Ejecutivo Comercial

Descripción del Rol

Gestión comercial y CRM. Responsable de gestionar clientes, oportunidades de negocio y seguimiento comercial.

Módulos y Accesos

✅ CRM (Acceso Completo)

• Ver clientes
• ✅ Crear clientes
• ✅ Editar clientes
• ✅ Eliminar clientes
• Ver oportunidades de negocio
• ✅ Crear oportunidades
• ✅ Editar oportunidades
• ✅ Eliminar oportunidades
• Gestionar pipeline de ventas
• Gestionar actividades comerciales
• Gestionar contactos
• Gestionar cotizaciones

👁️ Proyectos (Solo Lectura)

• Ver proyectos
• Ver información de proyectos
• Ver clientes asociados
• ❌ No puede editar proyectos

👁️ Contratistas (Solo Lectura)

• Ver contratistas
• Ver información de contratistas
• ❌ No puede editar contratistas

⚠️ Documentos (Lectura + Crear)

• Ver documentos
• ✅ Subir documentos comerciales (cotizaciones, contratos)
• ❌ No puede eliminar documentos

👁️ Dashboard

• Ver dashboard comercial
• Ver métricas de ventas

❌ Sin Acceso a Otros Módulos

• No tiene acceso a: Empleados, Nómina, Finanzas, Caja Chica, Préstamos, Inventario, Flota, Procura, HSE, Organización, Activos, Calidad, Producción, AFE, Contratos O&G, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración

Responsabilidades Principales

1. Gestión de Clientes

   • Crear y mantener base de datos de clientes
   • Actualizar información de clientes
   • Clasificar clientes por segmento
   • Gestionar relaciones con clientes

2. Gestión de Oportunidades

   • Identificar oportunidades de negocio
   • Crear y dar seguimiento a oportunidades
   • Mover oportunidades por pipeline
   • Cerrar ventas

3. Actividades Comerciales

   • Programar reuniones con clientes
   • Realizar llamadas de seguimiento
   • Enviar cotizaciones
   • Negociar contratos

4. Reportes Comerciales

   • Generar reportes de ventas
   • Analizar pipeline
   • Proyectar ventas
   • Identificar tendencias

5. Seguimiento Post-Venta

   • Dar seguimiento a clientes
   • Gestionar reclamos
   • Identificar oportunidades de upselling
   • Mantener satisfacción del cliente

Casos de Uso Típicos

Crear Nuevo Cliente

1. Ir a CRM → Clientes
2. Clic en Nuevo Cliente
3. Ingresar información básica:
   • Nombre o razón social
   • RIF/NIT
   • Tipo (Empresa/Persona Natural)
   • Industria
   • Segmento (A, B, C)
4. Ingresar información de contacto:
   • Dirección
   • Teléfono
   • Email
   • Sitio web
5. Agregar contactos principales:
   • Nombre del contacto
   • Cargo
   • Email
   • Teléfono
   • Es contacto principal
6. Ingresar información comercial:
   • Fuente de lead (Referido, Web, Evento, etc.)
   • Ejecutivo asignado
   • Potencial de negocio
7. Agregar notas
8. Guardar

Crear Oportunidad de Negocio

1. Ir a CRM → Oportunidades
2. Clic en Nueva Oportunidad
3. Ingresar información:
   • Nombre de la oportunidad
   • Cliente
   • Contacto principal
   • Valor estimado
   • Fecha estimada de cierre
   • Probabilidad de cierre (%)
4. Seleccionar etapa del pipeline:
   • Prospección
   • Calificación
   • Propuesta
   • Negociación
   • Cierre
5. Ingresar detalles:
   • Productos/servicios de interés
   • Necesidades del cliente
   • Competencia
   • Factores de decisión
6. Asignar responsable
7. Programar próxima actividad
8. Guardar

Dar Seguimiento a Oportunidad

1. Ir a CRM → Oportunidades
2. Seleccionar oportunidad
3. Revisar información actual:
   • Etapa
   • Última actividad
   • Próxima actividad
4. Realizar actividad programada:
   • Llamada
   • Reunión
   • Envío de cotización
5. Actualizar oportunidad:
   • Registrar actividad realizada
   • Agregar notas de la conversación
   • Actualizar probabilidad si cambió
   • Mover a siguiente etapa si aplica
6. Programar próxima actividad
7. Guardar

Enviar Cotización

1. Preparar cotización (en Word/Excel)
2. Ir a CRM → Oportunidades
3. Seleccionar oportunidad
4. Ir a tab Documentos
5. Clic en Subir Documento
6. Seleccionar archivo de cotización
7. Ingresar información:
   • Tipo: Cotización
   • Número de cotización
   • Fecha de validez
   • Monto total
8. Guardar
9. Enviar cotización al cliente por email
10. Actualizar oportunidad:
    • Registrar actividad "Cotización enviada"
    • Mover a etapa "Propuesta"
    • Programar seguimiento en 3-5 días
11. Guardar

