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📇 Directorio de Empleados - Guía Detallada

¿Qué es el Directorio?​

El Directorio de Empleados es un catálogo interactivo y buscable de todo el personal de la empresa. Funciona como una agenda corporativa digital que permite:

  • Buscar empleados rápidamente
  • Acceder a información de contacto
  • Filtrar por departamento o inicial del apellido
  • Visualizar datos en formato de tarjetas o lista
  • Exportar información a PDF

Objetivo del Módulo​

El directorio tiene como objetivos principales:

  1. Facilitar la comunicación interna proporcionando acceso rápido a contactos
  2. Centralizar información de empleados en un solo lugar
  3. Agilizar búsquedas con múltiples filtros y opciones
  4. Mejorar la colaboración al facilitar el contacto entre áreas
  5. Generar reportes de personal en formato PDF

Acceso al Directorio​

Desde el Menú Principal​

  1. Haga clic en "Organización" en el menú lateral
  2. Seleccione "Directorio"

Desde el Organigrama​

  1. Abra el Organigrama
  2. Haga clic en el botón "Ver Directorio" en la esquina superior derecha

Interfaz del Directorio​

Panel de Búsqueda y Filtros​

En la parte superior encontrará tres herramientas de filtrado:

1. Búsqueda por Texto​

  • Campo de búsqueda con ícono de lupa (🔍)
  • Busca en: nombres, apellidos y cargos
  • Los resultados se filtran en tiempo real mientras escribe
  • No distingue mayúsculas de minúsculas
  • Busca coincidencias parciales (ej: "juan" encuentra "Juan Carlos")

Ejemplo de uso:

Escriba: "mart"
Encuentra: Martínez, Marta, Martín, etc.

2. Filtro por Departamento​

  • Selector desplegable con todos los departamentos
  • Opción "Todos" para ver toda la empresa
  • Muestra solo empleados del departamento seleccionado
  • Se combina con otros filtros

Ejemplo de uso:

Seleccione: "Gerencia de Operaciones"
Resultado: Solo empleados de ese departamento

3. Filtro Alfabético​

  • 26 botones (A-Z) para filtrar por inicial del apellido
  • Botón activo se resalta en color
  • Botón "Limpiar" para quitar el filtro
  • Útil para listas largas de empleados

Ejemplo de uso:

Clic en: "G"
Resultado: García, González, Gutiérrez, etc.

Controles de Vista (Solo Desktop)​

En pantallas grandes, puede alternar entre dos modos de visualización:

VistaÍconoDescripción
Cuadrícula🔲Tarjetas grandes con foto y detalles
Lista📋Lista compacta, más empleados visibles

Recomendación: Use cuadrícula para ver fotos y contactos rápidamente, use lista para escanear muchos nombres.

Vista de Cuadrícula​

Información Mostrada​

Cada tarjeta de empleado contiene:

ElementoDescripción
Foto/AvatarFoto del empleado o iniciales en círculo de color
Nombre CompletoNombre y apellido en texto grande
CargoPosición actual del empleado
DepartamentoChip de color con el nombre del departamento
Botones de ContactoEmail (📧) y Teléfono (📞)
ExtensiónNúmero de extensión telefónica (si tiene)
UbicaciónOficina o ubicación física (si está registrada)

Interacción con las Tarjetas​

  • Ver Perfil Completo: Haga clic en cualquier parte de la tarjeta
  • Enviar Email: Haga clic en el ícono de email (📧)
  • Llamar: Haga clic en el ícono de teléfono (📞)

Efecto Visual​

Las tarjetas tienen un efecto de elevación al pasar el mouse (hover), indicando que son clicables.

Vista de Lista​

Información Mostrada​

Cada fila de la lista contiene:

  • Foto/Avatar (más pequeño)
  • Nombre Completo
  • Cargo • Departamento (en una línea)
  • Botones de contacto (Email y Teléfono)

Ventajas de la Vista de Lista​

✅ Más empleados visibles sin hacer scroll ✅ Escaneo rápido de nombres ✅ Menos espacio vertical utilizado ✅ Ideal para búsquedas en equipos grandes

Paginación​

Cuando hay muchos empleados, se muestran en páginas de 24 empleados por página.

Controles de Paginación​

En la parte inferior verá:

  • Números de página: Haga clic para ir a una página específica
  • Flechas: ◀ Anterior | Siguiente ▶
  • Indicador: "Página X de Y"

La paginación se reinicia cuando aplica filtros.

Casos de Uso Prácticos​

Ejemplo 1: Buscar el Email de un Compañero​

Situación: Necesita enviar un correo a María González pero no tiene su email.

