📊 Integración Contable y Tesorería - Guía Detallada
Introducción
El módulo de Nómina se integra automáticamente con los módulos de Contabilidad y Tesorería (Finanzas) para mantener la información financiera sincronizada. Esta guía explica qué sucede detrás de escenas en cada etapa del proceso de nómina.
¿Por Qué es Importante?
Cuando se procesa una nómina, no solo se paga a los empleados. También se deben:
- Registrar el gasto en la contabilidad (reconocer la obligación)
- Registrar el pago en la contabilidad (cancelar la obligación)
- Actualizar los saldos bancarios en tesorería (reflejar la salida de dinero)
- Generar transacciones para trazabilidad financiera
El sistema automatiza todo esto sin intervención manual.
Resumen del Flujo Completo
┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. CREAR PERÍODO (Borrador) │
│ Sin impacto contable ni financiero │
└───────────────────────┬───────────────────────────────┘
↓
┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. GENERAR ENTRADAS (Calculando → Pendiente) │
│ Sin impacto contable ni financiero │
│ Solo se calculan los montos por empleado │
└───────────────────────┬───────────────────────────────┘
↓
┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. APROBAR PERÍODO │
│ ⭐ Se genera ASIENTO DE DEVENGO (contabilidad) │
│ Reconoce el gasto y la obligación de pago │
└───────────────────────┬───────────────────────────────┘
↓
┌───────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4. MARCAR COMO PAGADO │
│ ⭐ Se generan TRANSACCIONES (tesorería) │
│ ⭐ Se actualiza SALDO BANCARIO │
│ ⭐ Se genera ASIENTO DE PAGO (contabilidad) │
│ ⭐ Se procesan descuentos de PRÉSTAMOS │
└───────────────────────────────────────────────────────┘
Etapa 1: Crear Período y Generar Entradas
Estado: Borrador → Calculando → Pendiente Aprobación
En estas etapas:
- Se crea el período de nómina
- Se calculan los montos por empleado (salario, bonificaciones, deducciones)
- No hay impacto contable ni financiero
- Los montos son provisionales y pueden editarse
Etapa 2: Aprobar el Período - Asiento de Devengo
Estado: Pendiente Aprobación → Aprobado
¿Qué sucede al aprobar?
Cuando usted hace clic en "Aprobar", además de cambiar el estado del período, el sistema genera automáticamente un asiento de devengo (asiento contable). Este asiento reconoce:
- El gasto: Lo que la empresa debe pagar en sueldos
- Los aportes patronales: La contribución de la empresa a la seguridad social
- La obligación: Lo que se le debe a los empleados y al gobierno
Asiento de Devengo (Ejemplo)
Para un período con estas cifras:
- Salario bruto total: $50,000
- Deducciones de empleados (SSO 4% + RPE 0.5% + FAOV 1%): $2,750
- Aportes patronales (SSO 9% + RPE 0.5% + FAOV 1% = 10.5%): $5,250
- Retenciones ISLR: $500
- Neto a pagar: $46,750
| Cuenta | Debe | Haber | Descripción |
|---|---|---|---|
| Sueldos y Salarios (Gasto) | $50,000 | Gasto total en remuneraciones | |
| Aportes Patronales (Gasto) | $5,250 | Contribución patronal a seguridad social | |
| Seguridad Social por Pagar (Pasivo) | $8,000 | Empleado ($2,750) + Patronal ($5,250) | |
| Retenciones por Pagar (Pasivo) | $500 | ISLR retenido a empleados | |
| Remuneraciones por Pagar (Pasivo) | $46,750 | Neto pendiente de pago a empleados | |
| Total | $55,250 | $55,250 | Asiento cuadrado |
¿Qué significa cada línea?
- Sueldos y Salarios (Debe): Se registra el gasto por concepto de salarios. Este es el costo real para la empresa.
- Aportes Patronales (Debe): Se registra el gasto por las contribuciones que la empresa debe hacer al seguro social (SSO 9%, RPE 0.5%, FAOV 1%).
- Seguridad Social por Pagar (Haber): Se reconoce la deuda con el gobierno por las retenciones a empleados más los aportes patronales. Este monto se paga posteriormente a los organismos (IVSS, BANAVIH, etc.).
