AFE — Autorización para Expendio
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Lista de AFEs
Una AFE (Authorization for Expenditure / Autorización para Expendio) es un instrumento de control financiero utilizado en la industria petrolera para autorizar un gasto o inversión específica antes de que se ejecute. Es el mecanismo formal por el cual la gerencia aprueba el presupuesto de una actividad determinada.
¿Para qué sirve un AFE?
En la industria de petróleo y gas, ningún gasto de capital o trabajo operativo significativo se inicia sin que exista una AFE aprobada. El AFE:
- Define el alcance del trabajo o inversión
- Estima el costo de manera detallada
- Pasa por un proceso de aprobación escalonado según el monto
- Autoriza formalmente el desembolso de fondos
- Al cierre, registra el costo real y calcula la variación vs. estimado
Tipos de AFE
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| DRILLING | Perforación de un nuevo pozo |
| WORKOVER | Intervención o reacondicionamiento de pozo existente |
| FACILITIES | Construcción o ampliación de instalaciones (facilidades) |
| EXPLORATION | Actividades de exploración sísmica o geológica |
| MAINTENANCE | Mantenimiento mayor de equipos o instalaciones |
| OTHER | Cualquier otro trabajo que requiera autorización formal |
Ciclo de vida de un AFE
DRAFT ──→ PENDING (enviada para aprobación)
│
├──→ APPROVED ──→ IN_PROGRESS ──→ CLOSED
│ │
└──→ REJECTED (costo final registrado,
variación calculada)
└──→ CANCELLED
| Estado | Descripción |
|---|---|
| DRAFT | En elaboración, no enviada aún |
| PENDING | En proceso de aprobación |
| APPROVED | Aprobada, lista para ejecutarse |
| REJECTED | Rechazada por el aprobador |
| IN_PROGRESS | Trabajo en ejecución |
| CLOSED | Trabajo finalizado, costos reales registrados |
| CANCELLED | Cancelada antes de ejecutarse |
Proceso de aprobación multinivel
Las AFE tienen un campo approval_level que indica cuántos niveles de aprobación se requieren según el monto estimado. El campo current_approval_level indica en qué nivel está actualmente.
Ejemplo de política de aprobación:
- Hasta $10,000 → 1 nivel (Gerente de área)
- $10,001 – $100,000 → 2 niveles (Gerente + Director)
- Más de $100,000 → 3 niveles (Gerente + Director + Presidente)
AFE vs. Proyecto
| Característica | AFE | Proyecto |
|---|---|---|
| Propósito | Autorizar un gasto específico | Gestionar una obra o trabajo |
| Nivel de detalle | Estimado por categoría de costo | Avance físico, actividades, recursos |
| Relación | Una AFE puede originar uno o más proyectos | Un proyecto puede estar vinculado a una AFE |
| Uso obligatorio | Requerido por política para gastos > umbral | Siempre que haya seguimiento de avance |
Campos clave de un AFE
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único (ej: AFE-2026-DRL-001) |
| Título | Descripción del trabajo autorizado |
| Tipo | DRILLING, WORKOVER, FACILITIES, etc. |
| Proyecto vinculado | Proyecto asociado a la ejecución |
| Campo / Pozo | Ubicación de producción donde se realiza el trabajo |
| Costo estimado | Presupuesto autorizado |
| Costo final | Costo real al cierre |
| Variación | final_cost − estimated_cost |
| % Variación | (variación / estimated_cost) × 100 |
| Justificación | Razón técnica y financiera del gasto |
| Prioridad | LOW / MEDIUM / HIGH / CRITICAL |
| Centro de costo | CC al que se imputan los costos |
Categorías de gasto en un AFE
Cada AFE puede desglosarse en categorías (afe_categories) que detallan el presupuesto por tipo de costo:
- Materiales y equipos
- Mano de obra contratada
- Servicios técnicos
- Logística y transporte
- Contingencia
Las variaciones (afe_variances) registran formalmente los cambios de alcance o sobrecostos que requieren autorización adicional.
Integración con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Proyectos | El proyecto vinculado ejecuta el trabajo autorizado por el AFE |
| Presupuesto | El monto estimado del AFE debe estar respaldado por presupuesto CAPEX aprobado |
| Contabilidad | Los gastos ejecutados bajo el AFE generan asientos automáticos |
| Producción | El AFE puede vincularse a un campo o pozo específico |
Glosario
| Término | Significado |
|---|---|
| AFE | Authorization for Expenditure — documento formal que autoriza un gasto o inversión |
| Variación | Diferencia entre costo estimado y costo real al cierre |
| Workover | Intervención en un pozo para restaurar o mejorar su producción |
| Facilidades | Infraestructura de producción: separadoras, tanks, líneas de flujo, etc. |
| Aprobador | Persona con autoridad para aprobar un nivel del AFE |