📋 Cotizaciones
¿Qué son las Cotizaciones?
Las Cotizaciones son solicitudes formales de precios y condiciones que se envían a proveedores antes de realizar una compra. Permiten comparar diferentes ofertas y seleccionar la mejor opción en términos de precio, calidad, plazo de entrega y condiciones.
Objetivo del Módulo
- Comparar ofertas: Evaluar múltiples proveedores para una misma necesidad
- Negociar mejores precios: Usar cotizaciones competitivas para negociar
- Documentar decisiones: Registrar por qué se eligió un proveedor sobre otro
- Agilizar compras: Convertir cotizaciones aprobadas directamente en órdenes de compra
- Controlar vencimientos: Gestionar la vigencia de las ofertas recibidas
Cómo Acceder al Módulo
- En el menú lateral izquierdo, busque "Compras"
- Haga clic en el ícono de flecha (▼) para expandir
- Seleccione "Cotizaciones"
Interfaz Principal
Vista de Lista
La pantalla muestra todas las cotizaciones con la siguiente información:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único (ej: COT-2025-001) |
| Tipo | Compra, Servicio o Obra |
| Título | Descripción breve de lo solicitado |
| Contratista | Proveedor que cotiza |
| Fecha | Fecha de la cotización |
| Válida hasta | Fecha de vencimiento de la oferta |
| Total | Monto total cotizado |
| Estado | Estado actual de la cotización |
| Acciones | Ver, Aprobar, Convertir a OC |
Estados de Cotizaciones
| Estado | Descripción | Color |
|---|---|---|
| Borrador | En proceso de creación | Gris |
| Recibida | Cotización recibida del proveedor | Azul |
| En Revisión | Siendo evaluada | Amarillo |
| Aprobada | Cotización aprobada | Verde |
| Rechazada | Cotización rechazada | Rojo |
| Vencida | Pasó la fecha de validez | Gris |
| Convertida | Ya se convirtió en orden de compra | Morado |
Filtros Disponibles
- Búsqueda: Por código o título
- Tipo: Compra, Servicio, Obra
- Estado: Todos los estados disponibles
Crear una Nueva Cotización
Paso 1: Iniciar Registro
- Haga clic en "+ Registrar Cotización"
- Se abrirá el formulario de cotización
Paso 2: Información General
| Campo | Obligatorio | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Código | ✅ Sí | Código único | COT-2025-001 |
| Título | ✅ Sí | Descripción breve | Cotización de tuberías PVC |
| Tipo | ✅ Sí | Compra, Servicio, Obra | Compra |
| Contratista | ✅ Sí | Proveedor que cotiza | Seleccionar de lista |
| Proyecto | ❌ No | Proyecto asociado | Opcional |
| Fecha de Cotización | ✅ Sí | Fecha de emisión | 15/01/2025 |
| Válida Hasta | ✅ Sí | Fecha de vencimiento | 30/01/2025 |
| Moneda | ✅ Sí | USD, VES, EUR | USD |
Tipos de Cotización:
- Compra: Para adquisición de materiales o productos
- Servicio: Para contratación de servicios
- Obra: Para trabajos de construcción o instalación
Paso 3: Agregar Ítems
- En la sección de ítems, haga clic en "+ Agregar Ítem"
- Complete para cada ítem:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Descripción | Detalle del producto/servicio |
| Cantidad | Cantidad solicitada |
| Unidad | Unidad de medida (pza, kg, m, hrs) |
| Precio Unitario | Precio por unidad |
| Subtotal | Se calcula automáticamente |
- Agregue todos los ítems necesarios
- El sistema calcula el total automáticamente
Paso 4: Condiciones y Términos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tiempo de Entrega | Plazo de entrega ofrecido |
| Condiciones de Pago | Términos de pago (ej: "50% adelanto, 50% contra entrega") |
| Condiciones de Entrega | Lugar y forma de entrega |
| Garantía | Garantía ofrecida |
| Descuento | Descuento aplicado (si aplica) |
| IVA | Porcentaje de impuesto |
Paso 5: Información Adicional
- Notas: Observaciones importantes
- Documentos: Adjunte la cotización en PDF si la recibió por email
- Proveedor Preferido: Marque si este proveedor es su opción preferida
Paso 6: Guardar
- Revise toda la información
- Haga clic en "Guardar"
- La cotización queda registrada en estado "Recibida"
Flujo de Trabajo de Cotizaciones
1. BORRADOR
↓ (Registrar cotización recibida)
2. RECIBIDA
↓ (Iniciar evaluación)
3. EN REVISIÓN
↓ (Tomar decisión)
4a. APROBADA → Puede convertirse a Orden de Compra
4b. RECHAZADA → Fin del proceso
↓ (Convertir)
5. CONVERTIDA → Se crea Orden de Compra automáticamente
Nota: Las cotizaciones pueden pasar a estado VENCIDA automáticamente si se supera la fecha "Válida Hasta".