Cerrar Venta

1. Recibir confirmación de cliente
2. Ir a CRM → Oportunidades
3. Seleccionar oportunidad
4. Actualizar información:
   • Valor real de la venta
   • Fecha de cierre
   • Términos acordados
5. Mover a etapa Ganada
6. Registrar actividad "Venta cerrada"
7. Agregar notas sobre:
   • Términos del contrato
   • Condiciones especiales
   • Próximos pasos
8. Guardar
9. Notificar a áreas relevantes:
   • Operaciones (para ejecución)
   • Finanzas (para facturación)
   • Legal (si requiere contrato)
10. Programar actividad de seguimiento post-venta

Gestionar Oportunidad Perdida

1. Recibir notificación de que cliente eligió competencia
2. Ir a CRM → Oportunidades
3. Seleccionar oportunidad
4. Mover a etapa Perdida
5. Ingresar información:
   • Motivo de pérdida:
     • Precio
     • Competencia
     • Timing
     • Presupuesto
     • Otro
   • Competidor que ganó
   • Notas adicionales
6. Registrar lecciones aprendidas
7. Guardar
8. Programar seguimiento futuro:
   • Mantener contacto con cliente
   • Identificar oportunidades futuras

Generar Reporte de Pipeline

1. Ir a CRM → Reportes
2. Seleccionar Reporte de Pipeline
3. Filtrar por:
   • Período
   • Ejecutivo
   • Segmento de cliente
4. El reporte muestra:
   • Oportunidades por etapa
   • Valor total por etapa
   • Probabilidad ponderada
   • Proyección de ventas
5. Analizar:
   • ¿Hay suficientes oportunidades en prospección?
   • ¿Hay cuellos de botella en alguna etapa?
   • ¿Cuál es la tasa de conversión por etapa?
6. Exportar reporte
7. Crear plan de acción para mejorar pipeline

Realizar Seguimiento Post-Venta

1. Después de cerrar venta, programar seguimiento
2. Ir a CRM → Clientes
3. Seleccionar cliente
4. Ir a tab Actividades
5. Crear actividad de seguimiento:
   • Llamada de satisfacción
   • Reunión de revisión
   • Encuesta de satisfacción
6. Realizar actividad:
   • Contactar cliente
   • Preguntar sobre satisfacción
   • Identificar problemas
   • Identificar oportunidades adicionales
7. Registrar resultado:
   • Nivel de satisfacción
   • Comentarios del cliente
   • Problemas identificados
   • Oportunidades de upselling
8. Si hay problemas:
   • Crear ticket de soporte
   • Notificar a área correspondiente
   • Dar seguimiento a resolución
9. Si hay oportunidades:
   • Crear nueva oportunidad
   • Programar reunión

Notas Importantes

✅ Seguimiento constante: Mantén contacto regular con clientes y prospectos.

✅ Actualización de CRM: Actualiza el CRM inmediatamente después de cada interacción.

⚠️ Confidencialidad: La información de clientes es confidencial. No la compartas sin autorización.

📊 Métricas: Monitorea tus métricas de ventas regularmente (tasa de conversión, tiempo de ciclo, etc.).

🔍 Calificación: Califica bien los leads antes de invertir mucho tiempo.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo califico un lead?

Usa criterio BANT:

• Budget: ¿Tiene presupuesto?
• Authority: ¿Es el decisor?
• Need: ¿Tiene una necesidad real?
• Timeline: ¿Cuándo planea comprar?

¿Cuándo debo mover una oportunidad a la siguiente etapa?

• Prospección → Calificación: Cuando confirmas que es un lead calificado
• Calificación → Propuesta: Cuando cliente solicita cotización
• Propuesta → Negociación: Cuando cliente está revisando propuesta
• Negociación → Cierre: Cuando cliente está listo para firmar

¿Con qué frecuencia debo dar seguimiento?

Depende de la etapa:

• Prospección: Cada 1-2 semanas
• Calificación: Cada semana
• Propuesta: Cada 3-5 días
• Negociación: Cada 2-3 días
• Post-venta: Mensual

¿Qué hago si un cliente no responde?

• Intenta diferentes canales (email, teléfono, WhatsApp)
• Varía el horario de contacto
• Ofrece valor en cada contacto (no solo "seguimiento")
• Después de 3-5 intentos sin respuesta, mueve a "Perdida - Sin respuesta"

¿Puedo ver oportunidades de otros ejecutivos?

Depende de la configuración. Generalmente puedes ver todas las oportunidades de la empresa para colaboración.

¿Cómo manejo un cliente insatisfecho?

1. Escucha activamente
2. Empatiza con su situación
3. Documenta el problema
4. Notifica a área correspondiente
5. Da seguimiento hasta resolución
6. Verifica satisfacción después

¿Qué información debo registrar después de cada reunión?

• Fecha y hora
• Participantes
• Temas discutidos
• Acuerdos alcanzados
• Próximos pasos
• Fecha de próximo seguimiento