📦 Inventario y Almacén
Cómo Acceder al Módulo
- En el menú lateral izquierdo, busque la opción "Inventario"
- Haga clic en el ícono de flecha (▼) para expandir las opciones
- Verá las siguientes secciones:
- Dashboard: Panel con indicadores
- Artículos: Gestión de productos y materiales
- Almacenes: Gestión de ubicaciones de almacenamiento
- Movimientos: Registro de entradas y salidas
Características Principales
Sistema de Trazabilidad Completa
El módulo de inventario implementa trazabilidad de extremo a extremo que permite:
- ✅ Rastrear el origen de cada artículo (compra, transferencia, ajuste)
- ✅ Conocer la ubicación exacta de cada unidad
- ✅ Vincular automáticamente con órdenes de compra
- ✅ Convertir artículos de inventario a activos fijos
- ✅ Asignar materiales a proyectos, campos y pozos
- ✅ Registrar consumo en mantenimientos con descuento automático de stock
- ✅ Calcular costo promedio ponderado por almacén
Costeo Promedio Ponderado
El sistema calcula automáticamente el costo promedio ponderado de cada artículo:
- Cada entrada actualiza el costo promedio según precio y cantidad
- El costo se mantiene por almacén (no solo global)
- Las salidas usan el costo promedio vigente
- Valoración precisa del inventario en tiempo real
Integración con Otros Módulos
- Compras: Recepción automática desde órdenes de compra
- Activos: Conversión de equipos a activos fijos
- Mantenimientos: Descuento automático de repuestos
- Proyectos: Asignación de materiales con costeo
- Producción: Asignación a campos y pozos petroleros
Dashboard de Inventario
Acceder al Dashboard
- En el menú, seleccione "Inventario" → "Dashboard"
- Verá el panel principal con indicadores y alertas
Indicadores Principales
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Total Artículos | Cantidad de artículos registrados |
| Valor del Inventario | Suma del valor de todo el stock |
| Almacenes Activos | Cantidad de almacenes operativos |
| Stock Bajo | Artículos que necesitan reposición |
Alertas de Stock Bajo
Lista de artículos cuyo stock está por debajo del mínimo definido.
Artículos
Ver Lista de Artículos
- En el menú, seleccione "Inventario" → "Artículos"
- Verá indicadores y la tabla/tarjetas de artículos
Filtros Disponibles
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Búsqueda | Por nombre, código o SKU |
| Categoría | Categorías registradas |
| Tipo | Producto, Material, Herramienta, etc. |
| Estado | Activo, Inactivo, Descontinuado |
| Stock Bajo | Solo artículos con alerta |
Columnas de la Tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único |
| Nombre | Nombre del artículo |
| Categoría | Clasificación |
| Tipo | Tipo de artículo |
| Stock | Cantidad total |
| Disponible | Cantidad sin reservar |
| Costo Unit. | Costo por unidad |
| Estado | Estado actual |
| Acciones | Ver, Editar, Eliminar |
Indicadores de Alerta
| Ícono | Significado |
|---|---|
| 🔴 ⚠️ | Sin stock (cantidad = 0) |
| 🟡 ⚠️ | Stock bajo (≤ mínimo) |
Crear un Nuevo Artículo
- Haga clic en el botón "+ Nuevo Artículo"
- Se abrirá una página con el formulario
Campos del Formulario
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Código | ✅ Sí | Código único (ej: "MAT-001") |
| Nombre | ✅ Sí | Nombre descriptivo |
| SKU | ❌ No | Código de barras o SKU |
| Categoría | ❌ No | Seleccione categoría |
| Tipo | ✅ Sí | Producto, Material, etc. |
| Unidad | ✅ Sí | Unidad de medida (UND, KG, LT, etc.) |
| Descripción | ❌ No | Descripción detallada |
| Marca | ❌ No | Marca del artículo |
| Modelo | ❌ No | Modelo específico |
| Stock Mínimo | ❌ No | Nivel para alerta |
| Stock Máximo | ❌ No | Capacidad máxima |
| Costo Unitario | ❌ No | Costo por unidad |
| Precio de Venta | ❌ No | Precio al público |
| Moneda | ❌ No | USD, VES |
| Estado | ✅ Sí | Activo, Inactivo |
- Complete los campos requeridos
- Haga clic en "Guardar"
Ver Detalle de un Artículo
- En la lista, haga clic en el ícono de ojo (👁)
- Verá:
- Información completa del artículo
