Supervisor de Almacén
Descripción del Rol
Supervisión y aprobación de inventario. Responsable de gestión completa de almacenes, ajustes de stock y control de movimientos.
Módulos y Accesos
✅ Inventario (Acceso Completo)
- Ver items de inventario
- ✅ Crear items
- ✅ Editar items
- ✅ Eliminar items
- Ver stock por almacén
- Ver movimientos
- Ver almacenes
- ✅ Crear almacenes
- ✅ Editar almacenes
- ✅ Registrar movimientos de inventario:
- Entradas
- Salidas
- Transferencias entre almacenes
- ✅ Ajustar stock
- ✅ Aprobar ajustes
- ✅ Gestionar categorías de items
- ✅ Configurar niveles de reorden
- ✅ Exportar inventario
⚠️ Procura (Lectura + Recepción)
- Ver órdenes de compra
- ✅ Registrar recepción de materiales
- Ver proveedores
- ❌ No puede crear órdenes de compra
- ❌ No puede aprobar órdenes
👁️ Activos (Lectura + Ver Transferencias)
- Ver activos fijos
- Ver tab de Transferencias de activos
- Ver ubicación de activos
- ❌ No puede crear o editar activos
👁️ Proyectos (Solo Lectura)
- Ver proyectos
- Ver ubicaciones de proyectos
- ❌ No puede editar proyectos
✅ Reportes de Inventario
- Dashboard de inventario
- Reporte de stock
- Reporte de movimientos
- Reporte de items con stock bajo
- Reporte de valorización de inventario
- Análisis de rotación de inventario
❌ Sin Acceso a Otros Módulos
- No tiene acceso a: Empleados, Nómina, Finanzas, Caja Chica, Flota, HSE, Documentos, Organización, CRM, Calidad, Producción, AFE, Contratos, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración
Responsabilidades Principales
Gestión de Inventario
- Supervisar niveles de stock
- Crear y mantener catálogo de items
- Configurar niveles de reorden
- Optimizar inventario
Control de Movimientos
- Supervisar entradas y salidas
- Aprobar ajustes de inventario
- Gestionar transferencias entre almacenes
- Verificar movimientos de almacenistas
Recepción de Materiales
- Supervisar recepción de compras
- Verificar calidad y cantidades
- Resolver discrepancias con proveedores
- Coordinar con Procura
Organización de Almacenes
- Mantener almacenes organizados
- Definir ubicaciones de items
- Implementar sistema de codificación
- Optimizar espacio
Inventarios Físicos
- Programar conteos físicos
- Coordinar inventarios cíclicos
- Investigar diferencias
- Ajustar stock según conteos
Reportes y Análisis
- Generar reportes de inventario
- Analizar rotación de items
- Identificar items obsoletos
- Proponer mejoras
Casos de Uso Típicos
Crear Nuevo Item de Inventario
- Ir a Inventario → Items
- Clic en Nuevo Item
- Ingresar información básica:
- Código del item (SKU)
- Nombre
- Descripción
- Categoría
- Subcategoría
- Ingresar especificaciones:
- Unidad de medida
- Marca
- Modelo
- Especificaciones técnicas
- Ingresar información de inventario:
- Stock mínimo
- Stock máximo
- Punto de reorden
- Tiempo de entrega del proveedor
- Ingresar costos:
- Costo unitario
- Método de valorización (FIFO, Promedio)
- Agregar foto del item
- Guardar
- Configurar stock inicial por almacén
Aprobar Ajuste de Inventario
- Ir a Inventario → Movimientos
- Filtrar por tipo Ajuste y estado Pendiente
- Abrir ajuste solicitado
- Revisar:
- Motivo del ajuste
- Items afectados
- Cantidades a ajustar
- Justificación
- Quién lo solicitó
- Investigar si es necesario:
- Verificar conteo físico
- Revisar movimientos recientes
- Confirmar con almacenista
- Si el ajuste es válido:
- Clic en Aprobar
- Agregar comentarios
- Si hay dudas:
- Clic en Rechazar
- Especificar qué se necesita verificar
- El sistema actualiza stock automáticamente al aprobar
Realizar Inventario Físico
- Planificar inventario:
- Seleccionar almacén o área
- Programar fecha
- Asignar contadores
- Preparar:
- Imprimir listado de items
- Organizar almacén
- Detener movimientos durante conteo
- Realizar conteo físico:
- Contar cada item
- Registrar cantidades en listado
- Verificar ubicaciones
- Ingresar al sistema:
- Ir a Inventario → Items
- Para cada item con diferencia:
- Comparar stock sistema vs. físico
- Crear ajuste de inventario
- Ingresar cantidad física
- Especificar motivo de diferencia
- Investigar diferencias grandes:
- Revisar movimientos recientes
- Verificar si hay errores de registro
- Recontar si es necesario
- Aprobar ajustes
- Generar reporte de inventario físico
- Analizar causas de diferencias
Gestionar Transferencia entre Almacenes
- Recibir solicitud de transferencia
- Ir a Inventario → Movimientos