- Retenciones por Pagar (Haber): Se reconoce la deuda con el SENIAT por el ISLR retenido a los empleados.
- Remuneraciones por Pagar (Haber): Se reconoce la deuda con los empleados por el neto que se les debe pagar.
Tasas de Contribución
| Concepto | Empleado | Patronal | Total |
|---|---|---|---|
| SSO (Seguro Social Obligatorio) | 4% | 9% | 13% |
| RPE (Régimen Prestacional de Empleo) | 0.5% | 0.5% | 1% |
| FAOV (Fondo de Ahorro Obligatorio) | 1% | 1% | 2% |
| Total | 5.5% | 10.5% | 16% |
Verificación
Después de aprobar, puede verificar el asiento:
- Vaya al detalle del período
- Busque la sección de "Asiento de Devengo"
- Verá el código del asiento contable (ej:
JE-2025-0123) - Haga clic para ver el detalle completo en el módulo de Contabilidad
Etapa 3: Marcar como Pagado - Transacciones y Asiento de Pago
Estado: Aprobado → Pagado
¿Qué sucede al marcar como pagado?
Cuando usted hace clic en "Marcar como Pagado" y selecciona la cuenta bancaria de origen, el sistema ejecuta tres acciones simultáneas:
Acción 1: Generar Transacciones Financieras (Tesorería)
Por cada empleado del período, se genera una transacción financiera:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Código | TRX-2025-XXXX (auto-generado) |
| Tipo | Gasto |
| Categoría | Nómina |
| Monto | Neto a pagar del empleado |
| Cuenta Bancaria | La seleccionada al marcar como pagado |
| Estado | Confirmada |
| Origen | Módulo: Nómina → Pago de Nómina |
| Descripción | "Pago de nómina - [Nombre del Empleado]" |
Ejemplo: Si el período tiene 10 empleados, se generan 10 transacciones individuales.
Acción 2: Actualizar Saldo Bancario
El saldo de la cuenta bancaria seleccionada se reduce automáticamente por el total neto del período:
Antes del Pago:
Cuenta "Banco Mercantil USD": $100,000.00
Pagos de Nómina:
Empleado 1: -$1,890.00
Empleado 2: -$2,150.00
Empleado 3: -$1,750.00
... (10 empleados)
Total: -$18,900.00
Después del Pago:
Cuenta "Banco Mercantil USD": $81,100.00
Importante: La actualización del saldo bancario es atómica con la creación de transacciones. Esto significa que si algo falla, ambas operaciones se revierten. No puede quedar el saldo actualizado sin la transacción, ni viceversa.
Acción 3: Generar Asiento de Pago (Contabilidad)
Se genera un asiento contable consolidado que registra la salida del dinero:
| Cuenta | Debe | Haber | Descripción |
|---|---|---|---|
| Remuneraciones por Pagar (Pasivo) | $46,750 | Se cancela la deuda con empleados | |
| Banco (Activo) | $46,750 | Sale el dinero de la cuenta bancaria | |
| Total | $46,750 | $46,750 | Asiento cuadrado |
¿Qué significa cada línea?
- Remuneraciones por Pagar (Debe): Se cancela la obligación que se había registrado al aprobar. La deuda con los empleados queda en $0.
- Banco (Haber): Se refleja la salida del dinero de la cuenta bancaria. El activo bancario disminuye.
Resultado Contable Completo
Después de todo el proceso (aprobar + pagar), el efecto neto en la contabilidad es:
| Cuenta | Efecto | Monto |
|---|---|---|
| Sueldos y Salarios (Gasto) | Aumenta | $50,000 |
| Aportes Patronales (Gasto) | Aumenta | $5,250 |
| Seguridad Social por Pagar (Pasivo) | Aumenta | $8,000 |
| Retenciones por Pagar (Pasivo) | Aumenta | $500 |
| Remuneraciones por Pagar (Pasivo) | Sin saldo | $0 |
| Banco (Activo) | Disminuye | $46,750 |
Nota: Las cuentas de "Seguridad Social por Pagar" y "Retenciones por Pagar" quedan con saldo pendiente. Estos se cancelan cuando la empresa paga a los organismos gubernamentales (IVSS, SENIAT, BANAVIH) en sus fechas correspondientes.
