AFE vs. Proyecto - Cuando Usar Cada Uno
Guia para decidir cuando crear un AFE (Authorization for Expenditure) y cuando usar un Proyecto directo en el ERP ACE.
Definiciones
AFE (Authorization for Expenditure)
Un AFE es una autorizacion formal de gasto requerida para inversiones de capital (CAPEX). Es un documento de control financiero que:
- Define un monto maximo autorizado
- Requiere aprobaciones por nivel de monto
- Se vincula al plan presupuestario CAPEX
- Tiene un flujo de aprobacion formal con multiples niveles
- Permite control de variaciones (sobre-ejecucion)
Proyecto
Un Proyecto es una unidad de ejecucion operacional que:
- Agrupa actividades relacionadas
- Tiene cronograma (fecha inicio/fin)
- Puede tener gastos OPEX y/o CAPEX
- Se vincula a un plan presupuestario
- Permite seguimiento de avance fisico y financiero
- Puede tener contratistas y ordenes de compra
Cuando Usar Cada Uno
Usar AFE cuando:
| Criterio | Aplica |
|---|---|
| El gasto es CAPEX (inversion de capital) | Si |
| El monto requiere aprobacion formal por comite | Si |
| PDVSA exige AFE para la actividad | Si |
| Se necesita control de monto maximo autorizado | Si |
| La actividad tiene multiples lineas de costo que requieren autorizacion individual | Si |
Ejemplos tipicos de AFE:
- Reacondicionamiento de pozo (taladro, completacion)
- Compra de equipos mayores (compresores, bombas)
- Construccion de infraestructura (lineas, estaciones)
- Estudios integrados de yacimientos
Usar Proyecto (sin AFE) cuando:
| Criterio | Aplica |
|---|---|
| El gasto es OPEX (operativo recurrente) | Si |
| No requiere aprobacion formal por comite | Si |
| Es una actividad rutinaria con presupuesto pre-aprobado | Si |
| El seguimiento es mas operacional que financiero | Si |
Ejemplos tipicos de Proyecto sin AFE:
- Mantenimiento preventivo trimestral
- Campana de quimicos
- Trabajo rutinario de operaciones
- Actividades de HSE
Usar AFE + Proyecto cuando:
La combinacion mas comun en ACE: el AFE controla la autorizacion financiera y el proyecto controla la ejecucion operacional.
| Situacion | AFE | Proyecto |
|---|---|---|
| Rehabilitacion de pozo | Autoriza el monto total | Controla actividades, cronograma, contratistas |
| Compra de compresor | Autoriza la inversion | Controla instalacion, pruebas, puesta en marcha |
| Construccion de linea | Autoriza presupuesto | Controla avance fisico, hitos, entregables |
Flujos de Trabajo
Flujo AFE
1. Crear AFE → Estado: BORRADOR
2. Definir lineas de costo (categorias, montos)
3. Enviar a aprobacion → Estado: PENDIENTE
4. Aprobaciones por nivel:
- Nivel 1: Gerente de area (< $50,000)
- Nivel 2: Gerencia general (< $200,000)
- Nivel 3: Comite de inversiones (> $200,000)
5. Aprobado → Estado: APROBADO
6. Registrar gastos contra lineas del AFE
7. Monitorear variaciones (< 10% aceptable)
8. Cierre del AFE → Estado: CERRADO
Flujo Proyecto
1. Crear Proyecto → Estado: PLANIFICACION
2. Vincular a plan presupuestario
3. Agregar actividades con clasificacion PDVSA
4. Asignar contratistas y recursos
5. Iniciar → Estado: EN_PROGRESO
6. Registrar gastos y avance
7. Completar → Estado: COMPLETADO
Flujo Combinado AFE + Proyecto
1. Crear AFE con monto estimado
2. Aprobar AFE
3. Crear Proyecto vinculado al AFE
4. Agregar actividades al proyecto
5. Los gastos del proyecto se imputan al AFE
6. El AFE controla el monto maximo
7. El proyecto controla el avance operacional
Tabla Comparativa
| Aspecto | AFE | Proyecto |
|---|---|---|
| Proposito | Control financiero | Control operacional |
| Tipo de gasto | CAPEX (principalmente) | OPEX y CAPEX |
| Aprobacion | Formal por nivel de monto | Gerente de proyecto |
| Monto maximo | Fijo, con control de variaciones | Flexible |
| Cronograma | No (solo vigencia) | Si (inicio, fin, hitos) |
| Actividades | No | Si, con clasificacion PDVSA |
| Contratistas | No | Si |
| Vinculacion presupuestaria | Plan CAPEX | Plan OPEX o CAPEX |
| Contabilidad | Ejecucion AFE → Cuenta de activo | Gasto proyecto → Cuenta de gasto/activo |
Vinculacion con Presupuesto
AFE → Plan CAPEX
Plan CAPEX 2026
└── Categoria: CAPEX
└── Linea: "Reacondicionamiento Pozos"
└── AFE-001: "RA Pozo CAES-101"
├── Linea 1: Taladro ($120,000)
├── Linea 2: Completacion ($80,000)
└── Linea 3: Materiales ($50,000)
Proyecto → Plan OPEX/CAPEX
Plan OPEX 2026
└── Categoria: OPEX-MTO-MC
└── Linea: "Mtto Preventivo Compresores"
└── Proyecto: "Mtto Q1 Compresores"
├── Actividad: Inspeccion (APOYO_GESTION)
├── Actividad: Reparacion (MANEJO_CRUDO)
└── Gasto: Repuestos → CC ACE-2-2MC-LEV
Recomendaciones
- Siempre usar AFE para CAPEX > $10,000 — Es requerimiento PDVSA
- Combinar AFE + Proyecto para actividades complejas — Mejor control
- Usar solo Proyecto para OPEX rutinario — Menos burocracia
- Vincular siempre al plan presupuestario — Para control de ejecucion
- Asignar centro de costo correcto — Para la imputacion contable automatica