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Configuración de Nómina

La configuración de nómina permite personalizar conceptos, deducciones, aportes y reglas de cálculo según las necesidades de la empresa.

🔑 Acceso​

Ruta: Nómina > Configuración
Permisos: payroll:update o payroll:* (solo administradores de nómina)

Acciones disponibles:

  • Configurar conceptos: Nómina > Configuración > Pestaña "Conceptos"
  • Configurar deducciones: Nómina > Configuración > Pestaña "Deducciones"
  • Configurar aportes: Nómina > Configuración > Pestaña "Aportes Patronales"
  • Enlaces contables: Nómina > Configuración > Pestaña "Contabilidad"

Nota: Esta funcionalidad requiere permisos especiales debido a su impacto en el cálculo de nómina.

Componentes de Configuración​

1. Conceptos de Nómina​

Definir todos los conceptos que se incluyen en la nómina:

Conceptos de Ingreso:

  • Sueldo base
  • Incentivos
  • Horas extras
  • Comisiones
  • Primas
  • Otros ingresos

Conceptos de Deducción:

  • Seguro Social Obligatorio (SSO)
  • Impuesto Sobre la Renta (ISLR)
  • Préstamos
  • Adelantos
  • Otras deducciones

Conceptos de Aporte Patronal:

  • SSO Patronal
  • Paro Forzoso
  • INCES
  • Otros aportes

2. Configuración de Conceptos​

Para cada concepto:

  • Código: Identificador único
  • Nombre: Descripción
  • Tipo: Ingreso, Deducción, Aporte
  • Fórmula: Cálculo automático o manual
  • Base de cálculo: Sobre qué se calcula
  • Porcentaje: Si aplica
  • Monto fijo: Si aplica
  • Cuenta contable: Para integración

Ejemplo - Horas Extras:

Código: HE
Nombre: Horas Extras
Tipo: Ingreso
Fórmula: (Sueldo Base / 240) × 1.5 × Horas
Base: Sueldo Base
Cuenta Contable: 5.2.03 - Horas Extras

3. Acumulación de Prestaciones​

Configurar acumulación automática de:

Prestaciones Sociales:

  • Antigüedad
  • Intereses sobre prestaciones
  • Días adicionales por año

Vacaciones:

  • Días por año
  • Bono vacacional
  • Acumulación proporcional

Utilidades:

  • Días por año
  • Cálculo proporcional
  • Límites legales

4. Configuración de Acumulación​

Frecuencia:

  • Mensual
  • Quincenal
  • Anual

Método de Cálculo:

  • Días trabajados
  • Último sueldo
  • Promedio de sueldos

Ejemplo - Prestaciones Sociales:

Acumulación: Mensual
Base: Último sueldo integral
Fórmula: (Sueldo Integral × Días del Mes) / 30
Cuenta Contable: 2.2.01 - Prestaciones por Pagar

Configuración de Períodos​

Tipos de Período​

  • Quincenal
  • Mensual
  • Semanal

Calendario de Pagos​

  • Fechas de corte
  • Fechas de pago
  • Días hábiles vs calendario

Generación Automática​

  • Crear períodos automáticamente
  • Configurar anticipos
  • Programar pagos

Configuración de Deducciones​

SSO (Seguro Social)​

Empleado: 4% del sueldo
Patrono: 9% del sueldo
Base: Sueldo integral
Tope: Según legislación

ISLR (Impuesto Sobre la Renta)​

Método: Tabla progresiva
Unidades Tributarias: Actualizar anualmente
Deducciones permitidas: Configurables
Retención: Mensual o anual

Préstamos​

  • Monto máximo
  • Plazo máximo
  • Tasa de interés
  • Forma de descuento

Configuración de Aportes Patronales​

Paro Forzoso​

Porcentaje: 2% del sueldo
Base: Sueldo integral
Frecuencia: Mensual

INCES​

Porcentaje: 2% del sueldo
Base: Sueldo integral
Aplicable: Empresas con más de 5 empleados

Integración Contable​

Cuentas por Concepto​

Asignar cuenta contable a cada concepto:

Sueldos y Salarios:

  • Débito: 5.2.01 - Sueldos y Salarios
  • Crédito: 2.1.02.001 - Nómina por Pagar

Prestaciones Sociales:

  • Débito: 5.2.04 - Prestaciones Sociales
  • Crédito: 2.2.01 - Prestaciones por Pagar

Aportes Patronales:

  • Débito: 5.2.05 - Aportes Patronales
  • Crédito: 2.1.03 - Aportes por Pagar

Asiento Tipo​

Configurar plantilla de asiento contable:

Al procesar nómina:
  Débito: Conceptos de gasto
  Crédito: Nómina neta por pagar
  Crédito: Deducciones por pagar
  Crédito: Aportes por pagar

Configuración de Reportes​

Recibos de Pago​

  • Formato
  • Información a incluir
  • Logo de empresa
  • Firmas

Reportes Legales​

  • Formato ARC (Archivo de Retenciones)
  • Declaraciones SSO
  • Reportes IVSS
  • Otros reportes oficiales

Configuración de Notificaciones​

Alertas Automáticas​

  • Período próximo a cerrar
  • Errores en cálculos
  • Empleados sin conceptos
  • Deducciones excesivas

Notificaciones a Empleados​

  • Recibo de pago disponible
  • Cambios en configuración
  • Préstamos aprobados

Mejores Prácticas​

✅ Recomendaciones​

  • Revisar configuración antes de cada período
  • Actualizar porcentajes según legislación
  • Probar cálculos con casos de prueba
  • Documentar cambios en configuración
  • Mantener histórico de configuraciones
  • Validar integración contable

⚠️ Advertencias​

  • No modificar configuración con períodos abiertos
  • Verificar impacto antes de cambiar fórmulas
  • Respaldar configuración antes de cambios
  • No eliminar conceptos con histórico
  • Validar cuentas contables antes de procesar