Pagos Individuales
Además del pago masivo del período completo, el sistema permite procesar pagos individuales por empleado.
¿Cuándo usar pagos individuales?
- Cuando no todos los empleados se pagan el mismo día
- Cuando se usan diferentes cuentas bancarias
- Cuando se usan diferentes métodos de pago (transferencia, Zelle, Pago Móvil, etc.)
¿Qué genera un pago individual?
Cada pago individual genera:
- Una transacción financiera vinculada al empleado y al período
- Actualización del saldo de la cuenta bancaria seleccionada
- Un asiento contable individual (Remuneraciones por Pagar D / Banco H)
Proceso
- En el detalle del período, busque la entrada del empleado
- Haga clic en "Procesar Pago"
- Seleccione:
- Cuenta bancaria de origen: De dónde sale el dinero
- Método de pago: Transferencia, Pago Móvil, Zelle, efectivo, etc.
- Referencia de pago: Número de transferencia o comprobante
- Monto: Por defecto el neto a pagar (puede ser parcial)
- Confirme el pago
Vinculación con Presupuesto
Cuando se generan las transacciones de nómina, el sistema intenta vincularlas automáticamente con el módulo de Presupuesto:
- Si existe una partida presupuestaria para "Nómina" o "Personal", la transacción se vincula
- Esto permite controlar la ejecución presupuestaria por concepto de personal
- Si no existe partida, la transacción se crea igualmente (la vinculación presupuestaria es opcional)
Trazabilidad Completa
Desde Nómina hacia Finanzas
Cada período de nómina pagado tiene:
- Asiento de devengo: Código del asiento contable de aprobación
- Asiento de pago: Código del asiento contable de pago
- Transacciones: Lista de transacciones generadas por cada empleado
Desde Finanzas hacia Nómina
Cada transacción generada desde nómina muestra:
- Módulo de origen: Nómina
- Tipo de entidad: Pago de Nómina
- Enlace al período: Código y nombre del período
- Enlace al empleado: Nombre y código del empleado
Cómo Verificar
Desde el módulo de Nómina
- Abra el detalle de un período Pagado
- Busque las secciones:
- "Asiento de Devengo" → enlace al asiento contable
- "Asiento de Pago" → enlace al asiento contable
- "Transacciones Generadas" → lista de transacciones por empleado
Desde el módulo de Finanzas
- Vaya a Finanzas → Transacciones
- Filtre por Módulo de Origen: Nómina
- Cada transacción muestra el enlace al pago de nómina original
Desde el módulo de Contabilidad
- Vaya a Contabilidad → Asientos Contables
- Filtre por Módulo: Nómina
- Verá los asientos de devengo y pago de cada período
Procesamiento de Préstamos
Al marcar el período como pagado, además de las operaciones contables y financieras, el sistema procesa automáticamente los préstamos activos:
- Identifica préstamos activos de cada empleado
- Registra el pago de la cuota correspondiente
- Actualiza el saldo pendiente del préstamo
- Incrementa el contador de cuotas pagadas
- Si es la última cuota, marca el préstamo como "Pagado"
Este proceso es atómico con el pago de nómina: si algo falla, todo se revierte.
Configuración de Cuentas Contables
Para que la integración contable funcione correctamente, deben estar configuradas las siguientes cuentas en el módulo de Contabilidad:
| Mapeo | Cuenta Contable | Naturaleza | Uso |
|---|---|---|---|
| SALARY_EXPENSE | Sueldos y Salarios | Gasto | Devengo: registra el gasto en remuneraciones |
| EMPLOYER_SS_EXPENSE | Aportes Patronales | Gasto | Devengo: registra los aportes del patrono |
| SALARY_PAYABLE | Remuneraciones por Pagar | Pasivo | Devengo: reconoce la deuda / Pago: la cancela |
| SS_PAYABLE | Seguridad Social por Pagar | Pasivo | Devengo: reconoce la deuda con el gobierno |
| TAX_WITHHOLDING_PAYABLE | Retenciones por Pagar | Pasivo | Devengo: reconoce el ISLR retenido |
| BANK_ACCOUNT | Banco | Activo | Pago: registra la salida del dinero |
Nota para administradores: Estos mapeos se configuran en Contabilidad → Configuración de Mapeos → Módulo: Nómina. Si no están configurados, los asientos no se generarán y verá un mensaje de advertencia.
