Caja Chica
Dashboard de Caja Chica
Lista de Fondos
El módulo de Caja Chica administra fondos de efectivo de bajo monto destinados a cubrir gastos operativos menores que no justifican el proceso formal de una orden de compra. Cada fondo es custodiado por un responsable designado y tiene límites de monto, umbral de reposición y categorías de gastos permitidos.
¿Qué es una caja chica?
Una caja chica es un fondo de efectivo rotativo asignado a un departamento o área operativa. Funciona así:
- Se crea el fondo con un monto inicial y se asigna a un custodio
- El custodio registra los gastos pagados con ese fondo
- Cuando el saldo baja del mínimo, se solicita reposición
- La reposición se aprueba y se transfiere desde una cuenta bancaria
- El fondo vuelve a su nivel original y el ciclo se repite
Ciclo de vida de un fondo
ACTIVE ──── gastos diarios ──→ saldo bajo ──→ REPLENISHMENT (reposición)
│ │
│ aprobada
│ │
└──────────────────── saldo repuesto ←──────────────┘
ACTIVE ──→ SUSPENDED (suspensión temporal, no acepta nuevos gastos)
ACTIVE ──→ CLOSED (cierre definitivo)
| Estado | Descripción |
|---|---|
| ACTIVE | Operativo, acepta gastos y reposiciones |
| INACTIVE | Inactivo, no aparece en operaciones nuevas |
| SUSPENDED | Suspendido temporalmente (auditoría, revisión) |
| CLOSED | Cerrado definitivamente |
Tipos de movimiento (entries)
Cada entrada en el fondo tiene un entry_type:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| INITIAL | Dotación inicial del fondo |
| EXPENSE | Gasto registrado con comprobante |
| REPLENISHMENT | Reposición de fondos desde cuenta bancaria |
| ADJUSTMENT | Ajuste manual (diferencias de arqueo) |
Estados de un movimiento
| Estado | Descripción |
|---|---|
| PENDING | Registrado, pendiente de aprobación |
| APPROVED | Aprobado por el supervisor |
| REJECTED | Rechazado con motivo |
| PAID | Ejecutado (para reposiciones: transferencia procesada) |
| CANCELLED | Anulado |
Categorías de gastos
Los gastos se clasifican con categorías y subcategorías configurables. Cada categoría puede tener:
- Límite de monto por gasto
- Requisito de comprobante (siempre / para montos mayores a X / nunca)
- Mapeo contable automático a la cuenta de gasto correspondiente
Categorías predefinidas: Suministros, Transporte, Alimentación, Mantenimiento, Servicios, Combustible, Otros.
Campos clave de un fondo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único del fondo (ej: CC-OPS-01) |
| Nombre | Nombre descriptivo |
| Moneda | Moneda del fondo (USD, VES) |
| Monto inicial | Dotación original del fondo |
| Saldo actual | Efectivo disponible en este momento |
| Saldo mínimo | Umbral que dispara la solicitud de reposición |
| Gasto máximo | Monto máximo por gasto individual |
| Custodio | Empleado responsable del fondo |
| Cuenta bancaria | Cuenta desde la que se repone el fondo |
| Requiere aprobación | Si los gastos requieren aprobación previa |
| Umbral de aprobación | Monto a partir del cual se requiere aprobación |
Diferencia: gasto directo vs. reporte de gastos
El módulo soporta dos formas de registrar gastos:
| Modalidad | Cuándo usar |
|---|---|
| Gasto directo | Gasto pagado en el momento con el efectivo del fondo |
| Reporte de gastos | El empleado adelantó dinero propio, luego presenta comprobantes para ser reembolsado |
Los reportes de gastos (expense_reports) agrupan múltiples entradas y tienen su propio flujo de aprobación.
Ver: Reportes de Gastos
Integración financiera
Cada movimiento aprobado genera automáticamente:
- Una transacción financiera que actualiza el saldo de la cuenta bancaria vinculada
- Un asiento contable en el módulo de Contabilidad (según el mapeo de categoría)
Módulos relacionados
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Finanzas | Las reposiciones generan transacciones que actualizan saldos bancarios |
| Contabilidad | Cada gasto aprobado genera un asiento automático |
| Presupuesto | Los gastos ejecutan el presupuesto del CC y categoría correspondientes |
| Proyectos | Los gastos pueden vincularse a un proyecto específico |
Glosario
| Término | Significado |
|---|---|
| Custodio | Empleado responsable del fondo, quien lo administra y rinde cuentas |
| Arqueo | Conteo físico del efectivo para verificar que coincida con el saldo en sistema |
| Reposición | Transferencia de fondos para reponer lo gastado |
| Fondo rotativo | Fondo que se repone periódicamente y no tiene fecha de vencimiento |
| Comprobante | Factura, ticket o recibo que respalda el gasto |