Pasos:

  1. Abra el Directorio
  2. Escriba "maría gonzález" en el buscador
  3. Aparecerá su tarjeta
  4. Haga clic en el ícono de email (📧)
  5. Su cliente de correo se abrirá con su dirección

Tiempo estimado: 10 segundos

Ejemplo 2: Encontrar Todos los Empleados de un Departamento​

Situación: Necesita la lista de todo el personal de Recursos Humanos.

Pasos:

  1. Abra el Directorio
  2. En el selector "Departamento", elija "Recursos Humanos"
  3. Verá solo los empleados de ese departamento
  4. Haga clic en "Descargar PDF" para exportar la lista

Tiempo estimado: 15 segundos

Ejemplo 3: Llamar a Alguien por su Apellido​

Situación: Necesita llamar a "Rodríguez" pero no recuerda su nombre.

Pasos:

  1. Abra el Directorio
  2. Haga clic en la letra "R" en el filtro alfabético
  3. Busque visualmente "Rodríguez" en los resultados
  4. Haga clic en el ícono de teléfono (📞)

Tiempo estimado: 20 segundos

Ejemplo 4: Ver el Cargo de un Empleado​

Situación: Necesita saber qué cargo tiene Pedro Martínez.

Pasos:

  1. Abra el Directorio
  2. Escriba "pedro martínez"
  3. Su tarjeta mostrará el cargo debajo del nombre
  4. (Opcional) Haga clic en la tarjeta para ver su perfil completo

Tiempo estimado: 10 segundos

Ejemplo 5: Generar Lista de Contactos de un Área​

Situación: Necesita un PDF con los contactos del Departamento de Ventas.

Pasos:

  1. Abra el Directorio
  2. Filtre por departamento: "Ventas"
  3. Haga clic en "Descargar PDF"
  4. Se generará un PDF con todos los empleados filtrados

Tiempo estimado: 15 segundos

Exportación a PDF​

¿Qué se Exporta?​

El PDF incluye:

  • Todos los empleados visibles según los filtros aplicados
  • Nombre completo
  • Cargo
  • Departamento
  • Email
  • Teléfono
  • Extensión (si tiene)

Cómo Exportar​

  1. Aplique los filtros deseados (departamento, letra, búsqueda)
  2. Haga clic en el botón "Descargar PDF" (esquina superior derecha)
  3. El navegador descargará el archivo automáticamente
  4. Nombre del archivo: empleados-YYYY-MM-DD.pdf

Casos de Uso del PDF​

✅ Distribución a nuevos empleados como guía de contactos ✅ Respaldo físico para emergencias sin sistema ✅ Listas de asistencia para eventos o capacitaciones ✅ Directorios departamentales para áreas específicas

Vista en Dispositivos Móviles​

En celulares y tablets:

  • La vista se ajusta automáticamente a cuadrícula vertical
  • Una tarjeta por fila para facilitar la lectura
  • Los botones de contacto son más grandes y fáciles de tocar
  • El filtro alfabético se ajusta en múltiples líneas
  • La búsqueda funciona igual que en desktop

Ventajas en Móvil​

✅ Acceso rápido a contactos desde cualquier lugar ✅ Llamadas directas con un toque ✅ Emails rápidos sin escribir direcciones ✅ Búsqueda eficiente incluso en movimiento

Información Mostrada por Empleado​

Datos Siempre Visibles​

  • ✅ Nombre completo
  • ✅ Cargo/Posición
  • ✅ Departamento

Datos Condicionales​

Estos datos solo aparecen si están registrados en el perfil del empleado:

DatoCuándo Aparece
FotoSi el empleado ha subido una foto
EmailSi tiene email registrado
TeléfonoSi tiene teléfono o móvil registrado
ExtensiónSi tiene extensión telefónica
UbicaciónSi tiene oficina/ubicación registrada

Datos No Visibles en el Directorio​

Por privacidad y relevancia, NO se muestran:

  • ❌ Dirección personal
  • ❌ Fecha de nacimiento
  • ❌ Salario
  • ❌ Documentos personales
  • ❌ Información bancaria

Solución de Problemas​

No encuentro a un empleado​

Causas posibles:

  1. El empleado está inactivo
  2. Escribió mal el nombre
  3. Está aplicando filtros que lo excluyen

Solución:

  1. Quite todos los filtros (departamento, letra)
  2. Limpie el campo de búsqueda
  3. Verifique la ortografía del nombre
  4. Consulte con RRHH si el empleado está activo

El directorio aparece vacío​

Causa: No hay empleados activos registrados

Solución:

  1. Vaya a "Empleados" en el menú
  2. Verifique que haya empleados con estado "Activo"
  3. Si hay empleados pero no aparecen, contacte soporte técnico

Los botones de email/teléfono no funcionan​

Causa: No tiene configurada una aplicación de correo o teléfono predeterminada

Solución:

  1. Configure un cliente de correo (Outlook, Gmail, etc.)
  2. En móvil, los botones usan las apps nativas
  3. Alternativamente, copie manualmente el email/teléfono

El PDF no se descarga​

Causas posibles:

  1. El navegador bloqueó la descarga
  2. No tiene permisos de descarga
  3. Error temporal del servidor

Solución:

  1. Revise la barra de descargas del navegador
  2. Permita descargas desde el sitio
  3. Intente nuevamente
  4. Si persiste, contacte soporte

Mejores Prácticas​

Para Usuarios​

✅ Use filtros combinados para búsquedas precisas

  • Ejemplo: Departamento "Ventas" + Letra "M"

✅ Aproveche la búsqueda en tiempo real

  • No necesita presionar Enter, escriba y vea resultados

✅ Guarde PDFs útiles

  • Descargue directorios de áreas con las que trabaja frecuentemente

✅ Use atajos de teclado

  • Ctrl+F en el navegador para búsquedas rápidas en la página

Para Administradores​

✅ Mantenga perfiles actualizados

  • Asegúrese de que todos los empleados tengan:
    • Email corporativo
    • Teléfono de contacto
    • Cargo actualizado
    • Departamento asignado

✅ Fomente el uso de fotos

  • Las fotos facilitan el reconocimiento
  • Mejoran la experiencia de usuario
  • Humanizan la comunicación

✅ Revise periódicamente

  • Inactive empleados que ya no trabajan
  • Actualice departamentos cuando haya cambios
  • Verifique que los datos de contacto sean correctos

Integración con Otros Módulos​

El directorio se integra con:

Módulo de Empleados​

  • Haga clic en cualquier tarjeta para ver el perfil completo
  • Acceda a información detallada: historial, documentos, nómina, etc.

Organigrama​

  • Navegue entre directorio y organigrama fácilmente
  • Ambos muestran la misma información base

Reportes​

  • Los datos del directorio alimentan reportes de personal
  • Exportaciones incluyen información del directorio

Diferencias con el Organigrama​

CaracterísticaDirectorioOrganigrama
EnfoqueLista de contactosEstructura jerárquica
VistaTarjetas/ListaÁrbol visual
BúsquedaAvanzada con filtrosVisual por navegación
Mejor paraEncontrar contactosEntender estructura
ExportaciónPDF con datosCaptura de pantalla

Recomendación: Use el directorio para buscar personas, use el organigrama para entender relaciones.

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo ver empleados inactivos?​

No, el directorio solo muestra empleados con estado "Activo". Para ver empleados inactivos, vaya al módulo de Empleados y use los filtros de estado.

¿Cómo se ordenan los empleados?​

Por defecto se ordenan alfabéticamente por apellido. Cuando usa el filtro de letra, se ordenan por apellido dentro de esa letra.

¿Puedo exportar solo ciertos empleados?​

Sí, aplique los filtros deseados (departamento, letra, búsqueda) antes de hacer clic en "Descargar PDF". Solo se exportarán los empleados visibles.

¿Los empleados pueden ver su propia información?​

Sí, cualquier empleado con acceso al sistema puede ver el directorio, incluyendo su propia información. Para editar su perfil, deben ir al módulo de Empleados.

¿Qué pasa si un empleado no tiene email?​

Si no tiene email registrado, el ícono de email no aparecerá en su tarjeta. Lo mismo aplica para teléfono, extensión y ubicación.

¿Puedo buscar por cargo?​

Sí, el buscador también busca en los cargos. Por ejemplo, si escribe "gerente", encontrará todos los empleados con "gerente" en su cargo.

¿El directorio se actualiza automáticamente?​

Sí, cuando se crea, edita o elimina un empleado en el módulo de Empleados, los cambios se reflejan inmediatamente en el directorio.

Atajos y Consejos Rápidos​

Atajos de Teclado​

  • Ctrl+F: Búsqueda rápida en la página actual
  • Tab: Navegar entre filtros
  • Enter: En el campo de búsqueda (no necesario, busca automáticamente)

Consejos de Eficiencia​

💡 Combine filtros para búsquedas precisas

  • Departamento + Letra = Lista muy específica

💡 Use la vista de lista para equipos grandes

  • Más empleados visibles sin scroll

💡 Guarde PDFs frecuentes en su computadora

  • Evite generar el mismo PDF repetidamente

💡 Aproveche el hover en tarjetas

  • Vea el efecto visual para saber qué es clickeable

Conclusión​

El Directorio de Empleados es una herramienta esencial para:

  • Comunicación eficiente dentro de la organización
  • Búsqueda rápida de contactos
  • Acceso inmediato a información de empleados
  • Generación de reportes de personal

Use los filtros y vistas según su necesidad, y mantenga la información actualizada para aprovechar al máximo esta funcionalidad.