- Stock por almacén
- Historial de movimientos
- Documentos adjuntos
Almacenes
Ver Lista de Almacenes
- En el menú, seleccione "Inventario" → "Almacenes"
- Verá la lista de todos los almacenes
Columnas de la Tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único |
| Nombre | Nombre del almacén |
| Tipo | Principal, Secundario, Tránsito, Proyecto |
| Ubicación | Dirección física |
| Encargado | Empleado responsable |
| Proyecto | Proyecto asociado (si aplica) |
| Estado | Activo, Inactivo, Cerrado |
| Acciones | Ver, Editar, Eliminar |
Crear un Nuevo Almacén
- Haga clic en el botón "+ Nuevo Almacén"
- Complete el formulario:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Código | ✅ Sí | Código único (ej: "ALM-001") |
| Nombre | ✅ Sí | Nombre descriptivo |
| Tipo | ✅ Sí | Principal, Secundario, Tránsito, Proyecto |
| Ubicación | ❌ No | Dirección física |
| Encargado | ❌ No | Empleado responsable |
| Proyecto | ❌ No | Solo para tipo "Proyecto" |
| Descripción | ❌ No | Descripción adicional |
| Estado | ✅ Sí | Activo, Inactivo |
- Haga clic en "Guardar"
Ver Detalle de un Almacén
- En la lista, haga clic en el ícono de ojo (👁)
- Verá:
- Información del almacén
- Inventario actual (artículos y cantidades)
- Historial de movimientos del almacén
Movimientos
Ver Lista de Movimientos
- En el menú, seleccione "Inventario" → "Movimientos"
- Verá el historial de todos los movimientos
Filtros Disponibles
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Tipo | Entrada, Salida, Transferencia, Ajuste, etc. |
| Razón | Compra, Uso en Proyecto, Venta, etc. |
| Almacén | Filtrar por almacén específico |
| Estado | Pendiente, Completado, Cancelado |
| Fecha Desde/Hasta | Rango de fechas |
Columnas de la Tabla
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador del movimiento |
| Fecha | Fecha del movimiento |
| Tipo | Entrada, Salida, etc. |
| Razón | Motivo del movimiento |
| Artículo | Artículo afectado |
| Cantidad | Cantidad movida |
| Origen | Almacén de origen |
| Destino | Almacén de destino |
| Costo | Costo total del movimiento |
| Estado | Estado actual |
| Acciones | Cancelar (si aplica) |
Registrar un Nuevo Movimiento
- Haga clic en el botón "+ Nuevo Movimiento"
- Se abrirá una página con el formulario
Campos del Formulario
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo | ✅ Sí | Entrada, Salida, Transferencia, etc. |
| Razón | ✅ Sí | Motivo del movimiento |
| Artículo | ✅ Sí | Seleccione el artículo |
| Cantidad | ✅ Sí | Cantidad a mover |
| Almacén Origen | Según tipo | De dónde sale |
| Almacén Destino | Según tipo | A dónde llega |
| Fecha | ✅ Sí | Fecha del movimiento |
| Costo Unitario | ❌ No | Costo por unidad |
| Orden de Compra | ❌ No | OC asociada (si es entrada por compra) |
| Proyecto | ❌ No | Proyecto destino (si es salida) |
| Campo/Pozo | ❌ No | Ubicación operativa (si aplica) |
| Referencia | ❌ No | Número de factura, orden, etc. |
| Notas | ❌ No | Observaciones |
- Complete los campos según el tipo de movimiento
- Haga clic en "Guardar"
Trazabilidad Automática
Al registrar un movimiento, el sistema:
- ✅ Actualiza el costo promedio ponderado del artículo en el almacén
- ✅ Vincula automáticamente con la orden de compra (si aplica)
- ✅ Registra el proyecto, campo o pozo destino
- ✅ Permite conversión a activo fijo (para equipos)
- ✅ Mantiene historial completo de trazabilidad
Tipos de Movimiento y Campos Requeridos
| Tipo | Origen | Destino |
|---|---|---|
| Entrada | No aplica | Requerido |
| Salida | Requerido | No aplica |
| Transferencia | Requerido | Requerido |
| Ajuste (+) | No aplica | Requerido |
| Ajuste (-) | Requerido | No aplica |
Cancelar un Movimiento
- En la lista de movimientos, busque el movimiento a cancelar
- Haga clic en el ícono de X roja (❌)
- Confirme la cancelación
- El stock se revierte automáticamente
⚠️ Importante: Solo puede cancelar movimientos en estado "Completado". Los movimientos cancelados no pueden revertirse.