Casos de Uso
Caso 1: Nómina Quincenal Estándar
Situación: 20 empleados, nómina quincenal, cuenta en USD.
Proceso:
- Crear período: "Quincena 1 - Febrero 2025"
- Generar entradas → se calculan 20 entradas
- Aprobar → se genera asiento de devengo
- Marcar como pagado (Banco Mercantil USD) →
- Se generan 20 transacciones financieras
- Se descuenta el total neto del saldo bancario
- Se genera asiento de pago consolidado
- Se procesan descuentos de préstamos
Resultado: Todo registrado automáticamente en Contabilidad y Finanzas.
Caso 2: Pagos con Diferentes Métodos
Situación: Algunos empleados cobran por transferencia, otros por Zelle, otros por Pago Móvil.
Proceso:
- Crear y generar período normalmente
- Aprobar → se genera asiento de devengo
- En lugar de "Marcar todo como Pagado", procesar pagos individuales:
- Empleados con transferencia → pago desde Banco Mercantil
- Empleados con Zelle → pago desde cuenta Zelle
- Empleados con Pago Móvil → pago desde cuenta VES
- Cada pago individual genera su propia transacción y asiento
Caso 3: Verificar la Contabilidad
Situación: El contador quiere verificar que todo cuadre.
Verificación:
- Ir a Nómina → Períodos → seleccionar el período pagado
- Anotar los totales: Bruto, Deducciones, Neto
- Ir a Contabilidad → buscar el asiento de devengo:
- Verificar que el Debe (gastos) = Bruto + Aportes Patronales
- Verificar que el Haber = Seguridad Social + Retenciones + Neto
- Buscar el asiento de pago:
- Verificar que coincida con el total neto pagado
- Ir a Finanzas → verificar que las transacciones sumen el total neto
- Verificar que el saldo de la cuenta bancaria se redujo correctamente
Preguntas Frecuentes
¿Los asientos se generan automáticamente?
Sí. El asiento de devengo se genera al aprobar el período, y el asiento de pago se genera al marcar como pagado. No necesita crear asientos manualmente.
¿Qué pasa si no están configuradas las cuentas contables?
El sistema mostrará una advertencia pero el proceso de nómina continuará. Los pagos y transacciones se generarán, pero no se crearán los asientos contables. Deberá configurar las cuentas y reprocesar manualmente.
¿Puedo ver los asientos generados?
Sí. En el detalle del período pagado, verá enlaces directos a los asientos de devengo y pago.
¿Las transacciones financieras se pueden editar?
No. Las transacciones generadas automáticamente desde nómina son de solo lectura. Tienen estado "Confirmada" y no pueden modificarse para mantener la integridad de la información.
¿Qué pasa con la Seguridad Social por Pagar?
Esta cuenta mantiene saldo hasta que la empresa realice los pagos a los organismos gubernamentales (IVSS, BANAVIH). Estos pagos se registran por separado en el módulo de Finanzas.
¿Cómo afecta esto al flujo de caja?
Al marcar como pagado, el saldo de la cuenta bancaria seleccionada se reduce inmediatamente. Esto se refleja en el dashboard de Finanzas y en los reportes de flujo de caja.
¿Puedo revertir un pago de nómina?
No directamente desde el módulo de Nómina. Si hubo un error, contacte al administrador del sistema para evaluar las opciones de corrección, que pueden incluir asientos de ajuste o reversión manual.
¿Las transacciones de nómina aparecen en los reportes financieros?
Sí. Todas las transacciones generadas aparecen en:
- Listado de transacciones (filtrable por módulo de origen: Nómina)
- Reportes de gastos por categoría
- Reportes de flujo de caja
- Reportes de ejecución presupuestaria (si están vinculadas a partidas)
¿Se puede pagar desde múltiples cuentas bancarias?
Al marcar todo el período como pagado, se usa una sola cuenta. Si necesita usar múltiples cuentas, use la opción de pagos individuales para seleccionar una cuenta diferente por cada empleado.