Comparar Cotizaciones
Escenario: Comparar Múltiples Ofertas
Cuando solicita cotizaciones a varios proveedores para el mismo requerimiento:
- Registre todas las cotizaciones recibidas
- Use filtros para ver solo las cotizaciones del mismo proyecto o tipo
- Compare:
- Precios totales
- Precios unitarios por ítem
- Tiempos de entrega
- Condiciones de pago
- Garantías ofrecidas
- Calificación del proveedor
Tabla Comparativa (Ejemplo)
| Proveedor | Total | Entrega | Pago | Garantía | Rating |
|---|---|---|---|---|---|
| Proveedor A | $5,000 | 15 días | 30 días | 1 año | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Proveedor B | $4,800 | 20 días | Contado | 6 meses | ⭐⭐⭐⭐ |
| Proveedor C | $5,200 | 10 días | 45 días | 2 años | ⭐⭐⭐⭐ |
Decisión: Aunque Proveedor B tiene el precio más bajo, Proveedor A ofrece mejor balance entre precio, plazo, condiciones y garantía.
Aprobar una Cotización
Cuándo Aprobar
Apruebe una cotización cuando:
- ✅ El precio es competitivo
- ✅ Las condiciones son aceptables
- ✅ El proveedor es confiable
- ✅ Cumple con los requisitos técnicos
Pasos para Aprobar
- En la lista de cotizaciones, busque la que desea aprobar
- Haga clic en el ícono de check verde (✓)
- Confirme la aprobación
- El estado cambia a "Aprobada"
- La cotización está lista para convertirse en orden de compra
Convertir Cotización a Orden de Compra
Proceso de Conversión
- Requisito: La cotización debe estar en estado "Aprobada"
- En la lista, haga clic en el ícono de conversión (🔄)
- Confirme: "¿Convertir esta cotización a orden de compra?"
- El sistema:
- Crea automáticamente una nueva Orden de Compra
- Copia todos los ítems y condiciones
- Marca la cotización como "Convertida"
- Vincula la OC con la cotización original
Ventajas de la Conversión Automática
- ⚡ Ahorra tiempo: No necesita volver a ingresar datos
- ✅ Evita errores: Copia exacta de la información
- 📊 Trazabilidad: Mantiene el vínculo entre cotización y orden
- 📝 Historial completo: Puede ver de qué cotización provino cada orden
Rechazar una Cotización
Cuándo Rechazar
Rechace una cotización cuando:
- ❌ El precio es muy alto
- ❌ Las condiciones no son aceptables
- ❌ El plazo de entrega es muy largo
- ❌ Se seleccionó otra cotización
Pasos para Rechazar
- Localice la cotización en la lista
- Haga clic en el ícono de rechazo (✗)
- Importante: Ingrese el motivo del rechazo
- Confirme
- El estado cambia a "Rechazada"
Buena práctica: Siempre documente el motivo del rechazo para futuras referencias.
Ejemplos Prácticos
Ejemplo 1: Solicitar Cotizaciones para Materiales
Escenario: Necesita comprar 100 metros de tubería PVC de 4 pulgadas.
Proceso:
Identificar proveedores: Busque 3 proveedores de tuberías en su base de datos
Solicitar cotización: Envíe email o llame a cada proveedor con especificaciones:
- Tubería PVC 4" Schedule 40
- Cantidad: 100 metros
- Uso: Instalación de agua potable
- Entrega: Obra en Caracas
- Plazo: Máximo 15 días
Registrar cotizaciones recibidas:
- Proveedor A: $15/metro = $1,500 total, entrega 10 días
- Proveedor B: $14/metro = $1,400 total, entrega 20 días
- Proveedor C: $16/metro = $1,600 total, entrega 7 días
Evaluar:
- Proveedor A: Buen balance precio/plazo
- Proveedor B: Mejor precio pero plazo largo
- Proveedor C: Entrega rápida pero más caro
Decisión: Aprobar Proveedor A (mejor balance)
Convertir a OC: Generar orden de compra automáticamente
Ejemplo 2: Cotización de Servicio de Mantenimiento
Escenario: Necesita servicio de mantenimiento preventivo para equipos.
Proceso:
Crear cotización con título: "Mantenimiento preventivo equipos de bombeo"
Ítems:
- Revisión general: 4 horas @ $50/hora = $200
- Cambio de aceite: 1 servicio @ $80 = $80
- Repuestos varios: 1 lote @ $150 = $150
- Total: $430
Condiciones:
- Tiempo de entrega: 48 horas
- Garantía: 3 meses
- Pago: Contra entrega
Registrar cotización de 2 proveedores diferentes
Comparar y seleccionar el mejor
Aprobar y convertir a OC
Ejemplo 3: Gestionar Cotización Vencida
Escenario: Una cotización venció antes de tomar decisión.
