Gerente Administrativo
Descripción del Rol
Supervisión de áreas administrativas incluyendo RRHH, finanzas y documentación con capacidad de aprobación en múltiples procesos.
Módulos y Accesos
✅ Empleados (Acceso Completo)
- Ver lista de empleados
- ✅ Crear nuevos empleados
- ✅ Editar información de empleados
- ✅ Eliminar empleados
- Ver todos los tabs: Datos Personales, Laborales, Nómina, Préstamos, Cuentas Bancarias, Documentos, Jerarquía
- Exportar datos de empleados
⚠️ Préstamos (Lectura + Aprobación)
- Ver préstamos
- ✅ Aprobar préstamos
- ✅ Rechazar préstamos
- ❌ No puede crear préstamos (eso es de RRHH)
⚠️ Nómina (Lectura + Aprobación)
- Ver períodos de nómina
- ✅ Aprobar nómina
- ❌ No puede crear o generar nómina (eso es de RRHH)
- ❌ No puede marcar como pagada (eso es de Finanzas)
👁️ Finanzas (Solo Lectura + Exportar)
- Ver cuentas bancarias y transacciones
- Exportar datos financieros
- ❌ No puede crear, editar o eliminar transacciones
⚠️ Caja Chica (Lectura + Aprobación)
- Ver cajas chicas y gastos
- ✅ Aprobar gastos
- ❌ No puede crear cajas o registrar gastos
- ❌ No puede marcar como pagado (eso es de Finanzas)
⚠️ Reportes de Gastos (Lectura + Aprobación)
- Ver reportes de gastos
- ✅ Aprobar reportes
- ✅ Rechazar reportes
- ❌ No puede crear reportes
👁️ Proyectos (Solo Lectura)
- Ver proyectos
- Ver todos los tabs
- ❌ No puede crear o editar proyectos
👁️ Contratistas (Solo Lectura)
- Ver contratistas
- ❌ No puede crear o editar contratistas
👁️ Inventario (Solo Lectura)
- Ver items de inventario
- Ver stock por almacén
- Ver movimientos
- ❌ No puede crear, editar o registrar movimientos
👁️ Flota (Solo Lectura)
- Ver vehículos
- Ver tabs: Asignaciones, Mantenimientos, Combustible, Costos
- ❌ No puede crear, editar o registrar mantenimientos
👁️ Procura (Solo Lectura)
- Ver órdenes de compra y proveedores
- ❌ No puede crear o aprobar solicitudes
⚠️ Documentos (Lectura + Aprobación)
- Ver documentos
- ✅ Aprobar documentos
- ❌ No puede subir o editar documentos
✅ Organización (Acceso Completo)
- Ver departamentos y posiciones
- ✅ Crear departamentos y posiciones
- ✅ Editar departamentos y posiciones
- ✅ Eliminar departamentos y posiciones
- Ver organigrama
- Ver directorio
👁️ Activos Fijos (Solo Lectura)
- Ver activos
- Ver tabs: Mantenimientos, Transferencias, Depreciación
- ❌ No puede crear o editar activos
✅ Reportes (Acceso Completo)
- Dashboard principal
- Todos los reportes financieros
- Reportes de nómina
- Reportes de proyectos
❌ Sin Acceso a Módulos Técnicos
- No tiene acceso a: HSE, Calidad, Producción, AFE, Contratos O&G, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración
Responsabilidades Principales
Supervisión de RRHH
- Supervisar contrataciones
- Aprobar cambios en empleados
- Gestionar estructura organizacional
Aprobación de Gastos
- Aprobar préstamos de empleados
- Aprobar gastos de caja chica
- Aprobar reportes de gastos
Gestión de Nómina
- Revisar y aprobar nómina mensual
- Verificar cálculos
- Autorizar pagos
Gestión Documental
- Aprobar documentos administrativos
- Supervisar archivo de documentos
Reportes Ejecutivos
- Generar reportes administrativos
- Analizar indicadores de gestión
Casos de Uso Típicos
Aprobar Nómina Mensual
- Ir a Nómina → Períodos
- Seleccionar período generado por RRHH
- Revisar cálculos:
- Salarios base
- Horas extras
- Deducciones
- Préstamos
- Verificar totales
- Clic en Aprobar
- Confirmar aprobación
Aprobar Préstamo de Empleado
- Ir a Nómina → Préstamos
- Filtrar por estado Pendiente
- Abrir solicitud de préstamo
- Revisar:
- Monto solicitado
- Número de cuotas
- Salario del empleado
- Capacidad de pago (no más del 30% del salario)
- Verificar historial de préstamos del empleado
- Clic en Aprobar o Rechazar
- Agregar comentarios
Aprobar Gastos de Caja Chica
- Ir a Finanzas → Caja Chica
- Seleccionar caja chica
- Ver gastos pendientes de aprobación
- Abrir cada gasto
- Verificar:
- Monto razonable
- Comprobante adjunto
- Categoría correcta
- Descripción clara
- Clic en Aprobar o Rechazar
- Agregar comentarios si es necesario
Crear Nuevo Departamento
- Ir a Organización → Departamentos
- Clic en Nuevo Departamento
- Ingresar:
- Nombre del departamento
- Código
- Descripción
- Departamento padre (si aplica)
- Gerente del departamento
- Guardar
Revisar Reportes Administrativos
- Ir a Reportes
- Seleccionar tipo de reporte:
- Reporte de Nómina
- Reporte de Gastos
- Reporte de Empleados
- Seleccionar período
- Generar reporte
- Analizar indicadores
- Exportar si es necesario
Aprobar Reporte de Gastos
- Ir a Finanzas → Reportes de Gastos
- Filtrar por estado Pendiente
- Abrir reporte
- Revisar cada gasto:
- Fecha
- Concepto
- Monto
- Comprobante
- Verificar que cumple políticas
- Clic en Aprobar o Rechazar
- Agregar comentarios
Notas Importantes
✅ Verificación de capacidad de pago: Al aprobar préstamos, verifica que la cuota no exceda el 30% del salario neto.
✅ Revisión de nómina: Revisa cuidadosamente los cálculos antes de aprobar, especialmente horas extras y deducciones.
⚠️ Políticas de gastos: Asegúrate de que los gastos cumplan con las políticas de la empresa antes de aprobar.
📊 Reportes mensuales: Genera reportes administrativos al final de cada mes para la gerencia general.
🔍 Auditoría: Mantén documentación de todas las aprobaciones para auditorías.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo aprobar mi propia nómina?
No, debe haber segregación de funciones. Si estás en la nómina, otra persona debe aprobarla.
¿Qué hago si encuentro un error en la nómina?
Rechaza la nómina y solicita a RRHH que corrija el error antes de volver a aprobar.
¿Puedo aprobar préstamos de cualquier monto?
Depende de las políticas de la empresa. Préstamos grandes pueden requerir aprobación del Gerente General.
¿Cómo sé si un gasto de caja chica es razonable?
Verifica las políticas de gastos de la empresa. Gastos inusuales o muy altos deben ser cuestionados.
¿Puedo crear empleados directamente?
Sí, tienes acceso completo al módulo de empleados. Sin embargo, es recomendable que RRHH maneje las contrataciones.
¿Qué reportes debo generar mensualmente?
- Reporte de nómina mensual
- Reporte de gastos administrativos
- Reporte de préstamos activos
- Indicadores de RRHH (rotación, ausentismo, etc.)
¿Puedo modificar la estructura organizacional?
Sí, tienes acceso completo al módulo de organización. Puedes crear, editar y eliminar departamentos y posiciones.