
  3. Haga clic en "Descargar Recibo"
  4. Se genera un PDF con:
    • Información del empleado
    • Detalle de ingresos
    • Detalle de deducciones
    • Neto a pagar

Casos de Uso Prácticos​

Ejemplo 1: Crear Nómina Mensual​

Situación: Empresa paga mensualmente, último día hábil del mes.

Pasos:

  1. Crear período:

    • Código: NOM-2024-01
    • Nombre: "Nómina Enero 2024"
    • Tipo: Mensual
    • Fecha Inicio: 01/01/2024
    • Fecha Fin: 31/01/2024
    • Fecha Pago: 31/01/2024
    • Moneda: USD

  2. Generar entradas:

    • Clic en "Generar Entradas"
    • Esperar cálculo (15 segundos)
    • Revisar que todos los empleados estén incluidos

  3. Revisar entradas:

    • Verificar salarios base
    • Agregar bonificaciones si aplica
    • Verificar deducciones de préstamos

  4. Aprobar:

    • Clic en "Aprobar"
    • Confirmar totales

  5. Pagar y registrar:

    • Realizar transferencias bancarias
    • Clic en "Marcar como Pagado"
    • Descargar reportes para contabilidad

Ejemplo 2: Ajustar Pago por Inasistencias​

Situación: Un empleado faltó 3 días sin justificación.

Pasos:

  1. Localizar entrada:

    • Abrir detalle del período
    • Buscar al empleado en la tabla

  2. Editar entrada:

    • Clic en editar (✏️)
    • Días Totales: 30
    • Días Trabajados: 27 (30 - 3)
    • Guardar

  3. Resultado:

    • El sistema recalcula automáticamente
    • Salario proporcional: (Salario Base / 30) × 27
    • Neto ajustado

Ejemplo 3: Agregar Bono de Desempeño​

Situación: Empleado recibe bono de $500 por cumplir meta.

Pasos:

  1. Editar entrada del empleado
  2. Agregar bonificación:
    • Bonificación: 500
  3. Guardar
  4. Resultado:
    • Bruto aumenta en $500
    • Neto aumenta proporcionalmente (después de deducciones)

Ejemplo 4: Procesar Nómina Quincenal​

Situación: Empresa paga dos veces al mes.

Pasos:

Primera Quincena:

  • Código: NOM-2024-01-Q1
  • Nombre: "Quincena 1 - Enero 2024"
  • Tipo: Quincenal
  • Fecha Inicio: 01/01/2024
  • Fecha Fin: 15/01/2024
  • Fecha Pago: 15/01/2024

Segunda Quincena:

  • Código: NOM-2024-01-Q2
  • Nombre: "Quincena 2 - Enero 2024"
  • Tipo: Quincenal
  • Fecha Inicio: 16/01/2024
  • Fecha Fin: 31/01/2024
  • Fecha Pago: 31/01/2024

Nota: El salario base se divide automáticamente entre 2 para nóminas quincenales.

Cálculos Automáticos​

Salario Base​

El sistema calcula el salario base según el tipo de período:

Mensual:    Salario completo del cargo
Quincenal:  Salario del cargo / 2
Semanal:    Salario del cargo / 4

Días Trabajados​

Si un empleado no trabajó todos los días:

Salario Proporcional = (Salario Base / Días Totales) × Días Trabajados

Horas Extra​

Si el empleado tiene horas extra:

Valor Hora Normal = Salario Base / (Días Totales × 8)
Valor Hora Extra = Valor Hora Normal × 1.5
Monto Horas Extra = Horas Extra × Valor Hora Extra

Deducciones​

Seguro Social (ejemplo Venezuela):

SSO = Salario Bruto × 4%

Préstamos:

Descuento = Monto de Cuota del Préstamo
(Se descuenta automáticamente si el préstamo está activo)

Neto a Pagar​

Bruto = Salario Base + Bonificaciones + Horas Extra + Otros Ingresos
Deducciones = SSO + Préstamos + Otras Deducciones
Neto = Bruto - Deducciones

Integración con Otros Módulos​

Empleados​

  • Solo se incluyen empleados con estado "Activo"
  • El salario base se toma del campo "Salario" del empleado
  • La información personal se usa para los recibos

Préstamos​

  • Los préstamos activos se descuentan automáticamente
  • Al marcar el período como pagado, se registra el pago de la cuota
  • El saldo del préstamo se actualiza
  • Si es la última cuota, el préstamo se marca como "Pagado"

Finanzas​

Trazabilidad Financiera Automática​

Cuando se registra un pago de nómina:

  • ✅ Se genera automáticamente una transacción financiera por cada pago individual
  • ✅ Tipo: Gasto
  • ✅ Categoría: Nómina
  • ✅ Monto: Neto a pagar del empleado
  • ✅ Origen: payroll → PayrollPayment
  • ✅ Vinculación: La transacción se vincula al pago de nómina
  • ✅ Cuenta bancaria: Se descuenta del saldo de la cuenta seleccionada
  • ✅ Empleado: Se vincula al empleado que recibe el pago
  • ✅ Período: Se vincula al período de nómina

Beneficios de la Integración​

✅ No necesita registrar manualmente las transacciones en finanzas
✅ Trazabilidad completa de cada peso pagado en nómina
✅ Conciliación automática entre nómina y finanzas
✅ Reportes precisos de gastos de personal
✅ Auditoría facilitada con historial completo

Ver Transacciones de Nómina​

  1. Vaya a Finanzas → Transacciones
  2. Filtre por Módulo de Origen: Nómina
  3. Verá todas las transacciones generadas por pagos de nómina
  4. Haga clic en una transacción para ver:
    • Enlace al pago de nómina original
    • Empleado que recibió el pago
    • Período de nómina
    • Historial de aprobaciones

Ejemplo de Flujo Completo​

Situación: Pagar nómina de enero 2024 con 50 empleados.