Flujo de Trabajo Típico
Entrada por Compra (con Trazabilidad)
1. Recibir mercancía del proveedor
2. Ir a Movimientos → Nuevo Movimiento
3. Tipo: Entrada, Razón: Compra
4. Seleccionar artículo y cantidad
5. Indicar almacén destino
6. Vincular con Orden de Compra
7. Guardar → Stock aumenta
8. Sistema actualiza costo promedio ponderado automáticamente
9. OC se marca como recibida parcial/totalmente
Salida para Proyecto (con Costeo)
1. Recibir solicitud de materiales
2. Ir a Movimientos → Nuevo Movimiento
3. Tipo: Salida, Razón: Uso en Proyecto
4. Seleccionar artículo y cantidad
5. Indicar almacén origen
6. Seleccionar proyecto destino
7. Guardar → Stock disminuye
8. Sistema registra costo usando promedio ponderado
9. Gasto se vincula al proyecto automáticamente
Conversión a Activo Fijo
1. Identificar equipo en inventario (tipo EQUIPMENT)
2. Ir a Activos → Convertir desde Inventario
3. Seleccionar unidad de inventario
4. Completar datos del activo
5. Guardar → Activo creado
6. Sistema genera movimiento de salida automático
7. Activo queda vinculado al movimiento de inventario
8. Trazabilidad completa desde compra hasta activo
Transferencia entre Almacenes
1. Identificar necesidad de mover stock
2. Ir a Movimientos → Nuevo Movimiento
3. Tipo: Transferencia
4. Seleccionar artículo y cantidad
5. Indicar origen y destino
6. Guardar → Stock se mueve
7. Costo promedio se mantiene en ambos almacenes
Integración con Otros Módulos
Compras (Procurement)
Recepción Automática desde Órdenes de Compra:
- Cuando se recibe mercancía de una OC aprobada
- El sistema genera automáticamente un movimiento de entrada
- Vincula el movimiento con la orden de compra
- Actualiza el costo promedio ponderado
- Marca los items de la OC como recibidos
Beneficios:
- ✅ No necesita registrar manualmente el movimiento
- ✅ Trazabilidad completa desde OC hasta inventario
- ✅ Costeo automático y preciso
- ✅ Conciliación entre compras e inventario
Activos Fijos
Conversión de Inventario a Activo:
- Equipos y maquinaria pueden convertirse a activos fijos
- El sistema genera movimiento de salida automático
- Activo queda vinculado al item de inventario original
- Trazabilidad desde compra → inventario → activo
Ejemplo: Compra de bomba sumergible → Inventario → Conversión a activo → Instalación en pozo
Mantenimientos (Activos y Vehículos)
Uso de Repuestos en Mantenimientos:
- Al registrar un mantenimiento con repuestos
- Sistema genera movimiento de salida automático
- Descuenta stock del almacén seleccionado
- Registra costo de repuestos en el mantenimiento
- Mantiene trazabilidad completa
Beneficios:
- ✅ Descuento automático de stock
- ✅ Costeo preciso de mantenimientos
- ✅ Trazabilidad de repuestos usados
Producción (Campos y Pozos)
Asignación a Operaciones Petroleras:
- Materiales pueden asignarse directamente a campos o pozos
- Sistema registra ubicación operativa en el movimiento
- Permite rastrear materiales por ubicación
- Facilita reportes de consumo por campo/pozo
Consejos Útiles
Para Artículos
- ✅ Defina stock mínimo para recibir alertas
- ✅ Use códigos consistentes (ej: MAT-001, HER-001)
- ✅ El costo unitario se actualiza automáticamente con el promedio ponderado
- ✅ Categorice correctamente para facilitar búsquedas
- ✅ Marque como tipo "EQUIPMENT" los artículos que pueden convertirse a activos
Para Almacenes
- ✅ Asigne un encargado a cada almacén
- ✅ Use tipo "Proyecto" para almacenes de obra
- ✅ Mantenga actualizada la ubicación física
- ✅ El sistema calcula el costo promedio por almacén automáticamente
Para Movimientos
- ✅ Registre los movimientos inmediatamente
- ✅ Use la razón correcta para cada movimiento
- ✅ Vincule siempre con la orden de compra (si aplica)
- ✅ Asigne proyecto/campo/pozo para mejor trazabilidad
- ✅ Haga conteos físicos periódicos
Preguntas Frecuentes
¿Por qué no puedo eliminar un artículo?
Solo puede eliminar artículos con stock = 0. Si tiene stock, primero debe registrar una salida.
¿Cómo corrijo un error de stock?
Use un movimiento de tipo "Ajuste (+)" o "Ajuste (-)" con razón "Ajuste por Conteo".
¿Puedo tener el mismo artículo en varios almacenes?
Sí. El sistema muestra el stock total y también el stock por almacén en el detalle del artículo.
¿Qué pasa si cancelo un movimiento?
El stock se revierte automáticamente. Si fue una entrada, el stock disminuye. Si fue una salida, el stock aumenta.
¿Cómo veo el stock de un almacén específico?
Vaya al detalle del almacén para ver todos los artículos y cantidades en esa ubicación.
¿Puedo reservar stock para un proyecto?
Sí, use el tipo de movimiento "Reserva". El stock sigue en el almacén pero se reduce el "disponible".