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Gestión de AFEs

Formulario de AFE​

Formulario para crear una nueva AFE

Guía operativa para crear, aprobar y cerrar Autorizaciones de Gasto (AFE) en el sistema.

Cómo acceder​

  1. En el menú lateral, seleccione "AFE"
  2. Haga clic en "AFEs" para ver la lista
  3. O seleccione "Dashboard" para ver los indicadores generales

Crear un AFE​

Paso 1​

En la lista de AFEs, haga clic en "+ Nueva AFE".

Paso 2: Datos generales​

CampoRequeridoDescripción
Código✅Identificador único (ej: AFE-2026-DRL-001)
Título✅Descripción del trabajo a ejecutar
Tipo✅DRILLING, WORKOVER, FACILITIES, EXPLORATION, MAINTENANCE, OTHER
Proyecto vinculadoProyecto asociado a esta AFE
CampoCampo de producción donde se realiza el trabajo
PozoPozo específico (si aplica)
Centro de costoCC al que se imputarán los costos
Fecha inicio✅Inicio estimado del trabajo
Fecha fin✅Fin estimado del trabajo
Moneda✅USD o VES
Costo estimado✅Presupuesto total requerido
Prioridad✅LOW / MEDIUM / HIGH / CRITICAL
Justificación✅Razón técnica y financiera del trabajo

Paso 3: Categorías de costo (opcional)​

Detalle el estimado por categoría de gasto:

  1. Haga clic en "+ Agregar Categoría"
  2. Seleccione el tipo (Materiales, Mano de obra, Servicios, Logística, Contingencia)
  3. Ingrese el monto estimado para esa categoría
  4. La suma de categorías debe igualar el costo estimado total

Paso 4: Guardar como borrador​

Haga clic en "Guardar" — el AFE queda en estado DRAFT.

Enviar para aprobación​

  1. En el detalle del AFE en estado DRAFT, haga clic en "Enviar para Aprobación"
  2. El estado cambia a PENDING
  3. Los aprobadores correspondientes recibirán notificación según el monto

Aprobar o rechazar un AFE​

Los usuarios con permisos de aprobación verán el AFE en su cola:

  1. Revise el detalle: alcance, costo estimado, justificación
  2. Haga clic en "Aprobar" o "Rechazar"
    • Si rechaza, ingrese el motivo del rechazo
  3. Si hay múltiples niveles de aprobación, cada nivel debe aprobar secuencialmente
  4. Cuando el último nivel aprueba, el AFE pasa a APPROVED

Iniciar ejecución​

Una vez aprobado:

  1. En el detalle del AFE, haga clic en "Iniciar Ejecución"
  2. El estado cambia a IN_PROGRESS
  3. A partir de este punto, los gastos del proyecto vinculado se imputan contra esta AFE

Registrar variaciones​

Si el alcance o los costos cambian durante la ejecución:

  1. En el detalle del AFE, vaya a la pestaña "Variaciones"
  2. Haga clic en "+ Nueva Variación"
  3. Ingrese: descripción del cambio, monto adicional o reducción, justificación
  4. La variación pasa por su propio proceso de aprobación

Cerrar un AFE​

Al finalizar el trabajo:

  1. En el detalle del AFE en estado IN_PROGRESS, haga clic en "Cerrar AFE"
  2. Ingrese el costo final real incurrido
  3. El sistema calcula automáticamente:
    • Variación = Costo final − Costo estimado
    • % Variación = (Variación / Costo estimado) × 100
  4. El estado cambia a CLOSED

Un AFE cerrado no puede reabrirse. Si hay costos adicionales después del cierre, se debe crear un nuevo AFE de variación.

Vista de detalle de un AFE​

SecciónContenido
ResumenCódigo, tipo, fechas, estado, monto estimado vs. real
CategoríasDesglose del presupuesto por categoría
ProyectoProyecto vinculado con su avance físico
VariacionesCambios de alcance registrados y aprobados
AprobacionesHistorial de quién aprobó cada nivel
GastosGastos del proyecto imputados a esta AFE

Preguntas Frecuentes​

"¿Puedo crear un proyecto sin un AFE?"​

Sí. El AFE es opcional en el sistema, aunque puede ser obligatorio según las políticas internas de la empresa. Los proyectos de ejecución interna de bajo monto generalmente no requieren AFE formal.

"¿Qué pasa si el costo real supera el estimado?"​

El sistema lo permite y registra la variación. Para sobrecostos significativos, se debe crear una variación formal con su propio proceso de aprobación para obtener autorización del presupuesto adicional.

"¿Un AFE puede tener más de un proyecto vinculado?"​

En el modelo actual, un AFE se vincula a un proyecto principal. Para trabajos complejos con múltiples subproyectos, se recomienda usar el proyecto principal como contenedor y las actividades para el desglose.