Guia de Reportes y Dashboards de Ejecucion Presupuestaria
Esta guia esta dirigida al equipo de planificacion y finanzas. Explica como interpretar y usar los dashboards y reportes del ERP para el seguimiento de la ejecucion presupuestaria.
1. Dashboard de Presupuesto
Ruta: Presupuesto > Dashboard
Como leer el grafico OEP vs. Planificado vs. Real
El dashboard muestra tres columnas por cada linea presupuestaria:
| Columna | Significado | Como se genera |
|---|---|---|
| OEP (Original Estimate at Plan) | Monto aprobado original | Se congela automaticamente al aprobar la primera version del plan |
| Planificado | Monto vigente actual | Puede cambiar con nuevas versiones del plan |
| Real (Ejecutado) | Gasto efectivamente incurrido | Se actualiza con cada ejecucion presupuestaria |
Interpretacion:
- OEP = Planificado = Real: Ejecucion perfecta segun plan original
- Planificado > OEP: Se aprobaron incrementos desde el plan original
- Real > Planificado: Sobre-ejecucion — investigar causa
- Real << Planificado: Sub-ejecucion — posible atraso operacional
Indicadores KPI
| Indicador | Formula | Alerta |
|---|---|---|
| Total Presupuestado | Suma de lineas vigentes | — |
| Comprometido | OCs y contratos aprobados pendientes | Amarillo si > 80% del disponible |
| Ejecutado | Gastos reales registrados | Rojo si > 95% del presupuestado |
| Disponible | Presupuestado - Ejecutado - Comprometido | Rojo si negativo |
| % Ejecucion | (Ejecutado / Presupuestado) x 100 | Verde < 80%, Amarillo 80-95%, Rojo > 95% |
Filtros
| Filtro | Uso |
|---|---|
| Periodo | Mes, trimestre, ano fiscal, rango personalizado |
| Departamento | Ver ejecucion de un departamento especifico |
| Tipo OPEX/CAPEX | Separar gastos operativos de inversiones |
| Centro de Costo | Filtrar por CC especifico o categoria |
| Categoria | LOGISTICA, MANTENIMIENTO, PRODUCCION, SG&A, INFRAESTRUCTURA, YACIMIENTOS |
Alertas automaticas
El sistema genera alertas cuando:
- Una partida supera el 80% de ejecucion (advertencia)
- Una partida supera el 95% de ejecucion (critica)
- El disponible es negativo (critica)
- Un compromiso lleva mas de 30 dias sin ejecutar (advertencia)
2. Dashboard de Centros de Costo
Ruta: Presupuesto > Centros de Costo > [Seleccionar CC] > Detalle
Presupuesto asignado vs. ejecutado por CC
Cada centro de costo muestra:
| Indicador | Descripcion |
|---|---|
| Asignado | Presupuesto total del CC (suma de lineas presupuestarias) |
| Comprometido | OCs y contratos pendientes imputados al CC |
| Ejecutado | Gastos reales registrados contra el CC |
| Disponible | Asignado - Ejecutado - Comprometido |
| % Ejecutado | Porcentaje de avance del gasto |
Desglose por Elemento de Costo
La pestana Cuentas Contables del detalle del CC muestra las cuentas agrupadas por elemento:
| Elemento | Cuentas tipicas | Ejemplo |
|---|---|---|
| Labor | 5.1.x | Sueldos, SSO, INCES, FAOV |
| Beneficios | 5.2.x | HCM, prestaciones, viaticos, EPP |
| Servicios y Contratos | 6.1.x | Alquileres, mano de obra contratada |
| Materiales | 6.3.x | Valvulas, tuberias, repuestos, quimicos |
| Estudios | 6.2.x | Estudios integrados, well integrity |
Triada PDVSA
Para cada gasto, el reporte debe mostrar la triada completa:
Centro de Costo + Elemento de Costo + Cuenta Contable
ACE-2-2MC-LEV + Materiales + 6.3.01.018
Esta triada es la base del reporte presupuestario que se entrega a PDVSA.
Exportar reporte
- En el detalle del CC, clic en Descargar PDF
- El PDF incluye: datos del CC, KPIs, desglose por elemento, cuentas contables
3. Dashboard de Proyectos
Ruta: Proyectos > Dashboard
Progreso fisico vs. progreso financiero
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Progreso Fisico | Porcentaje de avance operacional (% completado) |
| Progreso Financiero | Costo Real / Presupuesto x 100 |
Interpretacion cruzada:
| Fisico | Financiero | Diagnostico |
|---|---|---|
| 50% | 50% | En linea — ejecucion normal |
| 50% | 80% | Sobre-costo — gasta mas de lo planeado |
| 80% | 50% | Eficiente — gasta menos de lo esperado |
| 30% | 70% | Critico — muy por encima del costo |
Ejecucion por actividad PDVSA (Barra de Actividades)
Cada proyecto tiene actividades clasificadas segun nomenclatura PDVSA:
| Codigo | Tipo de Actividad | Uso Tipico |
|---|---|---|
EXTRACCION | Extraccion de crudo y gas | Bombeo mecanico, gas lift |
SERVICIO_POZOS | Servicios a pozos | Flush-by, coiled tubing, estimulacion |
RA_RC | Rehabilitacion/Reacondicionamiento | Taladro, completacion |
TRATAMIENTO | Tratamiento de fluidos | Tratadores, separadores |
MANEJO_CRUDO | Manejo y transporte | Estaciones de flujo, lineas |
APOYO_GESTION | Apoyo a la gestion | Admin, HSE, logistica |
OTROS | Otras actividades | No clasificadas |
En el detalle del proyecto, la pestana Actividades muestra el desglose de costos por tipo de actividad.
