📋 Requisiciones de Compra
Descripción General
Las Requisiciones de Compra son solicitudes formales de materiales, servicios o equipos que inician el proceso de adquisición. Una requisición debe ser aprobada antes de convertirse en una orden de compra. Este sistema permite un control completo del flujo de solicitudes, desde la petición inicial hasta la conversión en orden de compra.
Objetivo del Sistema
El sistema de requisiciones tiene como propósito:
- Formalizar Solicitudes: Documentar necesidades de compra de forma estructurada
- Control de Aprobaciones: Flujo de aprobación según políticas de la empresa
- Planificación de Compras: Consolidar requisiciones para mejores precios
- Trazabilidad: Mantener historial desde solicitud hasta orden de compra
- Presupuesto: Controlar gastos estimados antes de comprometer fondos
- Vinculación: Asociar requisiciones con proyectos, campos, pozos o almacenes
Características Principales
Flujo Completo de Requisición
1. DRAFT (Borrador)
↓ Empleado crea requisición
2. PENDING (Pendiente)
↓ Supervisor revisa
3. APPROVED (Aprobada)
↓ Compras procesa
4. CONVERTED (Convertida)
→ Orden de Compra generada
Estados Adicionales
- REJECTED: Requisición rechazada por supervisor
- CANCELLED: Requisición cancelada por solicitante
Integración con Otros Módulos
- Compras: Conversión automática a órdenes de compra
- Inventario: Vinculación con items de catálogo
- Proyectos: Asignación a proyectos específicos
- Producción: Requisiciones para campos y pozos
- Presupuesto: Control de gastos estimados
Ver Lista de Requisiciones
Acceder a Requisiciones
- En el menú, seleccione "Procura" → "Requisiciones"
- Verá la lista de todas las requisiciones
Filtros Disponibles
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Estado | Draft, Pending, Approved, Rejected, Converted, Cancelled |
| Solicitante | Filtrar por empleado |
| Proyecto | Filtrar por proyecto |
| Fecha Desde/Hasta | Rango de fechas |
Columnas de la Tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único (REQ-2025-001) |
| Título | Descripción breve |
| Solicitante | Empleado que solicita |
| Fecha | Fecha de la requisición |
| Proyecto/Campo/Pozo | Destino de los materiales |
| Total Estimado | Monto estimado |
| Estado | Estado actual |
| Acciones | Ver, Aprobar, Rechazar, Convertir |
Crear una Nueva Requisición
Paso 1: Información General
- Haga clic en el botón "+ Nueva Requisición"
- Complete los campos principales:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Título | ✅ Sí | Descripción breve de la requisición |
| Descripción | ❌ No | Detalle completo de la necesidad |
| Prioridad | ✅ Sí | LOW, MEDIUM, HIGH, URGENT |
| Fecha Requerida | ❌ No | Cuándo se necesitan los materiales |
| Moneda | ✅ Sí | USD, VES |
Paso 2: Destino
Seleccione el destino de los materiales:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proyecto | Proyecto asociado (si aplica) |
| Campo | Campo petrolero destino |
| Pozo | Pozo específico |
| Almacén | Almacén destino de materiales |
💡 Nota: Puede especificar múltiples destinos. Por ejemplo, materiales para un proyecto en un campo específico.