- Clic en Nuevo Movimiento
- Seleccionar tipo: Transferencia
- Seleccionar:
- Almacén origen
- Almacén destino
- Agregar items a transferir:
- Buscar item
- Ingresar cantidad
- Verificar disponibilidad en origen
- Ingresar:
- Motivo de transferencia
- Proyecto o departamento solicitante
- Fecha de transferencia
- Guardar
- Coordinar transporte:
- Asignar responsable
- Programar fecha y hora
- Preparar documentación
- Al llegar al destino:
- Verificar cantidades
- Confirmar recepción en el sistema
Configurar Niveles de Reorden
- Ir a Inventario → Items
- Seleccionar item
- Clic en Editar
- Calcular niveles óptimos:
- Stock mínimo: Consumo durante tiempo de entrega
- Punto de reorden: Stock mínimo + stock de seguridad
- Stock máximo: Según espacio y capital disponible
- Ejemplo:
- Consumo promedio: 10 unidades/día
- Tiempo de entrega: 15 días
- Stock de seguridad: 5 días
- Stock mínimo: 10 × 15 = 150 unidades
- Punto de reorden: 150 + (10 × 5) = 200 unidades
- Stock máximo: 500 unidades
- Ingresar valores calculados
- Guardar
- El sistema alertará cuando stock llegue al punto de reorden
Recibir Materiales de Proveedor
- Ir a Procura → Órdenes de Compra
- Buscar orden de compra del proveedor
- Abrir orden de compra
- Verificar documentación:
- Orden de compra
- Factura del proveedor
- Remisión o guía de despacho
- Inspeccionar materiales:
- Verificar cantidades
- Inspeccionar calidad
- Verificar especificaciones
- Revisar empaque y condición
- Clic en Registrar Recepción
- Para cada item:
- Ingresar cantidad recibida
- Si hay diferencias:
- Especificar cantidad faltante o dañada
- Agregar comentarios
- Tomar fotos si hay daños
- Guardar recepción
- El sistema actualiza inventario automáticamente
- Si hay problemas:
- Notificar a Procura
- Coordinar devolución o nota de crédito
Generar Reporte de Items con Stock Bajo
- Ir a Reportes → Inventario
- Seleccionar Items con Stock Bajo
- El sistema muestra items donde:
- Stock actual ≤ Punto de reorden
- Revisar lista
- Exportar a Excel
- Para cada item:
- Verificar consumo reciente
- Calcular cantidad a solicitar
- Verificar si hay orden de compra pendiente
- Crear lista de compras sugeridas
- Enviar a Procura para generar órdenes de compra
Notas Importantes
✅ Verificación de recepciones: Siempre verifica calidad y cantidades al recibir materiales.
✅ Ajustes justificados: Todos los ajustes de inventario deben estar justificados y documentados.
⚠️ Inventarios físicos: Realiza inventarios físicos periódicos para mantener exactitud del sistema.
📊 Reportes regulares: Genera reportes de inventario semanalmente para identificar problemas.
🔍 Rotación de inventario: Monitorea rotación de items para identificar obsoletos o de lento movimiento.
Preguntas Frecuentes
¿Con qué frecuencia debo hacer inventarios físicos?
- Inventario completo: Anual
- Inventarios cíclicos: Mensual (rotar áreas)
- Items críticos: Semanal o quincenal
¿Qué hago con items obsoletos o dañados?
- Identificar items obsoletos o dañados
- Crear ajuste de inventario para dar de baja
- Documentar motivo (obsoleto, dañado, vencido)
- Coordinar disposición física (venta, donación, desecho)
- Obtener aprobación de Gerencia si el valor es significativo
¿Cómo manejo items sin código de barras?
Implementa un sistema de codificación interno:
- Usa etiquetas con código SKU
- Imprime códigos de barras si es posible
- Mantén ubicaciones fijas para facilitar búsqueda
¿Puedo modificar el stock directamente?
No, el stock solo se modifica mediante movimientos (entradas, salidas, transferencias, ajustes). Esto mantiene trazabilidad.
¿Qué método de valorización debo usar?
- FIFO (First In, First Out): Recomendado para items perecederos
- Promedio Ponderado: Recomendado para items no perecederos Consulta con Contabilidad para definir método según políticas de la empresa.
¿Cómo organizo el almacén físicamente?
- Agrupa items por categoría
- Items de alta rotación cerca de la salida
- Items pesados en niveles bajos
- Implementa sistema de ubicaciones (pasillo-estante-nivel)
- Mantén pasillos despejados
- Usa señalización clara
¿Qué hago si encuentro diferencias grandes en inventario físico?
- Recontar el item
- Revisar movimientos recientes en el sistema
- Verificar si hay movimientos no registrados
- Investigar posible hurto o pérdida
- Documentar hallazgos
- Reportar a Gerencia si es significativo
- Implementar controles adicionales si es necesario