Guia del Vigilante — Verificacion de Pases
Para Que Sirve Esta Guia
Esta guia explica como verificar los Pases de Salida de Material en las puertas de la empresa. Usted es el ultimo punto de control antes de que los materiales salgan de las instalaciones.
Verificacion de Salida
Cuando un portador llega a la puerta con materiales para sacar:
Paso a Paso
- Pida el pase al portador (documento impreso o codigo)
- Busque el pase en el sistema: desde el menu "Inventario" → "Pases de Salida", use el buscador con el codigo del pase (ej: PASE-260305-0001)
- Verifique el estado: el pase debe estar en estado "Aprobado" (etiqueta azul). Si no esta aprobado, no permita la salida
- Compare los datos del pase con lo que ve:
| Que verificar | Que comparar |
|---|---|
| Portador | Nombre y cedula deben coincidir con el pase |
| Vehiculo | Placa, marca, modelo y color deben coincidir |
| Conductor | Nombre y cedula deben coincidir |
| Materiales | Cada material debe coincidir en descripcion, cantidad y condicion |
| Seriales | Si algun equipo tiene numero de serie, verificarlo |
- Registre la verificacion en el sistema:
- Haga clic en el boton "Verificar Salida"
- Seleccione la puerta donde esta verificando
- Seleccione el resultado:
- Aprobado: todo coincide, puede salir
- Parcial: hay diferencias menores (escriba cuales en "Discrepancias")
- Rechazado: no coincide, NO permita la salida
- Agregue notas si es necesario
- Confirme
Cuando NO Permitir la Salida
Detenga la salida si:
- El pase no esta aprobado (no tiene autorizacion del supervisor)
- Los materiales no coinciden con los listados en el pase
- El portador no es la persona indicada en el pase
- El vehiculo no es el registrado en el pase
- El pase esta cancelado o vencido
En estos casos:
- Registre la verificacion como "Rechazado"
- Escriba el motivo en las notas
- Notifique al supervisor
Cuando Marcar como "Parcial"
Si hay diferencias menores que no impiden la salida:
- La cantidad es ligeramente diferente
- La condicion del material difiere de lo registrado
- Hay items adicionales no listados
En estos casos:
- Registre como "Parcial"
- Describa las diferencias en el campo "Discrepancias"
- Permita la salida
- Notifique al supervisor sobre las diferencias
Verificacion de Retorno (Entrada)
Para pases de tipo Temporal, Reparacion o Prestamo, los materiales deben regresar.
Paso a Paso
- El portador presenta el pase al llegar
- Busque el pase en el sistema — debe estar en estado "Verificado en salida"
- Haga clic en "Verificar Entrada"
- Para cada material que retorna, registre:
| Campo | Que registrar |
|---|---|
| Cantidad retornada | Cuantas unidades realmente regresaron |
| Condicion | Igual (sin cambios), Danado o Perdido |
| Notas | Observaciones sobre el estado |
- Confirme la verificacion
Si un Material No Retorna
Si algun material no regreso o llego danado:
- Registre la condicion como "Perdido" o "Danado"
- Anote los detalles en las notas del item
- Complete la verificacion de entrada
- Notifique al supervisor para que tome acciones
Si Llega una Persona Diferente al Portador
Si quien trae el pase no es la persona registrada:
- No permita la salida
- Contacte al supervisor que aprobo el pase
- Solo el supervisor puede autorizar cambios en el portador desde el sistema
Referencia Rapida
Estados que Vera en Pantalla
| Etiqueta | Color | Puede salir? |
|---|---|---|
| Borrador | Gris | NO |
| Pendiente | Naranja | NO |
| Aprobado | Azul | SI |
| En transito | Cyan | Ya salio |
| Verificado salida | Morado | Ya salio |
| Cancelado | Rojo | NO |
Formato del Codigo
El codigo del pase siempre tiene este formato: PASE-AAMMDD-XXXX
Ejemplo: PASE-260305-0001
- 26 = ano 2026
- 03 = marzo
- 05 = dia 5
- 0001 = primer pase del dia
Botones que Usara
| Boton | Cuando usarlo |
|---|---|
| Verificar Salida | Cuando el portador va a salir con materiales |
| Verificar Entrada | Cuando el portador retorna con materiales |