Paso 3: Agregar Ítems
- En la sección de ítems, haga clic en "Agregar Ítem"
- Para cada ítem, complete:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Item de Inventario | ❌ No | Seleccione del catálogo (si existe) |
| Descripción | ✅ Sí | Descripción del ítem solicitado |
| Cantidad | ✅ Sí | Cantidad requerida |
| Unidad | ✅ Sí | UND, KG, LT, M, etc. |
| Precio Unitario Estimado | ❌ No | Precio aproximado |
| Proveedor Sugerido | ❌ No | Proveedor recomendado |
| Notas | ❌ No | Observaciones del ítem |
- El sistema calcula el subtotal automáticamente
- Agregue todos los ítems necesarios
Paso 4: Guardar
- Revise la información completa
- Haga clic en "Guardar como Borrador"
- La requisición queda en estado DRAFT
Enviar Requisición para Aprobación
- En el detalle de la requisición (estado DRAFT)
- Revise que todos los datos estén completos
- Haga clic en "Enviar para Aprobación"
- Confirme la acción
- El estado cambia a PENDING
- El supervisor recibe notificación
Aprobar una Requisición
Para supervisores con permisos de aprobación:
- Vaya a Procura → Requisiciones
- Filtre por estado PENDING
- Haga clic en el ícono de ojo (👁) para ver detalle
- Revise:
- Justificación de la solicitud
- Ítems solicitados y cantidades
- Precios estimados
- Destino de los materiales
- Prioridad
- Si está conforme, haga clic en "Aprobar"
- Agregue notas de aprobación (opcional)
- Confirme la aprobación
- El estado cambia a APPROVED
- El solicitante y compras reciben notificación
Rechazar una Requisición
- En el detalle de la requisición (estado PENDING)
- Haga clic en "Rechazar"
- Obligatorio: Indique el motivo del rechazo
- Confirme la acción
- El estado cambia a REJECTED
- El solicitante recibe notificación con el motivo
Convertir Requisición a Orden de Compra
Para el departamento de compras:
- Vaya a requisiciones con estado APPROVED
- Seleccione la requisición a convertir
- Haga clic en "Convertir a Orden de Compra"
- El sistema pre-llena la orden de compra con:
- Ítems de la requisición
- Cantidades solicitadas
- Precios estimados
- Proyecto/campo/pozo destino
- Proveedor sugerido (si se especificó)
- Complete información adicional:
- Seleccione proveedor final
- Ajuste precios según cotización
- Agregue términos y condiciones
- Haga clic en "Guardar"
- La orden de compra se crea
- La requisición cambia a estado CONVERTED
- Campo
purchase_order_idse actualiza con la OC generada
Beneficios de la Conversión Automática
✅ Ahorro de tiempo: No necesita copiar datos manualmente
✅ Trazabilidad completa: Vínculo directo entre requisición y OC
✅ Sin errores: Datos se transfieren automáticamente
✅ Historial: Puede rastrear desde solicitud hasta recepción
Ver Detalle de una Requisición
- En la lista, haga clic en el ícono de ojo (👁)
- Verá:
- Información general: Título, solicitante, fecha, prioridad
- Destino: Proyecto, campo, pozo, almacén
- Lista de ítems: Con cantidades y precios estimados
- Total estimado: Suma de todos los ítems
- Estado actual: Con historial de cambios
- Aprobaciones: Quién aprobó y cuándo
- Orden de Compra: Si ya fue convertida
- Notas: Observaciones del solicitante y aprobador
- Documentos adjuntos: Archivos relacionados
Cancelar una Requisición
El solicitante puede cancelar su propia requisición:
- Solo si está en estado DRAFT o PENDING
- En el detalle, haga clic en "Cancelar"
- Indique el motivo de cancelación
- Confirme la acción
- El estado cambia a CANCELLED
⚠️ Importante: No se pueden cancelar requisiciones ya aprobadas o convertidas.