Pasos:
- Identificar: El sistema marca automáticamente como "Vencida"
- Contactar proveedor: Solicitar extensión de validez o nueva cotización
- Opciones:
- Si acepta mismas condiciones: Crear nueva cotización con nueva fecha
- Si cambian condiciones: Registrar nueva cotización actualizada
- Evaluar la nueva cotización
- Aprobar si procede
Mejores Prácticas
✅ Recomendaciones
Solicite múltiples cotizaciones
- Mínimo 3 proveedores para compras importantes
- Permite comparación objetiva
- Mejora poder de negociación
Sea específico en requerimientos
- Detalle exacto de lo que necesita
- Especificaciones técnicas claras
- Condiciones de entrega definidas
Registre inmediatamente
- Ingrese cotizaciones apenas las reciba
- No espere a tener todas para empezar
- Evita perder información
Documente decisiones
- Explique por qué aprobó o rechazó
- Facilita auditorías futuras
- Mejora proceso de compras
Controle vencimientos
- Revise regularmente cotizaciones próximas a vencer
- Tome decisiones antes del vencimiento
- Solicite extensiones si necesita más tiempo
Use la conversión automática
- Ahorra tiempo y evita errores
- Mantiene trazabilidad
- Facilita seguimiento
Marque proveedores preferidos
- Identifique mejores opciones
- Facilita futuras comparaciones
- Optimiza proceso de selección
❌ Errores Comunes a Evitar
No comparar suficientes opciones
- Puede perder mejores precios
- Reduce capacidad de negociación
Ignorar condiciones más allá del precio
- Plazo de entrega es crítico
- Garantías protegen su inversión
- Términos de pago afectan flujo de caja
No documentar rechazos
- Dificulta explicar decisiones futuras
- Puede causar problemas en auditorías
Dejar vencer cotizaciones
- Pierde tiempo del proceso
- Debe reiniciar cotización
No verificar disponibilidad
- Confirme que el proveedor tiene stock
- Valide que puede cumplir plazos
Integración con Otros Módulos
Con Proveedores
- Seleccione proveedores de su base de datos
- Vea historial de cotizaciones por proveedor
- Calificaciones influyen en decisiones
Con Órdenes de Compra
- Conversión automática de cotización aprobada
- Trazabilidad completa
- Historial de conversiones
Con Proyectos
- Asocie cotizaciones a proyectos específicos
- Controle presupuesto por proyecto
- Reporte de cotizaciones por proyecto
Preguntas Frecuentes
¿Puedo editar una cotización después de registrarla?
Sí, mientras esté en estado "Borrador" o "Recibida". Una vez aprobada o convertida, no puede editarse.
¿Qué pasa si una cotización vence?
El sistema la marca automáticamente como "Vencida". Debe solicitar nueva cotización o extensión al proveedor.
¿Puedo convertir una cotización rechazada?
No. Solo las cotizaciones en estado "Aprobada" pueden convertirse a órdenes de compra.
¿Cómo comparo cotizaciones de diferentes proveedores?
Use los filtros para mostrar cotizaciones del mismo tipo o proyecto, luego compare precios, plazos y condiciones lado a lado.
¿Puedo tener múltiples cotizaciones del mismo proveedor?
Sí. Un proveedor puede enviar varias cotizaciones para diferentes requerimientos o actualizar una cotización anterior.
¿La conversión a OC es reversible?
No. Una vez convertida, la cotización queda marcada como "Convertida" y se crea la orden de compra. Si necesita cambios, edite la orden de compra directamente.
¿Debo registrar cotizaciones que no voy a aprobar?
Sí, es recomendable. Mantiene historial completo y documenta el proceso de selección.
¿Puedo exportar cotizaciones para análisis?
Sí, use el botón de exportación para generar reportes en Excel o PDF.
Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
Métricas Útiles
- Tiempo promedio de respuesta: Días entre solicitud y recepción de cotización
- Tasa de aprobación: % de cotizaciones aprobadas vs rechazadas
- Ahorro por comparación: Diferencia entre cotización más alta y seleccionada
- Proveedores más competitivos: Quiénes ofrecen mejores condiciones
- Cotizaciones vencidas: % de cotizaciones que vencen sin decisión
Cómo Mejorar
- Reduzca tiempo de evaluación
- Mejore especificaciones para recibir cotizaciones más precisas
- Mantenga base de proveedores actualizada y competitiva
- Documente lecciones aprendidas de cada proceso
Consejos para Optimizar el Proceso
- Cree plantillas de solicitud: Estandarice qué información solicitar
- Mantenga calendario: Programe revisiones periódicas de cotizaciones pendientes
- Capacite a proveedores: Explíqueles cómo prefiere recibir cotizaciones
- Use recordatorios: Configure alertas para cotizaciones próximas a vencer
- Analice tendencias: Revise histórico de precios para detectar aumentos inusuales
- Negocie: Use cotizaciones competitivas como herramienta de negociación
- Automatice: Aproveche la conversión automática a órdenes de compra