Valuaciones de contratistas vs. plan
Para proyectos con contratistas:
- Ir a Proyectos > [Proyecto] > Valuaciones
- Comparar monto valuado vs. monto presupuestado
- El sistema muestra la desviacion acumulada
4. Reporte de AFEs Activos
Ruta: AFE > Dashboard y AFE > Lista
Monto autorizado vs. ejecutado vs. comprometido
| Campo | Significado |
|---|---|
| Costo Estimado | Monto autorizado del AFE |
| Ejecutado | Gastos reales registrados contra el AFE |
| Comprometido | OCs pendientes vinculadas al AFE |
| Variacion | Estimado - Ejecutado |
Filtros de vista
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Estado | Borrador, Pendiente, Aprobado, En Progreso, Cerrado |
| Tipo | Perforacion, Workover, Instalaciones, etc. |
| Campo | Campo petrolero asociado |
| Pozo | Pozo especifico |
AFE vs. Proyecto — cuando revisar cada uno
| Pregunta | Dashboard a consultar |
|---|---|
| Cuanto queda del monto autorizado? | AFE > Detalle |
| Como va el avance operacional? | Proyecto > Detalle |
| Se esta gastando mas de lo autorizado? | AFE > Variaciones |
| Las actividades van a tiempo? | Proyecto > Actividades |
Consumo de presupuesto CAPEX
Los AFEs consumen presupuesto CAPEX asi:
1. AFE aprobado → se crean compromisos en lineas CAPEX
2. Gasto real registrado → compromiso se convierte en ejecucion
3. Asiento contable: Debito Activo Fijo (1.2.x) / Credito CxP (2.1.x)
4. AFE cerrado → se documentan variaciones
5. Integracion Contable
Donde ver los asientos generados automaticamente
| Modulo origen | Ruta para ver asientos |
|---|---|
| Presupuesto | Contabilidad > Asientos > Filtrar por modulo "Presupuesto" |
| Nomina | Contabilidad > Asientos > Filtrar por modulo "Payroll" |
| Compras | Contabilidad > Asientos > Filtrar por modulo "Procurement" |
| Tesoreria | Contabilidad > Asientos > Filtrar por modulo "Treasury" |
| Inventario | Contabilidad > Asientos > Filtrar por modulo "Inventory" |
Cada asiento generado automaticamente incluye:
- Referencia al documento origen (OC, factura, nomina, etc.)
- Centro de costo asociado
- Cuentas debitadas y acreditadas segun configuracion
Conciliar Presupuesto vs. Contabilidad
Para verificar que los registros presupuestarios coinciden con la contabilidad:
- Ir a Presupuesto > Conciliacion
- Seleccionar el plan presupuestario y periodo
- El sistema compara:
| Presupuesto | Contabilidad | Esperado |
|---|---|---|
| Monto ejecutado en linea X | Suma de asientos generados para linea X | Deben coincidir |
| Compromisos activos | Asientos memorandum (si activados) | Deben coincidir |
Si hay diferencia:
- Verificar si hay ejecuciones sin asiento (falta configuracion de enlace)
- Verificar si hay asientos manuales no vinculados a presupuesto
- Revisar ejecuciones rechazadas o anuladas
Reporte PDVSA: CC + Elemento de Costo + Cuenta
Este es el reporte central para el control presupuestario PDVSA:
REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTARIA - MASCARA PDVSA
Periodo: Enero 2026
Centro de Costo Elemento Cuenta Presup. Ejecutado %
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ACE-1-1AL-LEV Materiales 6.3.01.001 $50,000 $35,000 70%
ACE-1-1AL-LEV Contratos 6.1.02.003 $80,000 $60,000 75%
ACE-2-2MC-LEV Labor 5.1.01.001 $120,000 $110,000 92%
ACE-2-2MC-LEV Materiales 6.3.01.018 $40,000 $25,000 63%
ACE-4-4NO-LEV Labor 5.1.01.001 $200,000 $180,000 90%
ACE-4-4NO-LEV Beneficios 5.2.01.001 $80,000 $72,000 90%
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL $570,000 $482,000 85%
Para generar este reporte:
- Ir a Reportes > Ejecucion Presupuestaria
- Seleccionar periodo y filtros
- Agrupar por: Centro de Costo, Elemento de Costo
- Exportar a PDF o Excel
Flujo de trabajo del equipo de planificacion
Revision diaria (5 min)
- Abrir Presupuesto > Dashboard
- Revisar alertas criticas (rojo)
- Verificar si alguna partida supero el 95%
- Revisar compromisos vencidos
Revision semanal (30 min)
- Revisar ejecucion por CC en Centros de Costo > Detalle
- Comparar progreso fisico vs. financiero en Proyectos > Dashboard
- Verificar AFEs activos y sus variaciones
- Ejecutar conciliacion Presupuesto vs. Contabilidad
Revision mensual (2 horas)
- Generar reporte PDVSA (CC + Elemento + Cuenta)
- Comparar OEP vs. Planificado vs. Real por cada plan
- Identificar partidas con desviacion significativa (> 10%)
- Documentar razones de desviacion
- Ajustar proyecciones si es necesario
- Preparar informe para gerencia
Navegacion
- Dashboard de Presupuesto — Detalle completo del dashboard
- Compromisos Presupuestarios — Reserva de fondos
- Integracion con Contabilidad — Asientos automaticos
- Centros de Costo — Nomenclatura y configuracion
- AFE vs. Proyecto — Guia de decision
- Planificacion y Presupuesto — Guia paso a paso