Ejemplos Prácticos
Ejemplo 1: Requisición de Materiales para Proyecto
Código: REQ-2025-015
Título: Materiales para Construcción de Facilidades - Proyecto Libertad
Solicitante: Ing. Carlos Méndez
Departamento: Ingeniería
Fecha: 2025-01-15
Prioridad: HIGH
Fecha Requerida: 2025-02-01
Destino:
- Proyecto: Proyecto Libertad Fase 2
- Campo: Campo Libertad
- Almacén: Almacén Campo Libertad
Ítems:
1. Tubería de 4" SCH 40
- Cantidad: 500 metros
- Precio Estimado: $25/metro
- Subtotal: $12,500
- Proveedor Sugerido: Tubos del Oriente
2. Válvulas de Bola 4"
- Cantidad: 20 unidades
- Precio Estimado: $150/unidad
- Subtotal: $3,000
3. Codos 90° de 4"
- Cantidad: 50 unidades
- Precio Estimado: $35/unidad
- Subtotal: $1,750
Total Estimado: $17,250 USD
Estado: APPROVED
Aprobado por: Ing. María González (Gerente de Proyectos)
Fecha Aprobación: 2025-01-16
Flujo:
- Ing. Méndez crea requisición (DRAFT)
- Envía para aprobación (PENDING)
- Ing. González aprueba (APPROVED)
- Compras convierte a OC-2025-025 (CONVERTED)
- Proveedor entrega materiales
- Almacén recibe y actualiza inventario
Ejemplo 2: Requisición de Bomba ESP para Pozo
Código: REQ-2025-022
Título: Bomba ESP para Reemplazo en Pozo LIB-023
Solicitante: Ing. Pedro Ramírez
Departamento: Producción
Fecha: 2025-01-20
Prioridad: URGENT
Fecha Requerida: 2025-01-25
Destino:
- Campo: Campo Libertad
- Pozo: LIB-023
- Almacén: Almacén Central (temporal)
Ítems:
1. Bomba ESP Centrilift GC6000
- Cantidad: 1 unidad
- Precio Estimado: $45,000
- Proveedor Sugerido: Baker Hughes
- Notas: Para instalación a 6,500 ft
2. Cable Eléctrico #2 AWG
- Cantidad: 7,000 ft
- Precio Estimado: $8/ft
- Subtotal: $56,000
3. Motor Eléctrico 75 HP
- Cantidad: 1 unidad
- Precio Estimado: $12,000
Total Estimado: $113,000 USD
Estado: CONVERTED
Orden de Compra: OC-2025-030
Flujo:
- Ing. Ramírez detecta falla en bomba actual
- Crea requisición urgente (DRAFT)
- Envía para aprobación (PENDING)
- Gerente de Producción aprueba inmediatamente (APPROVED)
- Compras convierte a OC con proveedor Baker Hughes (CONVERTED)
- Bomba se recibe en almacén
- Se registra como activo fijo
- Se instala en pozo LIB-023
- Sistema registra trazabilidad completa
Consejos Útiles
Para Solicitantes
- ✅ Sea específico en la descripción de los ítems
- ✅ Indique la prioridad correctamente
- ✅ Especifique fecha requerida realista
- ✅ Vincule con item de inventario si existe en catálogo
- ✅ Sugiera proveedor si conoce uno confiable
- ✅ Agregue notas técnicas relevantes
Para Aprobadores
- ✅ Revise justificación de la solicitud
- ✅ Verifique disponibilidad presupuestaria
- ✅ Confirme que no hay stock disponible
- ✅ Valide cantidades solicitadas
- ✅ Agregue notas de aprobación si hay condiciones
Para Compras
- ✅ Consolide requisiciones similares para mejor precio
- ✅ Verifique precios estimados con cotizaciones
- ✅ Mantenga actualizado el estado de conversión
- ✅ Vincule correctamente con la orden de compra
Preguntas Frecuentes
¿Quién puede crear requisiciones?
Cualquier empleado con permisos de "crear requisiciones" puede hacerlo. Generalmente: ingenieros, supervisores de campo, jefes de departamento.
¿Puedo editar una requisición después de enviarla?
No. Una vez enviada para aprobación (PENDING), solo puede ser aprobada, rechazada o cancelada. Si necesita cambios, debe cancelarla y crear una nueva.
¿Qué pasa si mi requisición es rechazada?
Recibirá notificación con el motivo del rechazo. Puede crear una nueva requisición corrigiendo los problemas señalados.
¿Puedo crear una requisición sin especificar items de inventario?
Sí. El campo "Item de Inventario" es opcional. Use la descripción libre para items que no están en el catálogo.
¿Cuánto tiempo tarda la aprobación?
Depende de la prioridad y políticas de la empresa. Requisiciones URGENT generalmente se aprueban en 24 horas.
¿Puedo ver el estado de mis requisiciones?
Sí. En la lista de requisiciones, filtre por "Mis Requisiciones" para ver solo las que usted creó.
¿Qué pasa después de que se convierte a orden de compra?
La requisición queda vinculada a la OC. Puede hacer clic en el enlace para ver el estado de la orden, recepción de materiales, etc.
¿Puedo crear una requisición para múltiples proyectos?
No. Cada requisición debe ser para un solo destino. Si necesita materiales para varios proyectos, cree requisiciones separadas.