Proceso:

  1. Crear período: "Nómina Enero 2024"
  2. Generar entradas: Sistema calcula 50 entradas
  3. Aprobar: Gerente revisa y aprueba
  4. Registrar pagos: Contador registra los 50 pagos
  5. Automáticamente:
    • Se generan 50 transacciones financieras
    • Cada transacción vinculada a su pago
    • Saldo de cuenta bancaria disminuye
    • Préstamos se descuentan y actualizan
    • Historial completo registrado

Resultado: Trazabilidad completa sin trabajo manual adicional.

Reportes​

  • Los datos de nómina alimentan reportes financieros
  • Análisis de costos de personal por período

Mejores Prácticas​

Planificación​

✅ Cree períodos con anticipación

  • Cree el período al menos 5 días antes de la fecha de pago
  • Esto da tiempo para revisión y correcciones

✅ Use nomenclatura consistente

NOM-YYYY-MM     → Nóminas mensuales
NOM-YYYY-MM-Q1  → Primera quincena
NOM-YYYY-MM-Q2  → Segunda quincena
NOM-YYYY-WXX    → Nóminas semanales

Revisión​

✅ Revise todas las entradas antes de aprobar

  • Verifique salarios base
  • Confirme bonificaciones
  • Valide deducciones de préstamos
  • Revise casos especiales (inasistencias, horas extra)

✅ Documente ajustes

  • Use el campo de descripción para notas importantes
  • Mantenga registro de bonos extraordinarios

Aprobación​

✅ Proceso de dos pasos

  1. Supervisor de RRHH revisa entradas
  2. Gerente Financiero aprueba período

✅ Verifique totales

  • Compare con presupuesto
  • Verifique disponibilidad de fondos
  • Confirme que los totales sean razonables

Pago​

✅ Marque como pagado solo después de pagar

  • No marque anticipadamente
  • Verifique que todas las transferencias se completaron
  • Guarde comprobantes de pago

✅ Genere reportes inmediatamente

  • Descargue PDF del período
  • Descargue recibos individuales
  • Envíe recibos a empleados

Solución de Problemas​

No puedo generar entradas​

Causa: No hay empleados activos

Solución:

  1. Vaya a "Empleados"
  2. Verifique que haya empleados con estado "Activo"
  3. Verifique que tengan salario asignado

Un empleado no aparece en las entradas​

Causas posibles:

  1. El empleado está inactivo
  2. El empleado no tiene salario asignado
  3. El empleado fue contratado después del período

Solución:

  1. Verifique el estado del empleado
  2. Asigne un salario en su perfil
  3. Ajuste las fechas del período si es necesario

Los totales no cuadran​

Causa: Ediciones manuales incorrectas

Solución:

  1. Revise cada entrada editada
  2. Verifique que los cálculos sean correctos
  3. Si es necesario, elimine el período y créelo nuevamente

No puedo aprobar el período​

Causa: Hay entradas sin revisar o con errores

Solución:

  1. Revise todas las entradas
  2. Corrija errores de cálculo
  3. Asegúrese de que todos los empleados tengan neto > 0

Los préstamos no se descontaron​

Causa: El período no se marcó como pagado

Solución:

  1. Los descuentos solo se procesan al marcar como pagado
  2. Haga clic en "Marcar como Pagado"
  3. Verifique en el detalle del préstamo que se registró el pago

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo editar un período después de aprobarlo?​

No, una vez aprobado no se puede editar. Si necesita cambios, debe:

  1. Cancelar el período actual (si no está pagado)
  2. Crear un nuevo período
  3. Generar entradas nuevamente

¿Cómo manejo empleados que entraron a mitad de período?​

  1. Genere las entradas normalmente
  2. Edite la entrada del empleado
  3. Ajuste "Días Trabajados" a los días reales
  4. El sistema calculará el salario proporcional

¿Puedo pagar en múltiples monedas?​

Cada período tiene una sola moneda. Si necesita pagar en diferentes monedas:

  1. Cree períodos separados por moneda
  2. O use la tasa de cambio para convertir

¿Qué pasa si marco como pagado por error?​

La acción es irreversible. Contacte soporte técnico para revertir, pero:

  • Los préstamos ya se habrán descontado
  • Puede causar inconsistencias en los saldos

¿Cómo veo el historial de nóminas de un empleado?​

  1. Vaya al perfil del empleado
  2. Pestaña "Nómina"
  3. Verá todos los períodos en los que participó

¿Puedo eliminar un período pagado?​

No, solo se pueden eliminar períodos en estado "Borrador". Los períodos pagados son permanentes para mantener el historial.

Conclusión​

El módulo de Períodos de Nómina es esencial para:

  • Automatizar cálculos de salarios y deducciones
  • Controlar el proceso de aprobación y pago
  • Integrar descuentos de préstamos automáticamente
  • Generar reportes para contabilidad y empleados
  • Mantener historial completo de pagos

Siga el flujo: Crear → Generar → Revisar → Aprobar → Pagar → Reportar, y mantenga registros precisos para un proceso de nómina eficiente y transparente.